Así es como puede hacer una factura correctamente

Emitir facturas suele ser bastante habitual para los empresarios y profesionales, ya que en este documento se constata que se ha pagado una determinada cuantía de dinero a cambio de la realización de un servicio. No obstante, si es la primera vez que nos enfrentamos a este trámite, no es de extrañar que surjan dudas al respecto sobre cuál es la forma adecuada de hacerlo o qué campos deben incluirse. Por ello, desde Legálitas resuelven todas las dudas que puedan surgir a la hora de emitir una factura.

De acuerdo con la Agencia Tributaria, el empresario y profesional "están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad" y esta podrá ser simplificada o completa. Por tanto, estarán obligados a emitirla en los siguientes supuestos:

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
• Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
• Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
• Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
• Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
• Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
• Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

En lo que respecta al plazo para la emisión de una factura, esta se emitirá cuando se realice la operación. Sin embargo, en caso de que el destinatario sea empresario o profesional, se puede emitir hasta el día 16 del mes siguiente al que se produzca el devengo del impuesto correspondiente, según el artículo 11 del reglamento de facturación.

Factura simplificada

La factura simplificada es un "tipo de documento que contiene cierta información pero que no puede considerarse factura como tal", explica Legálitas. Esta factura se podrá emitir en los siguientes casos:

• Cuando su importe no exceda de 400 euros (IVA incluido).
• Deba expedirse una factura rectificativa.
• Cuando su importe no exceda de 3.000 euros (IVA incluido) y se trate de ventas al por menor; venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor; transporte de personas y sus equipajes o servicios de hostelería y restauración y salas de baile y discotecas, entre otros.

Además, por norma general, la factura simplificada deberá contener los siguientes datos:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición y de operación si es distinta de la de expedición.
• NIF e identificación delexpedidor.
• Identificación del bien entregado o servicios prestados.
• Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”.
• Contraprestación total.
• En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada y de lo modificado.

Factura completa

La factura completa es más extensa, ya que contiene mayores datos y se considera un documento oficial que permite demostrar la realización de los servicios. El contenido de las facturas completas será el siguiente:

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o por la de otro Estado miembro de la Unión Europea con el que se ha realizado la operación.
• Domicilio fiscal del expedidor y del destinatario.
• Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto y su importe.
• Los tipos impositivos aplicados a las operaciones
• La cuota tributaria.
• La fecha de la operación o en la que se haya recibido el pago anticipado, si se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
• Si la operación que se documenta en una factura está exenta del Impuesto, una referencia a la normativa o indicación de que la operación está exenta.
• En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención “facturación por el destinatario”.
• En el caso de que el sujeto pasivo del impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención “inversión del sujeto pasivo”.
• En el caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención “régimen especial de las agencias de viajes”.
• En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención “régimen especial de los bienes usados”, “régimen especial de los objetos de arte” o “régimen especial de las antigüedades y objetos de colección”.
• En las facturas expedidas por entregas de medios de transporte nuevos exentas del IVA por destinarse a otro Estado miembro, haciendo constar las características de los medios de transporte, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación realizadas.
• En caso de estar acogido al criterio de caja, incluir la mención “régimen especial de criterio de caja”.