Descubre los 7 pasos para planificar tu día eficazmente y hacer tu trabajo hasta un 40% más rápido

Recientemente, nos topamos con un hilo de X (anteriormente conocido como Twitter) que ofrecía una perspectiva interesante sobre cómo crear correctamente una lista de tareas pendientes. El hilo es obra de Dan (@danmurrayserter), un emprendedor experimentado e inversor en 85 startups, conocido por dirigir un popular podcast de negocios, Secret Leaders, y por su newsletter, "Ciencia del Éxito". En este hilo, el autor ofrece un enfoque singular sobre cómo optimizar nuestra lista de tareas para incrementar la productividad. Según Dan, este método podría permitirnos completar nuestro trabajo hasta un 40% más rápido.

1. Escribirlo todo

El primer paso para aumentar la productividad, según Murray-Serter, es realizar un "Desahogo mental", es decir, registrar de manera exhaustiva todas las tareas, proyectos y metas que rondan en nuestra mente. Este ejercicio de liberación mental permite aliviar la carga cognitiva y proporciona una visión más clara de nuestras responsabilidades y objetivos.

2. Priorizar tareas

El siguiente paso es separar y categorizar las tareas. De la lista total, se deben seleccionar entre 3 a 5 tareas principales para el día. Murray-Serter recomienda utilizar la “Matriz de Eisenhower” para clasificar las tareas en cuatro categorías: “Urgente e Importante”, “No Urgente pero Importante”, “Urgente pero No Importante”, y “No Urgente y No Importante”. Esta técnica ayuda a priorizar y enfocar nuestros esfuerzos de manera efectiva.

3. Prepárate para el día

El autor también sugiere crear una rutina matutina sencilla para facilitar la entrada en un estado productivo. Las cosas que pueden formar parte de nuestra rutina matutina podrían incluir: meditación o ejercicios de respiración; actividad física, como yoga, correr o hacer ejercicio en casa; leer o escribir en un diario; planificar y establecer prioridades para el día; desayunar de manera saludable.

4. Organiza tu calendario

Además, propone implementar bloques de tiempo, asignando un período específico para cada tarea. Comienza enfocándote en tu trabajo durante un tramo continuo de 90 minutos, luego permítete tomar un breve descanso. Este método promueve la productividad equilibrando períodos de trabajo enfocados con breves descansos para descansar y recargar energías. Usando esta técnica, puedes mantener un alto nivel de productividad y concentración durante toda tu jornada laboral.

5. Vincula tus tareas a tus metas

Es fundamental que hagamos un esfuerzo consciente para conectar nuestras tareas diarias con nuestros objetivos a largo plazo. Esta conexión no solo nos ayudará a mantener un enfoque claro, sino que también aumentará nuestra motivación y productividad. Al entender cómo cada tarea se alinea con nuestros objetivos, podemos ver el valor de nuestro trabajo y esto nos impulsa a esforzarnos más. Esto a su vez, lleva a un aumento en la productividad.

6. No quieras hacerlo todo hoy

El autor señala que la productividad no se mide por la cantidad de tareas completadas, sino en la calidad y la concentración que ponemos en cada tarea que emprendemos. Más allá de simplemente tachar elementos de una lista, debemos asegurarnos de que estamos invirtiendo nuestro tiempo y energía en tareas que realmente agregan valor a nuestros objetivos y metas, las que realmente importan en el gran esquema de las cosas.

7. Haz un alto en el camino

Por último, Murray-Serter sugiere que al final del día, deberíamos tomar un momento para revisar esta lista, celebrando las tareas que hemos podido completar y reflexionando sobre las tareas que aún están pendientes. Este análisis diario no solo nos ayuda a mejorar nuestra planificación para el día siguiente, sino que también nos permite mantener perspectiva y equilibrio en nuestras vidas laborales.