Teletrabajo: Decálogo de buenas prácticas para favorecer la inclusión laboral en tiempos de pandemia

La pandemia del coronavirus ha cambiado los entornos de trabajo y ha modificado las prioridades y las estrategias de recursos humanos.

Varias de las más de 80 empresas asociadas de la Red Empresarial por la Diversidad e Inclusión LGBTI (REDI) han colaborado en la elaboración de un decálogo sobre mejores prácticasde cohesión, motivación e inclusión de los empleados dentro del nuevo contexto laboral basado en el teletrabajo.

1.Seguimiento diario de la salud de los empleados

La prioridad en una situación como la actual debe ser la salud y bienestar de los empleados. Este es el motivo por el que todas las empresas instauraron, en la medida de sus posibilidades, el teletrabajo. Por eso, “es esencial realizar un seguimiento diario de la salud de nuestros empleados y sus familias”, cuenta Laura Albero, Senior HR Manager de adidas. La compañía de ropa deportiva, además, ha lanzado la guía ‘Cuídate’ para su personal, con consejos para teletrabajar y con material educativo y lúdico para conciliar con los niños en casa, y un “reto deportivo” a través de su App de entrenamiento.

Por su parte, WillisTowers Watson ha lanzado la iniciativa gratuita TeleWellbeing, a la que se han sumado más de 200 empresas “para ayudar a las personas a teletrabajar de forma saludable y a que nuestros empleados compartan sus experiencias”, según explica Carla Otero, directora de Inclusión y Diversidad de la firma.

En el caso de Airbus, al tratarse de una empresa industrial, una parte de su plantilla no puede realizar su labor desde casa. Por ello, la compañía “acondiciona sus instalaciones con señalizaciones y limpieza continua, material sanitario como hidrogel, y una estrategia de turnos de trabajo que permita asegurar la distancia de seguridad de los trabajadores”, asegura Natalia Muñoz, Inclusion and Diversity leader de la empresa en España.

2.Formación y medidas para el teletrabajo

Aunque el teletrabajo era ya una opción disponible en muchas empresas como medida de apoyo a la conciliación, se ha convertido en la práctica habitual en estos momentos. Para ayudar a las empresas a fomentar el teletrabajo, la IAMCP (International Association of Microsoft Channel Partners) ha desarrollado la plataforma Todos desde casa, que, a través de multitud de colaboradores, “ayuda a las compañías a habilitar el teletrabajo, con recursos gratuitos y horas de consultoría para dudas”, según explica Enrique Ruiz Perez, director de tecnología de Partners de Microsoft Ibérica.

Es importante que las empresas formen a sus empleados para que puedan realizar sus tareas desde casa de forma segura y efectiva fomentando, además, la inclusión y la cohesión. En Correos, por su parte, explican que “hemos implantado el teletrabajo para aquellos colectivos donde se puede, y los restantes, continúan su actividad con reducción de horario, rotaciones y con medidas reforzadas para garantizar su salud, además de poner en valor todas las iniciativas solidarias enfocadas a facilitar productos de primera necesidad a las personas más vulnerables”.

3.Reuniones virtuales

A pesar del confinamiento, muchas empresas siguen con su actividad en remoto. Las reuniones mediante herramientas virtuales sirven para mantener el ánimo y la energía, incentivar el sentimiento de pertenencia de los empleados y empleadas e inspirar normalidad.

En Pinsent Masons realizan “videoconferencias y reuniones telemáticas para socializar”, así como “actividades de teambuilding”, explica Inmaculada Castelló, socia del despacho. Por su parte, en Gómez-Chaparro Abogados aseguran que estos encuentros “se celebran varias veces al día, sin distinción. Se genera gran entusiasmo, a pesar de la situación, aprendizaje compartido, apoyo y ayuda a los demás”.

4.Newsletters con experiencias y mejores prácticas

Las empresas utilizan las newsletters como potentes herramientas de comunicación con sus empleados, con el objetivo de mantener la cohesión. Estos días, además, la frecuencia de los envíos ha aumentado para mantener la cercanía del equipo pese a la distancia y algunas incluyen buenas prácticas de inclusión laboral e historias personales.

Nationale-Nederlanden, por ejemplo, comparte a través de su newsletter #NNSeQuedaEnCasa “mejores prácticas, información y consejos varias veces a la semana” y “anima a los empleados a grabar vídeos contando su experiencia”, como explica Paula Carrozza, Head of People&Culture de la compañía aseguradora.

5.Webinars y charlas

Las empresas no descuidan la formación continua de sus plantillas estos días. Ante la imposibilidad de organizar reuniones físicas, las empresas apuestan por los webinars y las charlas on-line, no solo para facilitar el uso de las herramientas digitales en el entorno actual, sino también sobre materias de concienciación social.

General Electric, por ejemplo, organiza webinars didácticos en los que explica a sus empleados “cómo trabajar de forma remota o manejar situaciones de estrés”, detalla Álvaro Cortázar Vidaur, Simplification Project Manager de la compañía. Por su parte, la firma biofarmacéutica MSD se inspira en el famoso dicho “cuando el pescador no puede salir al mar, utiliza su tiempo preparando las redes” para organizar planes de formación para sus empleados y planes de acción digital con clientes, explica Bárbara Astilleros, associate director de la firma.

6.Plataformas de apoyo interno

El desarrollo de plataformas para que los trabajadores puedan expresar sus preocupaciones y recibir apoyo son otras de las herramientas con la que cuentan las empresas en estos días de incertidumbre. En AXA, bajo el lema “#lejosperocerca”, han desarrollado toda una serie de iniciativas para proporcionar con un clic las herramientas y contenidos necesarios para ayudar a la plantilla “a sentirse más cerca de los compañeros, a descubrir nuevas formas de colaborar en la distancia, sin olvidar su bienestar y potenciando la energía positiva”, detalla Ángel Gutiérrez, sponsor de Diversidad e Inclusión.

Uría Menéndez, por su parte, ha lanzado la iniciativa “píldoras para la evasión”, habilitando una sección en su web alimentada por sus empleados y abierta a todo el mundo para compartir recursos de todo tipo (arte, historia, música, fotografía, literatura, idiomas, cocina, salud, sesiones de entrenamiento físico y, por supuesto, derecho). Por su parte, P&G cuenta con una plataforma online para compartir “experiencias, vivencias y consejos para estos días desde casa, apoyándonos unos a otros”, explica Josué Ruiz, HR Business account manager de la firma. Además, desde la oficina de Madrid y red de ventas, han realizado un vídeo de apoyo a los compañeros de producción, que siguen fabricando productos higiénicos de primera necesidad.

7.Sondeos y monitorización de incidencias

Con la práctica totalidad de los empleados haciendo teletrabajo, la realización de sondeos internos y el control y la gestión de incidencias se complica. Por ello, iniciativas que permitan agilizar la monitorización en remoto son de una gran ayuda para las empresas. Es el caso de Qualtrics Remote Work Pulse, la herramienta que SAP ofrece de manera gratuita durante esta crisis, que permite a las compañías “comprobar en tiempo real el sentimiento de inclusión de sus empleados y que pueden teletrabajar sin problemas o detectar incidencias en ese sentido”, tal y como detalla Miguel Castro, Director Global de Alianzas en Diversidad e Inclusión de la compañía.

Castro añade además que, en situaciones como la actual, “es importante entender las preocupaciones adicionales de los empleados y darles soluciones”. Otras encuestas y sondeos gratuitos de Qualtrics incluyen también el análisis de la situación de grupos de trabajadores específicos como el personal sanitario o profesores enseñando de manera virtual, encuestas específicas sobre confianza de clientes y continuidad de los proveedores e incluso una encuesta para el pre-screening y derivación de ciudadanos disponible para autoridades sanitarias.

8.Programas de voluntariado on-line

La extensión y transformación de los programas de voluntariado al entorno digital permiten dar continuidad a las labores de RSC de las empresas en etapas de confinamiento. En el caso de Santander, sus empleados pueden acceder de forma telemática a proyectos como “Speaking without frontiers”, que, “a través de conversaciones con estudiantes discapacitados, permite mejorar el domino del inglés”, explica Ryan Funnel, director global de Comunicación de la entidad.

BBVA, por su parte, ha puesto en marcha “la campaña ‘Tu aportación vale el doble’ entre sus empleados para unirse a la ayuda solidaria contra la pandemia. Los trabajadores pueden colaborar con aportaciones económicas, en la que, por cada euro aportado por un empleado, el banco contribuirá con otro más”, detalla Ízaro Assa de Amilibia, responsable de Diversidad del banco.

9.Mensajes de reconocimiento y apoyo desde la alta dirección

La conexión de la alta dirección con la plantilla es otra de las grandes herramientas de motivación que utilizan las empresas estos días. Los trabajadores deben percibir que siguen un propósito y que la compañía valora su sacrificio. Es el caso de Sodexo, donde su presidenta, Carina Cabezas, agradece personalmente la labor de los más de 2000 profesionales de la firma que, en estos días, ‘siguen en primera línea cumpliendo con servicios esenciales a pacientes, personal sanitario, personas mayores, etc.’

En El Corte Inglés, “los empleados reciben periódicamente mensajes de reconocimiento por parte de la dirección de la empresa, así como consejos sanitarios, guías de actuación, recomendaciones y protocolos que, sin duda, les ayuda a mantenerse motivados en etapas tan difíciles como la actual”, tal y como destaca Pablo Tauroni, director de Relaciones Laborales de la compañía.

Por su parte, el CEO de Orange, Laurent Paillassot, manda semanalmente un mensaje a todos los profesionales de la compañía “para que estén perfectamente informados de las medidas que toma la compañía para ellos y para los clientes, agradeciendo su labor y fomentando la cercanía de todo el equipo, lo que refuerza el orgullo de formar parte de la organización”, comenta Isabel Pérez de Santamaría, Responsable de Diversidad de la operadora.

10.Flexibilidad y protocolos inclusivos

La aplicación de criterios flexibles y de protocolos de actuación inclusivos permite que los empleados perciban un respaldo por parte de sus compañías. Por ejemplo, atender las necesidades familiares trabajando en casa requiere flexibilidad de horarios. Según José Ignacio Miedes, Patient Advocacy specialist de la firma farmacéutica GlaxoSmithKline (GSK), “con excepción de las fábricas y centros de I+D que son críticos para suministrar medicamentos, hemos facilitado el trabajo desde casa a todos los empleados y contemplado medidas de conciliación de manera individual para que, mediante conversaciones con sus managers, adecuen sus jornadas al trabajo y la atención de familiares, a la vez que reforzamos su desarrollo a través de nuestro campus online”.

Exero Soluciones, por su parte, explica que “en la compañía flexibilizamos las condiciones laborales y diseñamos protocolos y medidas que den tranquilidad a los trabajadores y les hagan sentirse incluidos y parte del proceso”, según Juanma López, director de la empresa.

10+1. Atención a la diversidad

El compromiso con la inclusión caracteriza a las empresas de REDI y, para ellas, es muy importante mantener su apoyo a la diversidad también en el contexto del teletrabajo. Es el caso de BNP Paribas, que utiliza las herramientas digitales para empleados de manera que “todos los programas de diversidad y de mentoring sigan en marcha y las asociaciones internas de defensa de la diversidad mantengan el contacto”, detalla Mariam Pérez-Camino, head of Communication & CSR Spain de la entidad.

Orange, por su parte, ofrece acceso gratuito a sus empleados, a través de la plataforma de formación online de la compañía, a las “charlas completas de #Mujeresalcuadrado, un ciclo formado por mujeres referentes de la Sociedad, la tecnología, la ciencia o la empresa”. GSK ultima un sistema de comunicación interna con “consejos, actividades, noticias y artículos interesantes para favorecer la inclusión de ciertos colectivos de la plantilla, como el colectivo LGBTI”.

Además, las redes LGBTI de Willis Towers Watson en todo el mundo están compartiendo ideas y organizando “quedadas virtuales para empleados LGBTI en distintas geografías, para ayudar a que estén conectados y no se sientan solos, por ejemplo, una noche de ‘LGBTI Bingo’”, según Julie Coles, consultora de la firma.