Docout impulsa la gestión sin papel

Se trata de compañía especializada en la custodia de documentación y en el tratamiento digital de datos e información de empresas.

Se ha preguntado alguna vez la cantidad de documentos que se generan en España. ¿Quién los almacena? ¿Dónde? ¿Qué ocurre, por ejemplo, con la documentación sobre clientes de una oficina bancaria que ha cerrado sus puertas? Para la custodia y almacenamiento de toda esa información existe Docout. Se trata de una compañía que dispone de una amplia red de infraestructuras, con tres centros de gestión documental, entre el que destaca el ubicado en Tarancón (Cuenca), que cuenta con más de 43.000 metros cuadrados de superficie y capacidad para almacenar 2,3 millones de contenedores para el archivo de documentos físicos, lo que le convierte en la mayor de España y uno de los más grandes de Europa. También dispone de otro centro en Getafe (Madrid), de 15.000 metros cuadrados. Y un tercero Sallent (Barcelona). Este último, con 22.000 metros cuadrados, tiene una capacidad de almacenar más 1.200 contenedores de archivo. En total, entre los tres centros Docout puede gaurdar cuatro millones de contenedores y digitalizar más de tres millones de páginas al día. Ricardo López-Guinea, presidente de Docout, considera que tan importante es para los clientes la custodia de esta información como que se pueda acceder a ella en cualquier momento y en cualquier lugar –algo que permite el formato digital–. Tanto en España como en la UE las exigencias normativas requieren la conservación de los documentos en papel. Por ejemplo, en el caso de una hipoteca, la Ley establece que se debe guardar el soporte físico 10 años después de que ésta haya finalizado. «El papel va a convivir con otros soportes. La propia Ley apoya la conservación del papel, pero, por otro lado, las empresa se digitalizan, porque la tendencia es ir hacia la gestión sin papel. Para no perder seguridad jurídica es muy importante que se mantengan el documento físico, pero sólo para casos excepcionales, como puede ser el requerimiento de un juez. Sin embargo, tan importante como ésto es para una empresa el tratamiento virtual de los documentos», explica López- Guinea. Precisamente, Docout también se ha especializado en la externalización de procesos de negocios relacionados con el tratamiento digital de datos y de información. «Queremos acompañar en el proceso de digitalización y de gestión de la información a nuestros clientes para que ellos se puedan centrar en su ‘‘core business’’. Nuestra actividad abarca desde la gestión documental integral a la consultoría BPO, la digitalización y custodia física de documentos y las actividades de ‘‘back office’’ para clientes. Somos una empresa de tecnología, no de almacenamiento». Todos estos servicios de Docout están encaminados a mejorar la competitividad de las empresas y a facilitar su transformación digital incidiendo sobre seis áreas específicas: Negocio, Sistemas, Centros de producción; Centros de custodia, Logística y Seguridad. Docout presta su servicios fundamentalmente a aquellos sectores que manejan una gran cantidad de documentos en papel, como banca, seguros, «utilities» o sanidad, aunque se está abriendo a nuevas áreas, como la inmobiliaria. Docout facturó en 2015 más de 16 millones de euros, de los que un 40% tuvo como procedencia la custodia de documentos y el resto, la gestión documental (BPO). La plantilla de la compañía suma 500 trabajadores y sus inversiones en I+D alcanzan cada año el 10% de su beneficio operativo. Sin embargo, se ha marcado un ambicioso plan. López-Guinea espera duplicar su facturación en cuatro años, e incluso expandir sus servicios fuera de España.