Nuevo proyecto para digitalizar los registros civiles andaluces

La empresa pública Sandetel ha licitado un concurso para digitalizar los registros civiles andaluces tras el proceso fallido –o incompleto– que se abrió en 2006. El propio pliego recuerda que el 17 de mayo de ese año, el Ministerio de Justicia y Red.es firmaron un Convenio Marco de colaboración para la puesta en marcha del programa «Registro Civil en Línea» que se enmarcaba en la actuación referida a Servicios Públicos Digitales contemplada en el Plan Avanza del entonces Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, y en el Plan Director de Modernización Tecnológica de la Administración de Justicia. Este último Plan fue, a su vez, elaborado por el Ministerio de Justicia para impulsar la incorporación la incorporación de las nuevas tecnologías en el ámbito de la Justicia en el año 2002.

El documento actual reconoce que fruto de esa iniciativa se acometió la digitalización y grabación de los libros registrales de los Registros Civiles y algunos Juzgados de Paz desde el año 1950 «para su volcado posterior en la aplicación gestora de inscripciones y certificaciones del registro Civil, denominada INFOREG».

Sin embargo, dicha digitalización «no fue completa y sigue habiendo un elevado número de Libros en formato papel que obliga a acudir al Libro físico cada vez que debe practicarse una inscripción marginal o expedir alguna certificación».

Con el nuevo contrato se pretende «seguir incorporando al archivo digital de INFOREG copia de estos Libros con sus correspondientes índices para agilizar la búsqueda de inscripciones y obtención de certificaciones». La iniciativa, impulsada por el actual Ministerio de Justicia junto a varias de las comunidades autónomas con competencias transferidas en esta materia pondrá en marcha la digitalización de Libros de registro Civil «en el periodo temporal de los años 2023 a 2025».

Una de los aspectos más problemáticos de esta tarea consiste en la denominada fase de homologación, ya que debe verificarse que se cumplen todos los procesos necesarios para la ejecución de la digitalización, procesado de imagen y grabación de los libros por parte de la empresa que resulte adjudicataria de la tarea. De hecho, se recalca que «los adjudicatarios recibirán al inicio del proyecto, a título orientativo y previo firma de un acuerdo de confidencialidad, toda la documentación disponible de proyectos anteriores de digitalización que servirán como punto de partida para la elaboración del marco de Gestión y Calidad y la definición de todos los procesos productivos». Además, deberán firmar un documento de confidencialidad al tratarse de datos sensibles. La importancia de esta fase es tal que hasta que no se supere esta homologación no se podrá comenzar con la Fase de producción masiva.

Esta segunda fase deberá estar finalizada el 31 de octubre de 2025 y una vez concluida, «en cada oficina de Registro Civil, una vez digitalizados y grabados los libros se deberá llevar a cabo la expurgación de las inscripciones repetidas, localizadas durante el proceso de digitalización de libros».

Al tratarse de documentación sensible, la empresa que se encargue de los trabajos deberá establecer un procedimiento de «control de acceso a las instalaciones donde se estén ejecutando las tareas de digitalización, procesado y grabación de los libros del Registro». Igualmente, «deberá existir un procedimiento documentado a los efectos de definir quién podrá acceder a las instalaciones»; el espacio físico donde se realicen los trabajos dispondrá de un control de accesos independiente; y, por último, los servidores informáticos donde resida la información y los equipos de comunicaciones estarán en una sala especialmente protegida contra incendios, inundaciones e intrusión, con acceso restringido limitado exclusivamente al personal autorizado.

El valor estimado de los dos lotes de los que se compone elcontrato es de 8,9 millones de euros y está financiado al 80 por ciento con cargo a los fondos del Mecanismo de Recuperación y Resiliencia.