Espacios y horarios de trabajo más flexibles

La revolución tecnológica obliga a reinventar las oficinas para permitir a los empleados trabajar desde cualquier lugar, más allá de la hora.

Cafeterías a rebosar de clientes que no dejan de teclear sus portátiles. Vagones de tren en los que se ven tantas «tablets» como pasajeros... El lugar de trabajo lo dicta la agenda diaria, por lo que las oficinas se han trasladado al otro lado de la pantalla. ¿Por qué asignar puestos de trabajo cuando la mitad se encuentra permanentemente sin ocupar? ¿Por qué tener despachos y distribuir los espacios como antaño cuando las oficinas flexibles incrementan un 15% la productividad y suponen un ahorro del 40% de los costes de explotación? Los trabajadores son cada vez más nómadas y buscan flexibilidad, tanto en espacios como en horarios. El fin del presencialismo ha llegado. Es la era del «flexitrabajo».

En cuanto a los espacios de trabajo se refiere, no se trata de diseñar oficinas, sino experiencias. Sin embargo, en España no está lo convenientemente extendida la gestión por objetivos y resultados, lo que supone un freno para esa flexibilidad. Por ello, Francisco Vázquez, presidente de 3g office; Juan Garrigosa, subdirector de Innovación de Endesa Energía; Nacho Torre, jefe de Innovación y Experiencia del Cliente de Ibercaja; Juan Luis Rodríguez, subdirector de Innovación de Repsol y Luis Miguel Garrigós, socio fundador de Rrebrand Strategic Design, se reunieron la semana pasada alrededor de una mesa redonda que se celebró en LA RAZÓN.

ACTIVIDAD O LUGAR

Más allá de destacar la necesidad de reinventar el concepto de empresa, Francisco Vázquez aseguró que para diseñar los espacios de trabajo hay que coger una hoja en blanco y empezar desde cero. «Estamos en una nueva normalidad, en un nuevo mundo, donde lo único que nos puede guiar es el propósito de saber hacia dónde ir». El presidente de 3g office reiteró que «el trabajo ha pasado a ser una actividad, no un lugar al que acudir», y que los espacios son un facilitador que ayuda a las empresas a transformarse. «Es imposible modificar la cultura de una organización o los hábitos de trabajo sin adecuar los espacios. Esta nueva normalidad requiere de nuevos espacios que faciliten esa transformación. Diseñando para y desde las personas, y aplicando técnicas de codiseño se consiguen espacios que ayudan a que las personas sean más felices en sus puestos».

Si bien Vázquez admitió que tienen que convivir espacios pensados para los «millennials» con otros orientados hacia los «babyboomers», resaltó que desasignar los puestos de trabajo es una solución maravillosa. «La revolución tecnológica nos permite la movilidad y, salvo rarísimas excepciones que desaparecerán en breve, el trabajo se puede realizar con libertad de elección en espacio y tiempo. Hay que eliminar el concepto puesto de trabajo por otro más amplio de entorno de trabajo», apostilló.

Juan Luis Rodríguez reconoció que no asignar puestos puede tener ventajas, pero alertó de que también podría desmembrar los equipos y desvincular a ciertos empleados. Insistió en que el mundo es volátil, incierto, complejo y ambiguo, y en el que los espacios de trabajo son determinantes a la hora de tomar decisiones. Sostuvo que «la concepción de los trabajos es el lenguaje corporal de las empresas» y que los trabajos del futuro serán colaborativos, flexibles en tiempo y configuraciones, y muy tecnológicos. Es decir, a medida del trabajador.

Luis Miguel Garrigós defendió que este cambio de paradigma es de la misma magnitud que el de la revolución industrial. «Estamos pasando de una economía basada en la lógica de producto (industrial) a otra basada en la lógica de servicio (sociedad de redes)». Asimismo, en esta revolución hay una variable que hace que el cambio esté siendo más drástico y que se implante en muchas empresas la sensación de verse continuamente sobrepasadas por la realidad: el tiempo. Debido a la velocidad a la que se está implantando la innovación digital, se extiende la idea de que nadie está liderando la transformación «No hay líderes que vayan por delante de los cambios. Quizás, la respuesta esté en un liderazgo compartido, en la potencia de la comunidad, en la capacidad de conexión y en la inteligencia colectiva». El socio fundador de Rrebrand Strategic Design señaló que el valor no sólo está dentro de una organización, sino que existe todo un ecosistema alrededor con el que se debe contar. «La clave está más en cooperar que en competir, y los espacios de trabajo tienen que dar respuesta a estas necesidades».

Experiencias del empleado

Las experiencias de los empleados son tan importantes como las de los clientes. Hasta la fecha, las empresas han diseñado de manera diferente los espacios de trabajo que los de venta, pero «una de las claves actuales es la transparencia con la que nuestros clientes nos miran. Ya no hay un «frontline» y un «backstage» claramente diferenciados. ¿Por qué no diseñar los espacios de trabajo como lo hacemos con los puntos de retail?». Garrigós también remarcó la importancia de fijarse un propósito a la hora de diseñar los espacios de trabajo, teniendo en cuenta la visión, los valores o la intención de la organización. «Definir el propósito de cualquier transformación antes de acometerla es fundamental para no acabar con espacios que no responden a nuestro modelo de negocio».

Nacho Torre apuntó que equilibrar el mundo de las operaciones y el de la innovación es, posiblemente, el reto más relevante al que se enfrenta el primer ejecutivo de una compañía. Mientras el mundo operacional garantiza la cuenta de resultados inminente, el de la innovación persigue resultados inciertos, pero determinantes para la supervivencia futura. Los aumentos de competitividad pueden lograrse mediante la innovación, los acuerdos de colaboración, los incrementos de productividad, la mejora de la satisfacción de los empleados y el fomento de la conciliación.

Torre recordó que, si creemos de verdad en el «flexiworking», la frontera entre la vida personal y la profesional es realmente difusa, ya que en cualquier momento y lugar un profesional puede decidir acometer trabajo para liberar tiempo más adelante. Y teniendo en cuenta las necesidades y la fisiología del ser humano hay cuatro aspectos sobre los que una empresa puede ayudar a sus empleados a tener una mejor salud y, como resultado, consigan un mejor y más sostenible rendimiento: la adecuada gestión del estrés, el cuidado constante de la alimentación, la mejora del rendimiento mental mediante la aplicación eficaz y oportuna del «mindfulness» y el cuidado del estado físico, tanto en el entorno personal como durante la actividad laboral.

TRABAJO TRANSVERSAL

En España existe un freno para la flexibilidad de los espacios de trabajo, y «el verdadero problema está en la ausencia de una clara dirección de personas y gestión por objetivos y resultados. El modo más extendido en los países latinos es comprobar la presencia física en un horario establecido». Torre agregó que para aplicar el «flexiworking» en todo su potencial, los responsables de equipos deben ser capaces de establecer, comunicar y comprobar objetivos individuales y de grupo de modo claro y concreto. Sin embargo, «nuestra cultura no está lo suficientemente orientada a la consecución de metas tangibles en plazos acotados», apostilló.

La globalización y la conectividad constante obligan a pensar de manera transversal, por lo que en este momento clave en la historia del hombre afecta de lleno a las empresas. Los diferentes departamentos de una compañía deben trabajar conjuntamente, como una unidad. Incluso incorporando el talento externo para alcanzar la excelencia. Juan Garrigosa animó a todos a trabajar transversalmente, con organizaciones más planas y menos jerarquizadas.

Los autónomos son personas comprometidas al 100% con su proyecto profesional. Buscan constantemente oportunidades, se adaptan flexiblemente a las necesidades de sus clientes y también encuentran espacio para su vida personal. En este sentido, el subdirector de Innovación de Endesa Energía apuntó que el mundo de la empresa se está convirtiendo en autónomo en cuanto a hábitos de trabajo se refiere. «Las empresas debemos continuar trabajando en la satisfacción y motivación del empleado como mejor manera de que cada uno pueda aportar lo mejor de sí mismo al proyecto en el que esté involucrado».