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Seis claves para producir sin estar en la oficina

  • Seis claves para producir sin estar en la oficina
Madrid.

Tiempo de lectura 4 min.

13 de noviembre de 2017. 10:41h

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Madrid. 13/11/2017

Internet ha cambiado cómo entendemos el mundo. Hoy en día cada vez más emprendedores, así como pequeñas y medianas empresas, deciden empezar desde cero sin una sede física desde donde centralicen todo su trabajo y, por supuesto, sin una oficina donde sus trabajadores tengan la obligación de acudir cada día a realizar unas tareas que pueden hacerse desde cualquier parte del mundo donde se tenga un ordenador y una conexión a Internet.

Franck Scipion es experto en emprendimiento digital, creador del programa formativo Objetivo 6C y desde 2010 dirige el proyecto Lifestyle al Cuadrado. Actualmente cuenta con un equipo de seis empleados trabajando día a día desde distintos puntos no solo de España, sino también del extranjero. Desde su experiencia, Franck apunta siete claves para crear y coordinar una empresa digital que funcione con un equipo que trabaje totalmente en remoto.

1. Elegir correctamente a los trabajadores. Es vital conformar un equipo mediante un proceso de selección que no solo valore las capacidades profesionales, sino también las habilidades personales de los empleados. Hay que tener en cuenta que en el trabajo en remoto son todavía más importantes algunas características como la facilidad de comunicación, la coordinación con el equipo o la responsabilidad personal. Lo más adecuado es que este proceso de selección se componga de diferentes fases que evalúen cada una de estas capacidades y también asegure que el futuro empleado se adecua a los valores de la empresa.

Todas estas actividades se pueden hacer online mediante cuestionarios, video entrevistas y luego una prueba en vivo en la que ves trabajar el posible candidato con sus futuros compañeros de trabajo.

2. Rodearse de las herramientas tecnológicas adecuadas. Actualmente hay multitud de aplicaciones que facilitan enormemente el trabajo en línea. Por ejemplo, aquellas que sirven para crear, editar y almacenar documentos en la nube, como es el caso del conjunto de Google Docs y Google Drive. También hay otras que sirven para suplir con gran eficacia otros aspectos del trabajo presencial. En este grupo, encontraríamos las herramientas de comunicación en equipo (como Slack), las aplicaciones para crear salas de reuniones online (Gotomeeting, Appear.in, Google Hangouts, etc.) o el software de planificación de proyectos de equipo para gestionar las tareas (por ejemplo, Asana). El papel principal de todas estas herramientas es de evitar encerrar información en un buzón de correo privado. Hay que enseñar a trabajar en abierto en organizaciones que trabajan en remoto. Esto significa compartir casi todo lo que haces con tus compañeros y permitir que cada persona se una a las conversaciones que les corresponde en función de sus objetivos del día.

3. Sin procesos documentados, todo se vuelve caótico. Una de las grandes ventajas que ofrece el teletrabajo es la flexibilidad. No es necesario ser estricto con los horarios, sino que los empleados tienen la posibilidad de adaptar sus jornadas. Por eso, es tan importante disponer de procesos de trabajo bien documentados que permitan a cada miembro del equipo trabajar de forma autónoma cuando sus compañeros están fuera.

4. Vernos la cara todos los días. En el equipo de Lifestyle al Cuadrado, por ejemplo, nos reunimos todas las mañanas durante un cuarto de hora en el que está totalmente prohibido hablar de trabajo. Es como si fuera la máquina de café de la oficina, pero en modo virtual. Cada uno se lo bebe desde su casa.

5. Establecer reuniones de trabajo y seguimiento. En el trabajo remoto la comunicación siempre ha de ser fluida y es necesario conocer en todo momento cómo se está avanzando y cómo se siente el equipo con ese trabajo. Nosotros fijamos reuniones semanales de trabajo específicas para cada proyecto y también de seguimiento. Además, también contamos con otras de cierre mensual y trimestral donde se exponen los objetivos conseguidos y el trabajo realizado durante el mes. Lo más importante en estas reuniones es determinar previamente el contenido que se va a tratar y la duración, de modo que sean productivas.

6. Romper las barreras de lo digital. A pesar de todas las facilidades que existen hoy en día para el teletrabajo, hay veces que es necesario verse cara a cara. Nosotros organizamos dos team meetings (encuentros de grupo) al año. Cada uno de ellos dura 5 días y aprovechamos para hacer trabajos de planificación y organización, además de disfrutar de algunas actividades en equipo que nos ayudan a conocernos mejor. ¡Para trabajar en grupo, nada como un buen encuentro presencial!

La naturaleza de la comunicación en un equipo que trabaja en remoto es escrita y asíncrona, mientras cuando trabajas en una oficina, la comunicación es más bien oral y síncrona, al instante.

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