Las oficinas flexibles se impondrán en el futuro

Aunque cerca del 90% de las plantillas se sientan más satisfechas con estos espacios, apenas un 5% de las compañías españolas los ha introducido

Ya sea una cafetería, un vagón del AVE o del metro, un avión a 35.000 pies, el salón de su casa o un vehículo con conexión a internet. El lugar de trabajo lo dicta la agenda de cada día. Y, por ende, la oficina se encuentra allá donde esté el empleado. El maremoto tecnológico ha revolucionado por completo estos espacios. Y aquellos que no se reinventen para ganar flexibilidad quedarán condenados a desaparecer.

Las oficinas flexibles incrementan un 15% la productividad de las empresas y ahorran un 40% sus costes de explotación, margen con el que podrían costear la factura de la transformación. Además, la mitad de los puestos de trabajo asignados están permanentemente sin ocupar. Sin embargo, aunque cerca del 90% de las plantillas se sientan más satisfechas con estos espacios y pese a que su diseño y distribución ayuden a ser más felices, apenas un 5% de las compañías españolas los ha introducido.

El trabajo ha pasado a ser una actividad, no un lugar al que acudir para calentar la silla. No obstante, la falta de gestión por objetivos frena una mayor irrupción de la flexibilidad en España.

¿Desaparecerán los despachos? ¿Serán los billares y las mesas de ping-pong parte de la decoración habitual? El futuro es incierto, como lo es también el diseño de oficinas que más éxito cosechará. Sin embargo, para conocerlo primero hay que reflexionar sobre cómo será el trabajo, ya que la digitalización, la robótica, la inteligencia artificial o la incipiente economía colaborativa obligan a dar el salto al mundo digital.

Trabajar desde el coche

Las oficinas se postulan como vehículos y facilitadores de esa transformación, por lo que el diseño de los espacios de trabajo es una herramienta imprescindible para que las compañías se digitalicen y adentren en la nueva normalidad. Y, hablando de vehículos, incluso los coches podrían convertirse en un espacio de trabajo móvil desde una doble perspectiva, que Volkswagen ejemplifica perfectamente en el I.D, el prototipo lanzado el pasado mes de septiembre y que circulará por las calles en 2020.

Por un lado, este automóvil será un coche conectado y, por otro, cuando llegue la conducción autónoma en 2025, permitirá que el conductor pueda ir realizando otras tareas mientras se dirige a su destino. Para ello, la compañía cambiará la concepción interior del vehículo que se tiene en la actualidad. El Volkswagen I.D., por ejemplo, tendrá más espacio en el habitáculo gracias al nuevo diseño «Open Space», que será posible debido al cambio en la distribución de los elementos interiores del coche que supone la propulsión eléctrica.

La incertidumbre que implica no saber lo que deparará el futuro lleva a pensar en espacios con absoluta capacidad de adaptación. La historia se acelera por momentos y lo que ocurrirá en un par de años resulta totalmente impredecible, lo que determinará el diseño de las oficinas. En cualquier caso, como paso previo a esa transformación, hay que entender las razones por las que una empresa desea cambiar.

«La flexibilidad es absolutamente clave para diseñar espacios que resulten efectivos con los diferentes usuarios que lo vayan utilizando», asegura Guzmán de Yarza, responsable de Estrategia y Diseño de espacio de trabajo para España en JLL.

Los expertos ponen de relieve la necesidad de trabajar transversalmente, con organizaciones más planas y menos jerarquizadas. Y es que si hoy en día las empresas requieren flexibilidad y agilidad para ofrecer respuestas rápidas ante los cambios, el diseño de las oficinas resulta determinante para lograrlo. Asimismo, nadie duda de que una de las maneras de estimular la innovación pasa por conseguir que las ideas fluyan entre las personas para propiciar la colaboración entre los empleados.

El responsable de Estrategia y Diseño de espacio de trabajo para España en JLL considera que, a pesar de que las oficinas actuales estén muy lejos de desaparecer, las empresas cada vez buscan más diversificar portfolios y flexibilizar sus horarios para que se implementen políticas de teletrabajo o «coworking». Los «millenials» y las nuevas generaciones tienen demandas diferentes a las anteriores, lo que se trata de un factor más, pero no único, que ha de tener en cuenta en el diseño de las oficinas.

De Yarza corrobora que el nivel de exigencia de los empleados ha cambiado. No cree que existan fórmulas universales que se puedan aplicar «per se» a cualquier entorno de trabajo, sino que conviene hacer un análisis riguroso de las necesidades de cada empresa, departamento y persona. Y, a partir de ahí, trabajar en determinadas estrategias.

Por su parte, Francisco Vázquez, presidente de 3g office, insiste en la recomendación de diseñar espacios para que los empleados sean felices y, así, más productivos y leales. El propósito debe ser lo que guíe la transformación y todas las acciones en espacios, tecnología y personas tienen que estar alineadas de acuerdo a un sentido definido tanto por la empresa como por sus trabajadores. «Cada proyecto debe ir mucho más allá de hacer un diseño bonito. El sentido tiene que venir de la reflexión sobre lo que hemos sido, lo que somos y queremos ser», resalta.

Diseño a la carta

Las experiencias de los trabajadores son tan relevantes como las de los clientes. Máxime, a la hora de retener y fidelizar el talento. Por ello, la única solución es la «cocreación». Es decir, diseñar los espacios teniendo en cuenta la opinión de los empleados. Francisco Vázquez, presidente de 3g office, resalta la importancia de ofrecer opciones de entornos de trabajo diversos en estilo y funcionalidad que permitan al usuario elegir el mejor espacio para realizar su actividad. «Pasamos del pan para todos a una elección a la carta», aclara. Y para adecuarse a las exigencias del trabajador del futuro, aboga por olvidarse de los modelos anteriores y por cambiar el concepto de puesto de trabajo por otro más amplio, de entorno de trabajo. «No conviene tunear conceptos y soluciones pasadas que corresponden a otra manera de trabajar. Hay que partir de una hoja en blanco y diseñar para y con los usuarios», reitera.