Alerta a pymes y autónomos: Hacienda controlará y revisará sus facturas sin emitir y les obligará a guardarlas

El Gobierno tendrá control absoluto sobre la facturación de todas las empresas españolas –desde la más grande hasta la más pequeña microempresa, incluidos los autónomos– a partir del día 1 de enero de 2026 cuando los sistemas informáticos de facturación se hayan adaptado de forma obligatoria a la nueva normativa de lucha contra el fraude fiscal, de manera que cada factura emitida genere un registro que no pueda ser modificado ni eliminado. Quién no haya adaptado su facturación en la fecha fijada con el nuevo sistema Verifactu, podrá enfrentarse a multas de hasta 50.000 euros en los casos más graves y reincidentes para los usuarios finales, y de 150.000 euros para los desarrolladores de software.

De acuerdo a la nueva normativa, los sistemas informáticos de facturación tienen que incorporar el sistema Verifactu, con medidas de seguridad y control para que al emitir cada factura se cree un registro –con el contenido de la propia factura y datos informáticos– que quede guardado sin posibilidad de modificación y un código QR para facilitar su lectura. Pero esto no es todo. la mayoría de estas empresas y autónomos desconocen que también están obligados a conservar los borradores, albaranes no emitidos y proformas de factura, ya que Hacienda puede a través de Verifactu acceder a los documentos preparatorios y albaranes generados, que deben quedar registrados en el sistema informático, aunque no lleguen a emitirse como factura, advierte la compañía tecnológica de soluciones digitales de gestión, TeamSystem.

Hasta siete millones de de estas pymes y autónomos deberán adaptar sus procesos de facturación al nuevo marco digital impulsado, que incluye que «ningún borrador, proforma o albarán podrá borrarse sin dejar rastro», alerta TeamSystem. Todos los documentos previos a la factura «deberán conservarse en el sistema informático, aunque no lleguen a convertirse en factura final y no necesiten incluir un código QR», pese a no considerarse facturas emitidas, según confirman fuentes ministeriales. El objetivo es «obtener una trazabilidad completa con el fin acabar con las prácticas opacas, evitar el fraude fiscal y profesionalizar la gestión empresarial», explican.

Esta obligatoriedad está especificada en la Ley Antifraude y en el marco establecido por el Real Decreto 1007/2023, que aunque no mencionan expresamente la conservación de los documentos preparatorios, la normativa sí exige que «cualquier sistema informático garantice la conservación, trazabilidad e inalterabilidad de todos los registros relacionados con la facturación», incluidos albaranes no emitidos, proformas y borradores de facturas. Es decir, que «ya no sirve borrar y volver a hacer sin dejar rastro, ni siquiera con proformas. Cualquier sistema que no conserve ese historial –aunque sea de un simple borrador– podría incurrir en sanciones», advierten desde TeamSystem.

Por tanto, VeriFactu exige conservar todos los pasos previos del proceso de facturación, un cambio que «obliga a revisar cómo trabajan millones de negocios en España. Muchas veces se hace una proforma, se modifica, se borra y solo queda la factura final. Esto que es una práctica habitual y propia de la organización de muchas pymes y autónomos, sin maldad alguna, ya no estará permitido si no está todo registrado», incide Roberto Soto, director de Negocio de TeamSystem.

En este sentido, los expertos en siftware consultados por el periódico recomienda anticiparse a la entrada en vigor oficial de VeriFactu y comenzar cuanto antes a utilizar softwares certificados que garanticen la trazabilidad total. De hecho, aunque su aplicación será progresiva, el sistema ya puede utilizarse de forma voluntaria y remitir registros de facturación a la Agencia Tributaria.

Aunque cada vez son más las compañías que se están adelantando a su implementación definitiva, todavía es un porcentaje mínimo, que no llega ni al 10%, pese a que el nuevo sistema se aplicará en dos fases: desde enero de 2026 para las empresas que tributan por el impuesto sobre Sociedades y desde julio de 2026 para micropymes y autónomos.

Según un informe elaborado por TeamSystem junto a la consultora Materia Prima, más del 60% de los autónomos españoles «sigue facturando a mano, con papel, bolígrafo o Excel. Además, el 46,4% de los negocios esperará a ver cómo se adaptan otros antes de actuar, y un 38% lo dejará para el último momento». Queda claro que la brecha digital continúa siendo un freno: el 50% de los negocios no muestra interés en contratar un software de facturación, y entre quienes ya lo utilizan, el 28% ni siquiera conoce la marca del programa que usa. Además, solo un 8% de micropymes y autónomos utiliza servicios en la nube, frente al 48% de medianas empresas. «Las barreras siguen siendo el precio y el miedo al cambio». Esta falta de digitalización genera un coste oculto estimado en más de 3.600 millones de euros al año por errores, duplicidades y tiempo improductivo. Desde TeamSystem avisan de que «el uso de software adaptado será obligatorio para todos y que el nuevo reglamento prohíbe expresamente los programas de doble uso, aquellos que permiten manipular facturas o llevar contabilidades paralelas. Las sanciones pueden alcanzar hasta 50.000 euros».