Proyecto Regius: la revolución informática del Registro Civil

Internet se ha convertido en una herramienta imprescindible en la vida de los ciudadanos. A través de la Red los usuarios pueden encontrar respuesta a cualquier asunto en tan solo unos segundos. En los últimos años también ha servido como herramienta fundamental de apoyo para iniciar o realizar trámites administrativos. Rellenar formularios o pedir cita previa para iniciar distintas gestiones con la Administración son dos de las posibilidades que actualmente hacen la vida más fácil a los ciudadanos.

Pero para que estas gestiones puedan ser realizadas por los ciudadanos es necesario que las distintas instituciones cuenten con los sistemas adecuados. En esta ocasión, el Ministerio de Justicia, ha puesto su punto de mira mejorar uno de los organismos que almacenan la "vida"de los ciudadanos: el Registro Civil.

La multinacional de Tecnologías de la Información Indra, colabora con la Dirección General de Modernización del Ministerio de Justicia a poner en marcha su plan de actualización de los Registros Civiles a través del proyecto Regius.

Este proyecto consiste en implantar un sistema informático que permite a los funcionarios tramitar de forma electrónica los procedimientos administrativos de los registros civiles como, por ejemplo una solicitud de nacionalidad por residencia. También permite conocer el estado de cada expediente en cualquier momento, saber quiénes son los interesados o ver de una sola vez la documentación asociada al expediente.

El nuevo sistema Regius se integra con la aplicación informática Inforeg. Esta aplicación gestiona los libros registrales y almacena la información de inscripciones de nacimientos, defunciones, matrimonios y tutelas del Registro Civil. También permite la emisión los certificados solicitados por los ciudadanos, como por ejemplo un certificado de nacimiento.

Cuando un ciudadano inicia un procedimiento en el registro civil, el funcionario usará el sistema Regius para tramitarlo, asegura el responsable del proyecto, Antonio Maroto González. Si este procedimiento termina con un apunte en el registro, será la aplicación Regius la que automáticamente suministre los datos que ya obran en su poder para registrarlos en Inforeg sin que el funcionario tenga que volver a introducir los datos ya recogidos en REGIUS. En esto consiste la integración.

Antes si un procedimiento se resolvía con un asiento en Inforeg, el funcionario debía teclear los datos necesarios para la práctica del asiento. Ahora es posible trasladar los datos automáticamente desde Regius a Inforeg.

De todos los posibles procedimientos normalizados que se han definido, se ha elegido un grupo para su lanzamiento en el piloto del sistema Regius. Estos procedimientos son los más demandados por los ciudadanos y generan una gran actividad en los registros. En concreto son los relativos a: nacionalidad por residencia; Régimen Económico Matrimonial; nulidad, separación y divorcio; matrimonio civil; rectificación de errores; matrimonio en el extranjero; y adopciones internacionales.

GESTION DE CITA PREVIA Y DOCUMENTOS

El sistema Regius no se limita a la pura gestión de los expedientes, también aborda otros aspectos de soporte a los funcionarios y servicio al ciudadano, como la facilidad de cita previa. El sistema permitirá a los ciudadanos concertar citas, vía Internet, en aquellos Registros civiles donde se determine la conveniencia de la puesta en marcha de este servicio. Con este paso, los registros civiles se unen a otras áreas de la Administración que ya ofrecen este servicio como la Dirección General de Policía (cita previa para el DNI) o Sanidad (cita previa para consulta).

Según apunta Antonio Maroto González, se presenta un calendario y las horas de atención libres, para que el ciudadano elija la que más le convenga. La aplicación tiene en cuenta el calendario de atención del registro al que se pide cita, por ejemplo en lo relativo a las fiestas locales, así como el número de funcionarios que están disponibles para la atención al ciudadano. El sistema también tiene en cuenta la duración estimada del procedimiento o trámite administrativo que implica el servicio objeto de la cita, de cara a evitar la formación de colas.

Sin embargo, por el momento, Regius no permite aún la tramitación telemática por parte del ciudadano. Regius es una herramienta para que el funcionario realice electrónicamente tareas que realizaba manualmente. El ciudadano debe aportar la documentación que proceda al funcionario para que la estudie y resuelva la solicitud. No obstante, se está desarrollando el proyecto Registro Civil Sin Papeles que permitirá, en aquellos procedimientos que lo admitan, la tramitación telemática de las solicitudes por parte de los ciudadanos.

Este sistema también incorpora un modelo documental unificado que ha definido el Ministerio de Justicia. Este modelo documental es un conjunto de documentos modelo que van a ser de uso común para todos los registros civiles que usen Regius. De esta forma se unifica el texto de los escritos que recibe el ciudadano, con independencia del registro civil del que proceda.

Al mismo tiempo, se simplifica el trabajo de los funcionarios que no tienen que asumir la carga de gestionar su propio conjunto de plantillas por sus propios medios, ni tendrán que ir modificándolas para mantenerlas al día puesto que la gestión de las plantillas se hace de forma centralizada.

Las plantillas no son rígidas. Siempre pueden ocurrir situaciones que exigen alguna redacción o dato adicional, o que no recogen exactamente lo que el funcionario debe indicar en el caso concreto que tiene ante sí. En este sentido la flexibilidad de las plantillas supone una garantía al funcionario de que podrá siempre usar la aplicación en cualquier situación que pueda presentarse.

PROTECCION DE DATOS

Al tratarse de un sistema que maneja constantemente datos importantes para los ciudadanos, la seguridad es la base de este sistema. Tal y como afirma el responsable del proyecto Antonio Maroto González, los datos se almacenan en los sistemas informáticos del Ministerio de Justicia. Estos se comunican dentro de una red privada -en contraposición a una red pública- y sólo los funcionarios u organismos autorizados tienen acceso a la misma. "Los mecanismos de seguridad utilizados siempre se dirigen a cumplir con los criterios básicos de seguridad de autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad", asegura.

El objetivo final del sistema Regius es ayudar a la gestión del día a día de los Registros Civiles Municipales, simplificar el trabajo de tramitación de documentos, facilitar la preparación de escritos mediante el uso de plantillas y aprovechar al máximo las herramientas informáticas.
La implantación inicial de este sistema de gestión se ha realizado en tres registros civiles piloto -Guadalajara, Valladolid y Burgos-, y a partir de mes de octubre se irá extendiendo al resto de registros civiles principales hasta la finalización del despliegue masivo prevista para diciembre de 2011.