Oficinas flexibles para producir más

Espacios de relax, zonas de colaboración compartida o «phone box» para videoconferencias privadas constituyen los nuevos modelos de despachos

La crisis ha cambiado muchas cosas, entre ellas los modelos de trabajo tradicionales. Las dificultades económicas que han atravesado las empresas y que algunas siguen sin superar, las ha llevado a dejar atrás la cultura del presentismo por la flexibilidad laboral. Una manera de reducir los costes que generan los espacios de trabajo. Y es que las empresas están modificando la forma de trabajar de un concepto totalmente caduco. Pasamos de sentarnos en el mismo puesto de trabajo cada día, durante toda la jornada laboral, a una forma de trabajar autónoma en cuanto a espacio y tiempo, en la que priman los resultados sobre el control y la presencia en la oficina. Los trabajadores se organizan el tiempo a su manera, en función de unos objetivos y las empresas buscan ahorrar espacios.

El director de Ofita, primera empresa española en diseño y mobiliario para oficina, Camilo Agromayor, mantiene que «se han producido cambios por la contracción de la demanda y se ha aprovechado para rediseñar la oficina y adecuarla a las nuevas necesidades de la organización». Los valores tradicionales de puntualidad, jerarquía, regularidad, están cambiando por otros más de interacción, comunicación, etc. Y es que cada vez más empresas comienzan a comprobar cómo el trabajo flexible se traduce en importantes ventajas competitivas, al alinear sus necesidades con los intereses de sus empleados. Según Ofita, los incrementos de la productividad global están siendo superiores al 20% con esta nueva forma de trabajar. Cada vez surgen espacios más informales y diferentes a los puestos de trabajo tradicionales para fomentar las actividades a las que ahora se va a a la oficina. De esta manera en las actuales comienzan a convivir los puestos asignados con las áreas no territoriales; salas de proyectos para el trabajo en equipo, con las zonas destinadas al individual, los «phone box» para el trabajo confidencial, como una videoconferencia privada, con las zonas de colaboración compartidas, los despachos con las áreas de colaboración informal y los de relax. «Todo el hábitat de los empleados se convierte en un posible espacio de trabajo. De hecho, cada día es más común que las reuniones se realicen en las zonas de office, áreas de paso o de descanso», explica Agromayor.

Por otra parte, la oficina se planifica en función de la presencia real de los empleados frente a la asignación tradicional: un trabajador, un puesto de trabajo. Así mientras el número de despachos se ha reducido en torno a un 60%, las zonas de interacción son los espacios que más se están demandando en los diseños de las oficinas actuales para intercambiar conocimientos. Unos espacios cada día más atractivos para motivar a un talento cada vez más exigente. Y es que según los expertos para atraer y retener el mejor talento es necesario proporcionarle un entorno de trabajo que responda a sus expectativas y necesidades, que le inspire y le permita trabajar con mayor libertad. Los empleados cada vez valoran más la comodidad de elegir dónde trabajar en función de sus necesidades y unos objetivos, y por ello, reclaman oficinas flexibles. Unos entornos de trabajo donde se introducen elementos más cómodos, como los sofás, que acaban con la sensación de jerarquía. Tampoco se están aprovechando un 40% de los puestos de trabajo y es por ello que se tiende a disponer del espacio acorde a la necesidad de cada momento.

Esta transformación de las empresas procede de los países más avanzados, un concepto que se ha ido trasladando al resto del mundo y que se irá instalando con más potencia y velocidad, aseguran los expertos. Las compañías que quieren retener el talento han comenzado con esta nueva corriente. Microsoft fue la punta de lanza de este tipo de trabajo. En sus instalaciones se incluyen más posiciones móviles y diversos espacios de encuentro y ambientes de relax y diversión que promueven el trabajo en equipo, la colaboración y un contexto más saludable. Y es que la decoración es mucho más que un simple escaparate. «Es la forma de transmitir los valores desde dentro hacia afuera», sentencia el director de Ofita.

Claves

► Las oficinas se rediseñan para adecuarse a las nuevas necesidades de organización que tienen las empresas.

► Los valores tradicionales de puntualidad, jerarquía, regularidad, están cambiando por otros más de comunicación.

► Se introducen elementos más cómodos, como los sofás, que acaban con la sensación de jerarquía.

► Los resultados priman sobre el control y la presencia en la oficina. El trabajador necesita más libertad.