¿Cómo evitar perder el tiempo en las reuniones?

Una cuarta parte del tiempo dedicado a las reuniones en las empresas es tiempo perdido, según diversas encuestas hechas entre trabajadores. Si se tiene en cuenta que la media de tiempo que emplea un oficinista en reuniones ronda las dieciséis horas semanales, resulta patente la necesidad, sobre todo para las PYME, de contar con herramientas adecuadas que permitan aprovechar los conocimientos y las decisiones resultantes de dichas reuniones.

Investigadores de Alemania, España, Suiza y Reino Unido se unieron al proyecto colaborativo DOCUMEET para dar con una solución a este problema. El equipo al cargo se propuso diseñar una plataforma integrada que permitiese estructurar y gestionar mejor las reuniones y documentar, difundir, investigar y poner en práctica las conclusiones de cada reunión con mayor facilidad, informa la agencia de la UE Cordis.

Como paso inicial describieron los problemas más comunes que se encuentran las PYME en este sentido. Uno de ellos fue la falta de una estructura organizada destinada a registrar las reuniones. Gracias a una serie de encuestas se descubrió que el registro de las actas de las reuniones resulta costoso en términos de recursos humanos y que dichas actas en contadas ocasiones se distribuyen adecuadamente o se integran en la base de conocimientos de la empresa. Esta situación provoca que se pierdan ideas, no se realice un seguimiento de las decisiones adoptadas y sea necesario volver a concertar una reunión.

La plataforma DOCUMEET aportará una solución que registre, transcriba, resuma y documente las reuniones mediante una unidad de grabación específica. La plataforma contará con un sistema de reconocimiento de voz automático, se adaptará al que tiene la palabra y aplicará un paradigma para lograr resúmenes de las reuniones.

Si bien el producto de DOCUMEET se orientará a proveedores de salas de reuniones y centros de negocios, cualquier organización que mantenga reuniones podría aprovechar la invención.

Los socios del proyecto confían en que las PYME de toda Europa, y en concreto las que operan en los mercados con representación en el consorcio, podrán integrar DOCUMEET en sus salas de juntas y en su cartera de servicios. Se calcula además que los beneficios para el consorcio podrían alcanzar los cinco millones de euros en cinco años.

DOCUMEET es un proyecto europeo colaborativo al que la Comisión Europea aportó 1 147 925 euros y cuya gestión recae sobre la Agencia Ejecutiva de Investigación (AEI) en virtud del tema "Investigación en beneficio de las PYME"perteneciente al Séptimo Programa Marco (7PM).