Este año, sí, por fin, aprende a ser organizado

Ser organizado es ¿ de unas pocas. La vida diaria con su estrés, la casa, los hijos, el trabajo, hace que nos sintamos desbordados. ¿La clave para paliar todo esto? Una buena planificación.

Empieza un Nuevo año y todos nos llenamos de ganas de establecer nuevos propósitos y objetivos y empezamos a hacer listados y planes. Sin duda, este va a ser nuestro año, o al menos es lo que todos nos decimos a nosotros mismos. Sin embargo ser organizado no es algo sencillo ni que salga por generación espontánea, más bien es algo que hay que planificar y perseguir con tesón para que funcione. Al menos para aquellas personas que no son de naturaleza, digamos, ordenada.

El gran propósito del Año Nuevo suele ser: este año me voy a organizar mejor pero, ¿cómo hacerlo?, ¿qué debo hacer para conseguirlo? ¿para que sea eficaz? Azucena Caballero, experta en productividad y gestión del tiempo, nos lo cuenta

Lo más importante: necesitas aprender a optimizar el uso de una agenda.Aunque hay múltiples formas de sacarle jugo a esta herramienta, yo quiero compartir cuatro consejos clave quedamos que te resulte más productivo tanto su uso, como tu día a día..Estos son los consejos:

1. Agenda menos de lo que crees que puedes hacer. Tendemos a programar muchas cosas cada día, no tenemos en cuenta los imprevistos que pueden surgir, las interrupciones, el ciclo de subida y bajada natural de nuestro organismo (ciclo ultradiano), etc, y solemos agendar de más. A mí me llegan muchas personas diciéndome “Yo me organizo súper bien. En mi agenda lo pongo todo por escrito y me queda fenomenal, sobre el papel lo puedo hacer todo, pero luego nunca me sale”. Claro, nunca puede salir, porque esa organización no es buena, es muy mala, no deja espacio para lo inesperado, para los cambios, no es flexible, y por lo tanto no puede funcionar. Con ese estilo de organización lo que sucede es que siempre nos quedan “pendientes” y nunca tenemos la sensación de haber terminado el trabajo. Eso nos crea ansiedad, y vivir en una perpetua sensación de no llegar a todo y de estar desbordados. Mi consejo es agendar menos cosas. Yo suelo aconsejar agendar tres cosas importantes al día, no más. Si luego te sobra tiempo siempre puedes acudir a tu lista de tareas, pero es mucho mejor agendar menos, poder marcar todo en tu agenda como realizado y tener esa sensación motivante de sí haber hecho y avanzado, sin pendientes, que dejar siempre cosas colgando que solo nos crean lastre mental.

2. Divide tus objetivos anuales en porciones trimestrales y semanales, y revisa tus logros de forma mensual.

Cuando al empezar el año nos ponemos objetivos a realizar dentro de los siguientes 365 días naturales, muchas veces no sabemos como planificar las acciones a realizar para que el resultado se logre. Mi consejo es dividir los pasos esenciales para lograr ese objetivo de forma trimestral, de esa forma podemos enfocarnos en una meta más pequeña cada 90 días. Eso significa que podemos dividir cada meta trimestral en 12 semanas, y agendar cada semana qué acción o acciones necesitamos asegurarnos que estamos realizando para que todo salga como deseamos. Además, cada mes se puede revisar que ha pasado en esas 4 o 5 semanas correspondientes, y es mucho más fácil ver qué necesitamos mantener, qué modificar, qué empezar a hacer ahora y qué eliminar para que nuestro objetivo termine siendo una realidad. Y es algo que nos sirve tanto para un plan de adelgazamiento, como para un plan de reducción de deuda, o de incremento de ingresos, para escribir un libro, o para aprender una nueva habilidad o adquirir un nuevo talento. Cualquier objetivo se puede adecuar a un plan que se reparta de forma racional con metas y acciones concretas que sean viables y al mismo tiempo relevantes para nosotros.

3. Programa tu semana siendo consciente del tiempo real del que dispones.

Una semana tiene 168 horas. Cada semana hay una serie de horas con las que no puedes contar para realizar ciertas tareas: las horas de sueño (unas 48 a la semana como mínimo deberían ser), además necesitas tener en cuenta las horas que destinas a desplazamientos para ir al trabajo, llevar a los niños al colegio, para ir a hacer la compra, visitar a familiares o amigos, acudir a un centro con el que colaboras como voluntario, etc. También utilizas tiempo para desayunar, comer y cenar (y si además tomas algún snack durante el día deberías también tenerlo en cuenta). Tiempo para dedicar a tu familia (esto debería ser prioritario para ti e irrenunciable) y tiempo para ti (irrenunciable también). Necesitas contabilizar el tiempo real que todo eso te toma y ver de cuánto tiempo real dispones. Una vez tienes claro el tiempo de que dispones esa semana (cada semana es diferente, una has de ir al dentista, otra necesitas acompañar a tu madre al notario, otra te toca cambio de aceite para el coche...) necesitas listar todas las tareas que en principio necesitarías hacer esa semana: proyectos, llamadas, reuniones, papeleos, atender diferentes compromisos, cuestiones personales que también has de atender, etc. Al lado de cada una de las tareas anota el tiempo que por tu experiencias sabes que más o menos te va a llevar cada cosa. Cuando termines, suma el total de minutos y horas.

¿Encaja dentro del tiempo que tienes disponible? Ya puedes empezar a repartir durante la semana todo lo que quieres hacer. ¿No encaja? Necesitas priorizar y decidir qué acciones son las que te interesa hacer antes, ya sea por que te ayudan a lograr tus objetivos antes, o por que son las que te van a “evitar dolor” como evitar que te cobren algo con recargo, o evitar que tu carga de trabajo se amplíe, etc. Las que has decidido que no son prioritarias, las anotas en una lista a parte, y durante la semana, cada vez que te sobre algo de tiempo, escoges alguna de esas tareas y la vas haciendo. Las que no hayas podido hacer, las pasas al listado de la siguiente semana, en dónde vas a hacer lo mismo de nuevo, calcular tiempo disponible y tiempo necesario, y pasarán por el mismo proceso. Hay actividades que harás enseguida, otras se irán pasando de lista a lista durante varias semanas, no pasa nada, se trata de tomar conciencia de que el día solo tiene 24 horas y que es mucho mejor dejar de lado actividades que ahora mismo no son prioritarias, a no realizar algo verdaderamente importante por haber estado realizando otras tareas que podías postergar sin problemas. Todos tenemos las mismas horas cada día, no hay nada más democrático que el tiempo. Lo que nos diferencia es como lo usamos.

4. Divide tus objetivos anuales en porciones trimestrales y semanales, y revisa tus logros de forma mensual.

Cuando al empezar el año nos ponemos objetivos a realizar dentro de los siguientes 365 días naturales, muchas veces no sabemos como planificar las acciones a realizar para que el resultado se logre. Mi consejo es dividir los pasos esenciales para lograr ese objetivo de forma trimestral, de esa forma podemos enfocarnos en una meta más pequeña cada 90 días. Eso significa que podemos dividir cada meta trimestral en 12 semanas, y agendar cada semana qué acción o acciones necesitamos asegurarnos que estamos realizando para que todo salga como deseamos. Además, cada mes se puede revisar que ha pasado en esas 4 o 5 semanas correspondientes, y es mucho más fácil ver qué necesitamos mantener, qué modificar, qué empezar a hacer ahora y qué eliminar para que nuestro objetivo termine siendo una realidad. Y es algo que nos sirve tanto para un plan de adelgazamiento, como para un plan de reducción de deuda, o de incremento de ingresos, para escribir un libro, o para aprender una nueva habilidad o adquirir un nuevo talento. Cualquier objetivo se puede adecuar a un plan que se reparta de forma racional con metas y acciones concretas que sean viables y al mismo tiempo relevantes para nosotros.

5. Agenda tiempo para ti a diario.

Tony Robbins siempre dice que él empieza el día dedicándose a sí mismo 10 minutos para disfrutar del silencio, sin más, 10 minutos completos cada mañana solo para él, por que dice que si no puedes disfrutar de al menos 10 minutos diarios en exclusiva para ti, entonces estás viviendo una vida que no merece ser vivida. Yo creo que tiene razón y que dedicarnos un tiempo diario en exclusiva para nosotros es esencial, nos ayuda a re-energizarnos, a encontrarnos mejor y a ser más productivos. Mi consejo es que intentes dedicar sólo para ti en exclusiva al menos dos horas cada semana (cuantas más mejor, pero estas han de ser irrenunciables), y que las disfrutes mucho, que entiendas que esas dos horas (en medio de 168 son nada apenas, incluso quitando las de dormir, sigue habiendo 120 horas para dedicarte a tu trabajo, familia, amigos, proyectos, etc, puedes disponer de al menos dos para ti sin sentimientos de culpabilidad). Dedícalas a algo que te encante: leer, ir al cine, darte un masaje, pintar un cuadro, aprender algo nuevo que te emocione, etc. Te lo mereces, y tu trabajo y tus relaciones se beneficiarán mucho de tu bienestar mental gracias a esos ratos de desconexión y autocuidado.

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