La vuelta a la oficina no es como la esperabas: esta es la forma más segura de hacerlo

A medida que los empleados comienzan a retornar a las oficinas de manera gradual, las empresas continúan en la búsqueda de alternativas que permitan crear entornos de trabajo seguros a la vez que se promuevan el bienestar y la tranquilidad en los equipos. De momento, esta vuelta se está produciendo de manera progresiva, flexible y por fases, asegurando que la ocupación de la oficina permite mantener estrictas distancias de seguridad, realizando desinfecciones periódicas y evitando incorporar a personas de riesgo.

Sin embargo, hasta que no haya una vacuna disponible contra el COVID-19, la nueva normalidad implica que habrá que convivir con el virus durante un tiempo, lo que obliga a buscar soluciones para evitar los contagios en el trabajo. Según indican desde Steelcase, esas soluciones tienen que pasar por procesos de digitalización de los espacios de trabajo, de manera que se reduzca el contacto directo con los elementos de la oficina.

“Además de evitar los contagios y garantizar la seguridad y el bienestar de los trabajadores, es importante que los empleados se sientan seguros y protegidos sabiendo que se están tomando todas las medidas necesarias”, asegura Alejandro Pociña, presidente de Steelcase en España y Portugal. “Estamos viendo cómo la tecnología y las herramientas visuales de señalización son factores esenciales para garantizar que se cumplen estas dos premisas: oficinas más seguras y bienestar de los empleados”.

A vueltas con las salas

Gracias a sistemas como Room Wizard, los empleados pueden hacer reservas de salas a través de una pantalla personalizable, lo que evita que tengan que caminar por la oficina hasta encontrar un espacio libre. Además, la aplicación permite hacer reservas a través del teléfono móvil e incluso con el calendario de Outlook, de manera que ni siquiera es necesario tocar el dispositivo con las manos.

Sensores para reserva de puestos y señalización

Existen herramientas digitales avanzadas que permiten gestionar la utilización de los puestos de trabajo de una manera más segura y eficiente. Es el caso de Steelcase Workplace Analytics, un sistema de sensores que detecta e informa de qué puestos de trabajo están libres o cuáles están limitados al uso mediante la señalización por colores.

Permite a las personas reservar su puesto antes de llegar a la oficina, garantizar la distancia de seguridad o conocer cuando alguien abandona un puesto para poder desinfectarlo. Cuando no existen puestos asignados en el espacio de trabajo, el sistema permite conocer dónde se encuentra cada persona sin limitar su capacidad para elegir qué lugar necesita en función de la tarea y sus necesidades de concentración en cada momento. Por otra parte, gracias a esta herramienta, si existiera algún contagio, sería muy sencillo conocer dónde, cuándo y con qué personas han interactuado para poder tomar medidas de aislamiento rápidamente.

De esta manera, Steelcase Workplace Analytics no solo contribuye a optimizar las capacidades de la oficina sino que trabaja por el bienestar de los empleados y colaboradores en tres niveles: físico, pues controla los contagios, mejora la seguridad y permite el rastreo; psicológico, ya que favorece la sensación de atención y protección, y también cognitivo, pues permite elegir espacios en función de las necesidades de concentración e indicar, por ejemplo, que no quieren ser molestados, a través de señales en rojo.

Herramientas de voz

Las herramientas inteligentes activables con la voz también permiten minimizar el contacto para evitar los contagios a través de objetos en el trabajo. Además, en la vuelta a las oficinas habrá personas que tengan que colaborar con otras que no estén de manera presencial. Para ello, existen herramientas especialmente útiles, como Surface Hub 2 de Microsoft*, que permite a los empleados trabajar de manera conjunta e interactuar a través de la voz, eliminando el efecto de disparidad de presencia, por el que las personas que teletrabajan no tienen la misma capacidad de interacción que las que lo hacen físicamente.