«El cambio de sede de Cepsa está siendo una palanca para su transformación»

Esta mujer expresiva y optimista ha sido la responsable del proyecto Hadi. Bajo esta palabra árabe, que significa el faro que guía, se escondía una operación ambiciosa de Cepsa: el traslado de su sede corporativa a la torre de Foster, hoy Torre Cepsa, y paralelamente la transformación de los modelos de trabajo. María José García Prat está convencida de que un proceso como éste sólo es posible si la implicación es total y existe un liderazgo real.

– El traslado a una nueva sede de una empresa como Cepsa, con cerca de 2.000 empleados y una operativa diversificada y sofisticada, ¿entrañaba muchos riesgos?

– Desplazar y aunar las oficinas corporativas esparcidas en cinco inmuebles diferentes a una torre tan emblemática como la de Norman Foster es una operación que exige un trabajo concienzudo. Un trabajo multidisciplinar que ha requerido muchísimo esfuerzo, muchísima planificación, muchísimo compromiso... y la implicación de prácticamente todas las áreas. Ha sido mucho más que un cambio de sede, ha sido la plasmación de la transformación que el accionista pidió a Cepsa cuando adquirió en 2011 su capital.

– ¿Cuáles son los desafíos que se les plantearon?

– Muchos. Primero, el tiempo. Estábamos condicionados por el vencimiento de los contratos de los otros edificios. Teníamos sólo 10 meses. Segundo, plasmar blanco sobre negro los cambios que queríamos hacer de acuerdo con la nueva estrategia. Tercero, lograr que toda la plantilla se adaptara bien a las nuevas formas de trabajar.

– ¿Cuántas personas han intervenido en esta operación?

– Ha sido liderada por un equipo multidisciplinar en el que han participado hasta 12 áreas distintas. Al frente, un Comité de Dirección de Proyectos, integrado por miembros del Comité de Dirección, en el que participó activamente nuestro CEO. También teníamos un equipo de proyectos que encabezaba yo desde Patrimonio. Pero detrás de cada persona había un equipo. Unas 150 personas han podido intervenir directamente. Además, por cada diez trabajadores, teníamos un embajador que las representaba y que elegimos de acuerdo con sus competencias y habilidades. Ellos, ayudados por una empresa especializada en gestión del cambio, participaron en talleres en los que se les contaba cómo iba a ser la venida a la torre, y ellos se encargaban de emitir esa información y de recibir las opiniones, las sugerencias y las inquietudes de sus compañeros.

– No sólo han cambiado las paredes, también la forma de trabajar.

– A la torre hemos traído un cambio tecnológico de usuario, movilidad (el 90% no tiene puesto fijo), una concepción virtual de la oficina que implica la desaparición en gran medida del papel, un horario más flexible. Los empleados no tienen mesa ni plaza de parking propias; se les ha asignado una planta y un barrio, y se les ha dado un portátil con todo tipo de herramientas de comunicación y de trabajo de acuerdo a sus funciones para que se conecten donde estimen oportuno en cada momento. Tienen espacios para aislarse, para reunirse, para hacer presentaciones, etc. Hemos pasado de un sistema horario por minutos, en el que tenías una pequeña flexibilidad en la entrada, a otro con una ventana de 9:30 a 13:30 en el que se concentran las reuniones; fuera de esta horquilla, uno puede gestionar su jornada como quiera, e incluso hasta ocho días completos al año sin tener que hacer ese tiempo de coincidencia..

– ¿De qué manera han perfilado el modelo de trabajo que han traído a Torre Cepsa?

– Implicando a la organización desde el inicio, con una exhaustiva fase de análisis que finalizó con el codiseño del modelo con todas las personas de Cepsa. Acompañados por la empresa de gestión del cambio, hemos recogido las inquietudes de todos los que trabajamos en la corporación a través de talleres y de reuniones con expertos de las distintas áreas y los sindicatos. A partir de las conclusiones que fuimos extrayendo, y con la colaboración de RR HH, perfilamos distintos escenarios que podían satisfacer esas demandas y, al mismo tiempo, seguir las directrices de la compañía. Se definieron tres y, al final, decidimos fusionarlos en uno solo.

– ¿Han tenido que hacer frente a alguna barrera psicológica que ralentizara de alguna manera su ejecución?

– Al poco de iniciarse el proyecto, en el ambiente de las distintas oficinas flotaban los rumores, los miedos, las tensiones... La gente preguntaba qué era eso de la movilidad. Mostraba sorpresa por la falta de mesas propias y se aseguraba tajantemente que «la fórmula no iba a funcionar». «Trabajar sin despacho, sin papeles... es imposible», se podía escuchar. Hicimos una planta piloto y organizamos visitas. Fue una actuación muy efectiva. Fascinaron los espacios, las disposiciones, las vistas... Conseguimos transmitir serenidad y frenar esa ansiedad que se había generado.

– ¿Qué retos plantea una ciudad vertical?

– El uso frecuente de ascensores puede ser un incordio, pero te acabas acostumbrando. Además, se han convertido en puntos de encuentro y de reunión.

– ¿Cuesta mucho asimilar la ausencia de espacios asignados?

– La gente se ha asentado mucho más rápido de lo que creíamos. Esta decisión nos ha llevado a ahorrarnos dos plantas.

– ¿Esta nueva forma de trabajar ayuda a que los profesionales se sientan más apreciados por su talento que por su tiempo?

– Por supuesto. Todos tenemos que trabajar con nuestro equipo de otra manera. Eso nos lleva a definir mejor las tareas y a hacer un seguimiento más preciso de los objetivos. Todos estamos más concienciados de que estamos aquí por el valor que aportamos.

EL PERFIL

María José García Prat lleva más de 20 años en Cepsa, donde ha desempeñado distintas funciones. La última, directora de Patrimonio. Como tal, le ha tocado liderar el proyecto Hadi. O lo que es lo mismo, el cambio de su sede central a la torre diseñada por Norman Foster. Ha sido mucho más que una mudanza; ha sido un proceso de transformación en las formas de trabajar de la compañía. Onubense, casada y madre de dos hijos, es licenciada en Empresariales por la Universidad de Sevilla y máster en Recursos Humanos, Gestión de Sistemas de Información y Responsabilidad Corporativa