El espacio potencia el ingenio de los propios empleados

Aseguran los expertos en Recursos Humanos que la Cuarta Revolución Industrial, en la que estamos inmersos y que, hasta el momento, se ha caracterizado por la digitalización de los procesos de gestión en el sentido más amplio y fabricación, la captación masiva de datos, la conversión de éstos en conocimiento y, a su vez, en «business», así como la automatización inteligente y con capacidad de aprendizaje, ha convertido al intangible, es decir al trabajador, en el patrimonio principal de las empresas. En palabras de Alejandro Pociña, presidente y consejero delegado de Steelcase España y Portugal, «hay mucha incertidumbre con respecto al futuro del mercado laboral, pero está claro que actualmente la fuerza de las compañías se sustenta en el capital intelectual, ya que su activo más apreciado es el talento de las personas».

Ese valor no se manifiesta solo. No se revela espontáneamente. Hay que encauzarlo a través de una correcta dirección, una cultura corporativa bien construida y asimilada por la gran mayoría, una política de comunicación interna efectiva, un plan de promoción de carrera atractivo y un espacio de trabajo acogedor y flexible que potencie la productividad y facilite la transformación total a la que están obligadas todas las organizaciones como consecuencia del cambio de paradigma que ha acarreado la disrupción tecnológica.

Las barreras. Antes de diseñar un entorno laboral, conviene analizar los problemas con los que se encuentran los trabajadores habitualmente en sus oficinas. Uno de los principales, explica Vanja Misic, responsable de Experiencia del Usuario de Steelcase en Europa, Oriente Medio y África, «es la excesiva pérdida de tiempo en encontrar el espacio adecuado que necesitan para desarrollar su función habitual o una misión temporal».

Otras veces, el que tienen asignado es muy fijo e, incluso, encorsetado, «lo que les lleva a ‘’hackearlo’’, por lo que intentan adaptarlo aunque no puedan». Otra barrera habitual «es la incapacidad para captar en toda su amplitud la información, lo que les lleva muchas veces a tunearlo poniendo papelitos adhesivos en todas partes». Un estudio realizado conjuntamente el año pasado por Microsoft y Steelcase recoge que «existe una mayor necesidad de colaboración en las empresas, pero sólo el 25% de los encuestados considera que puede ser más creativo en los lugares que actualmente tienen disponibles para el trabajo en grupo».

«Desingn Thinking». Aunque suene a tópico, la búsqueda de una solución para un entorno de trabajo requiere de una planificación que ponga a las personas en el centro. Vanja Misic explica que no existe metodología mejor que la llamada «Design Thinking» (un pensamiento de diseño), que tuvo su origen en la Universidad de Stanford, en California, y que procura detectar las necesidades y comprender lo que está sucediendo antes de generar propuestas. «En el mundo en el que vivimos hoy en día, en el que todo discurre mucho más rápido, a una velocidad de vértigo, no podemos confundirnos en las soluciones que se aportan a los usuarios. Volver atrás sería mucho más grave que proceder yendo paso a paso y buscando soluciones parciales», añade Vanja Misic.

Esencia de los espacios. La vía para salir de estos ambientes rígidos no es otra que la de buscar y hallar «fórmulas modulares y muy flexibles que permitan que las personas estén próximas cuando sea necesario y que el espacio esté al servicio de ellas y no al revés. «Así se propicia –prosigue– una mayor creatividad al tener más accesible la información al tiempo que se acrecienta la colaboración con otras personas y se trabaja en equipo para moldear una idea. Vivimos un momento en el que el trabajador reclama a la empresa que sea el espacio el que se adapte a él y no a la inversa como ocurría hasta ahora». Esta forma de actuar es finalista. Persigue engendrar atmósferas que, al mismo tiempo, «ayuden a extraer lo mejor de las personas y a poner todo ese potencial al servicio del éxito».

Tecnologías emergentes

Integración de la tecnología. Ese informe citado anteriormente y que ha sido elaborado por Steelcase y Microsoft revela que el 62% de los trabajadores de diversos sectores cree que su éxito futuro dependerá de su capacidad para ser creativos. El 76% de ellos siente cierta angustia ante las tecnologías emergentes que cambiarán la naturaleza de sus trabajos en el futuro. También revela, añade Alejandro Pociña, «la conexión entre la creatividad y la privacidad, ya que los empleados clasificaron contar con un lugar para trabajar sin interrupción, como el segundo factor más importante que podría acrecentar su creatividad, justo detrás de la necesidad de tener más tiempo para pensar».

A partir de los datos y conclusiones que recoge esa investigación, ambas multinacionales han alcanzado un acuerdo para desarrollar cinco entornos, verdaderamente innovadores, que fomentan el trabajo colaborativo y creativo, al tiempo que integran soluciones y dispositivos tecnológicos con el mobiliario. Estos espacios tienen nombres y funciones específicas. La de «Focus Studio» es propiciar el trabajo individual de concentración, aunque permite una fácil adaptación para que dos personas puedan colaborar.

«Duo Studio» ayuda a dos personas a cocrear y apoya el trabajo individual con la tecnología Microsoft Surface Studio. «Ideation Hub», un espacio de alta tecnología que fomenta la participación activa y la igualdad de oportunidades para colaborar con otras personas a cocrear, compartir y perfilar ideas con compañeros de equipo que se encuentran en distintas ubicaciones geográficas. «Maker Commons», por su parte, está concebido para estimular el cambio rápido entre conversación, experimentación y concentración. Y, finalmente, «Respite Room», una sala exclusivamente privada que permite posturas relajadas para fomentar la atención y la reflexión de una forma relajada y sin presión.

Ventaja competitiva. Interesante la consideración que hace en voz alta la responsable de Experiencia del Cliente de Steelcase cuando se le pregunta por la importancia que ha adquirido el espacio de trabajo en la empresa de hoy en día. «Ante la fuerte exigencia de las cúpulas empresariales a los empleados de ser más innovadores y creativos para añadir más valor a sus productos y servicios, éstos han reaccionado pidiendo ambientes mejores que aviven la inventiva y el ingenio».