Cómo las empresas pueden tomar decisiones financieras inteligentes manteniendo el control y ahorrando tiempo

En la actualidad las empresas están sometidas a una presión cada vez mayor para mantener o maximizar la rentabilidad. Sin embargo, la tecnología financiera moderna puede simplificar aquellas prácticas que requieren mucho tiempo y ofrecer una mayor transparencia al mismo tiempo que se ahorra dinero.

En tiempos convulsos como los que vivimos, ya no basta con centrarse en la rentabilidad y el crecimiento a corto plazo. La situación económica actual, con la inflación en aumento por segundo mes consecutivo y los imprevistos de los últimos años, requieren que los equipos financieros sean capaces de ir más allá. De predecir el futuro y planificar todos los posibles escenarios, incluidos los escenarios a la baja. Sin lugar a dudas, la visibilidad financiera y el análisis predictivo son claves hoy en día.

Sin embargo, según nuestro informe “El estado del gasto en las empresas en 2023” solo el 42% de las empresas españolas, es decir, menos de la mitad, afirma tener una buena visibilidad de la salud y el rendimiento financiero de la empresa. Un dato muy preocupante, si tenemos en cuenta que las empresas necesitan datos de calidad sobre dónde están sus costes y dónde ganan dinero para asegurar su camino hacia la rentabilidad. Solo con la información obtenida a partir de estos datos, pueden realizarse análisis predictivos.

De ahí la importancia de contar con herramientas financieras que proporcionen una visibilidad completa y permitan a las empresas planificar con antelación. Sin embargo, según nuestros datos, en España el 38% de las empresas se sienten abrumadas por la cantidad de software y herramientas financieras existentes. Es primordial, ser eficientes, también en este aspecto, y apostar por una solución, que nos permita hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real en una única plataforma. Que incluya desde gestión de suscripciones y categorización de gastos hasta pago de facturas, sincronización de correo electrónico o reembolsos directos.

De este modo, los equipos financieros pueden analizar los datos clave y hacer mejores previsiones. Lo que a su vez les permite orientar a los equipos directivos sobre dónde tienen que invertir, mantenerse estables o recortar.

Por último, cabe destacar, el control del gasto tanto por parte de los equipos financieros como por parte de los empleados. Los equipos financieros actuales deberían considerar la posibilidad de contar con un marco de control distribuido. Al hacerlo, no solo aumentamos nuestra capacidad de supervisión financiera, sino que podemos hacernos cada vez más resistentes a un futuro impredecible con preparación, agilidad y tranquilidad.

Para ello es vital establecer directrices presupuestarias claras. Que los empleados sepan que son responsables de sus gastos y que la empresa confía en ellos para manejar su presupuesto, sin tediosos informes de gastos de por medio.

En un momento en que los equipos se esfuerzan por ser lo más ágiles posible, delegar partes de la función financiera permite a los equipos autonomía, creatividad e iniciativa para aportar ideas innovadoras a la empresa y liberar tiempo de gestión para centrarse en los planes estratégicos.

Un buen ejemplo, son las tarjetas para empleados, que dotan de autonomía a los trabajadores, al tiempo que permiten a las empresas hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real y establecer límites según el caso.

Además, los empleados pueden subir fácilmente los recibos a la aplicación sin preocuparse de perderlos. Los equipos financieros pueden comprobar los gastos en tiempo real para ver si van al lugar correcto. No hay ninguna tarea adicional ni necesidad de pagar ningún gasto con dinero propio.

A menudo consideramos que las finanzas son una función administrativa. Pero lo cierto, es que al maximizar el uso de las herramientas financieras y ponerlas a disposición de los empleados, las empresas pueden obtener una visibilidad total y tener mayor capacidad para planificar el futuro en tiempos de incertidumbre económica.