La digitalización, una piedra en el zapato del departamento financiero

La digitalización del departamento financiero es mucho más que llevar una hoja Excel y tener las facturas en PDF. Así al menos lo defiende Pleo, una startup danesa de gestión de los gastos de los empleados que, desde el año pasado, tiene un Hub para el Sur de Europa en Madrid.

Álvaro Dexeus, director general de Pleo para el Sur de Europa, compartía con La Razón algunos de los resultados de un estudio realizado a nivel europeo y los esfuerzos que está haciendo su compañía por aumentar los ratios de digitalización del departamento financiero de las pequeñas y medianas empresas de nuestro país.

“El 90% de los departamentos financieros reciben una factura doble al menos una vez al año y el 30% de las veces esa factura se paga dos veces”, asegura Dexeus, quien defiende que herramientas como las suyas evitan estos errores.

Sin embargo, la digitalización no es una prioridad para el 29% de los departamentos financieros, según los estudios que lleva a cabo esta compañía, y solo 3 de cada 10 empresas tienen una herramienta de digitalización de los gastos como la que propone Pleo. “Es decir, que 7 de cada diez siguen picando a mano estos gastos”, asegura este responsable.

En cuanto a las causas de estos datos, Dexeus cree que las herramientas tradicionales para los departamentos financieros que estaban más pensadas para grandes empresas y resultaban costosas para muchas PYMES. Pero también reconoce que opciones como las suyas, que van desde el 1 a los 500 empleados, tampoco son muy conocidas. “Es nuestro deber acudir a eventos, a congresos, para dar a conocer que existen muchas herramientas que ayudan a las PYMES en su digitalización sin que suponga un coste excesivo”, asegura.

Eso sí, reconoce que los cambios normativos están “soplando a nuestro favor” e impulsando la digitalización de las pequeñas empresas. Cabe recordar que España anunció en 2022 que obligará a todos los contribuyentes a adoptar la factura electrónica para sus operaciones entre empresas. Sin embargo, el calendario para ello se define según los ingresos y solo aquellos contribuyentes con unas ganancias superiores a los 8 millones de euros tendrán que implementarla antes de abril de 2024. El resto cuentan con tiempo hasta abril de 2025.

Sin embargo, según un estudio de esta compañía, pese a que el 70 % de los financieros en España creen que es un paso importante para la transformación

digital de sus empresas y 2 de cada 3 de acuerdo en que esta digitalización les ayudará a optimizar recursos, tiempo y presupuesto, un 32 % reconoce no entender por completo los beneficios de la facturación electrónica.

Adaptación local

De hecho, este directivo reconoce que Pleo tuvo que adaptar su solución al mercado español porque, tal y como estaba planteado para los países nórdicos, no acabó de encajar en nuestro mercado, porque el rol y la mentalidad del financiero en España es diferente al de Dinamarca o Suecia. “Aquí hace falta una herramienta de control, que parte de la premisa de que cada empresa tiene una política de gastos y hay una herramienta que ayuda a controlar mejor la gestión de los gastos de los empleados”, detalla. Algo que conllevó adaptar el producto para incorporar controles de gestión de la facturación, políticas de gastos más claras y con alertas.

Esta solución facilita que, desde el móvil del empleado, cada vez que emita un gasto con la tarjeta de la empresa quede registrado como gasto y que, gracias a las conexiones vía API, dicho gasto se refleje en la aplicación de gestión corporativa (tipo ERP) de la empresa. “Esto no solo permite acabar con el papel, sino tener una gestión mucho más limpia, sin errores”, defiende Dexeus.

Buen comportamiento

La baja digitalización de los departamentos financieros en nuestro país y el empuje de las legislaciones está conllevando, tal y como reconoce este responsable, que España esté teniendo unos rendimientos superiores a los de la compañía, por segundo año consecutivo.

Álvaro Dexeus también asegura que el rol del financiero está cambiando radicalmente en nuestro país, pasando de ser visto como un policía de control de gastos a un papel estratégico dentro de las empresas. “Ningún director general es capaz de abrir un nuevo mercado si no hay un financiero en la mesa de decisión”, subraya.

Precisamente por eso, considera que es fundamental que acometan su digitalización, lo que les va a permitir “liberarse de tiempo para poder tomar decisiones estratégicas”.