Certificar la calidad en internet sin esfuerzo

Las certificaciones ISO 9001 e ISO 14001 permiten gestionar la calidad y el respeto medioambiental de las empresas. Ambas tienen una duración de tres años, aunque cada año los solicitantes están sujetos a auditorías. Con el fin de ayudar a las organizaciones a emprender este proceso lleno de especificaciones y aprovechando las ventajas de los servicios en la nube, Indra ha desarrollado Isocloud, una herramienta informática específica para ISO. La solución agrupa 14 módulos de operación para diferentes criterios de las normas, además de tener todas las ventajas de los servicios en la nube: la reducción de costes porque no hay inversión inicial en equipos, licencias o mantenimiento, accesibilidad desde cualquier punto y sencillez.
El sistema se comercializa desde enero y en tres meses una veintena de clientes se han beneficiado de algunos de sus formatos. Pedro Guirao, responsable de calidad de Atecalsa (una de las primeras empresas en contratar el servicio), afirma: «Sobresale porque se puede usar en cualquier parte, simplemente disponiendo de acceso a Internet y sin mover archivos de un sitio a otro. Destaca también por el ahorro de tiempo y costes, fundamental para cualquier empresa. Lo que antes, con la antigua forma de gestionar ISO, te llevaba una hora y media, ahora te lleva un tercio. Aparte, antes cada registro tenía que estar en papel».
Las tres formas de comercialización garantizan el pago en función de las necesidades. Con el modo bronce, aquellas empresas que ya cuentan con servicios de consultoría, y no quieren cambiar, pagan sólo por la descarga de la herramienta y de los manuales de usuario, con lo que sólo se abonaría una cuota mensual de uso. El modelo plata ofrece además una asistencia online con un número de horas fijas y el modelo oro garantiza la implementación guiada.

importación masiva
Guirao comenta que, en el caso de su empresa, adquirir la herramienta les supuso aumentar sólo 60 euros los gastos de consultoría. «Hay determinadas fases de la norma que son muy laboriosas, como medir la satisfacción de los clientes y hacer encuestas», explica Mari Paz Xavier, gerente de Soluciones para la Sostenibilidad de Indra, en referencia a uno de los módulos de aplicación. En este caso, Isocloud lanza a los clientes de la base de datos las preguntas on line, genera informes y elabora estadísticas de forma automática con la ventaja de que es capaz de leer y copiar «los antiguos archivos Excel de la empresa. Hay empresas que tienen bases de datos muy grandes de proveedores y para facilitar la conversión se hacen estas importaciones masivas», detalla Xavier. Otro de los puntos importantes de esta aplicación es el gestor documental, que facilita enormemente el control de firmas a las organizaciones, eliminando la necesidad del papel.
Una más de las posibilidades de los módulos transversales es que cualquier implicado en cada área temática puede actualizar los datos, por ejemplo, de consumo de papel desde su teletrabajo o los propios gastos energéticos gracias a un cuadro de mando. Hay tareas o registros que pueden abrirse desde diferentes módulos temáticos, por ejemplo, permite introducir incidencias desde cualquier gestor, sin tener que salir y volver a entrar, además de generar alertas que van hasta el correo personal de cada afectado y a su escritorio de acceso a la nube, para que no se dejen las tareas pendientes al final del proceso de certificación. «Aunque fue concebida como herramienta genérica para pymes, se ha ido evolucionando para adaptarse también a las necesidades más complejas de las grandes corporaciones», termina Xavier.