Un alto porcentaje de trabajadores desconoce todavía cuándo volverá a la oficina. Esa misma cuestión también se plantea entre los CEOs y comités de dirección. Ante esta situación, su principal desafío es cómo promover una vuelta saludable y, sobre todo, motivadora. El concepto de trabajo presencial ha cambiado radicalmente en el último año, y, si se quiere que los empleados vuelvan ilusionados, es necesario construir espacios de trabajo diseñados para hacer fluir la colaboración y capaces de satisfacer las necesidades de todos los profesionales que lo habiten.

Tal y como se señala en el estudio Análisis Global sobre Teletrabajo, elaborado por Steelcase, el 90% de los profesionales encuestados a nivel mundial quieren volver a la oficina, contando con, al menos, un día de teletrabajo, según refleja un 55% de media en las respuestas.

Además, las principales razones por las que los españoles desean volver al espacio de trabajo son, entre otras, poder reconectar con los compañeros, acceso a papel y documentos, reconectar con la organización y su propósito, poder colaborar en persona y trabajar en un entorno más profesional y silencioso.

Sin embargo, aunque todo el mundo habla del nuevo modelo híbrido, de teletrabajo, o de vuelta a la oficina, no podemos dejar de lado que las expectativas de las personas sobre su experiencia de trabajo han cambiado. Por ello, será necesario que existan distintos enfoques de diseño para crear espacios que respalden las nuevas formas en que las personas quieren trabajar. Es decir, la oficina no puede ser la misma que antes, ya que las personas no querrán volver a un bench poco inspirador, abierto y con ruido, ya que, para eso, preferirán quedarse en casa.

Diseño de espacios colaborativos

No cabe duda de que este modelo híbrido implica un desafío para toda estructura empresarial. No obstante, la clave del éxito en esta hibridación está en el aprovechamiento del diseño de las oficinas de manera que fomente la generación de ideas y la interacción espontánea de los trabajadores.

En este sentido, para crear espacios que ayuden a generar creatividad, es importante que los empleados puedan desarrollar sus capacidades y aprovechar todo su potencial a través de un entorno adaptado a las necesidades específicas de cada organización y a sus objetivos de negocio.

Ejemplo de ello son las oficinas con una metodología Agile, que permite que los espacios se utilicen en función de los proyectos, sin barreras y adaptados a las necesidades de los trabajadores. Las ventajas de adoptar esta metodología son muchas. Mayor flexibilidad y capacidad de adaptación a las transformaciones que demanda el mercado, mayor interacción con el cliente para saber si nos ajustamos realmente a lo que necesita, incremento de la productividad al tener plazos de entrega y tareas concretas asignadas, la posibilidad de corregir errores rápidamente o un mayor porcentaje de éxito en el resultado final.

La oficina ha cambiado y los tres principales factores que las personas quieren que su oficina les proporcione ahora son: colaborar con otros de manera efectiva, poder acceder más fácilmente a herramientas y recursos y la posibilidad de socializar.

De hecho, un estudio de Steelcase manifestó que el 90% de las personas cree que la colaboración es fundamental para crear nuevas y mejores ideas, algo que es menos probable que suceda si se trabaja en casa o si los trabajadores pasan la mayor parte de su tiempo en la oficina en una fila de bench.

Sin embargo, la mayoría de los espacios no están diseñados para favorecer la colaboración, sino que están adaptados para dar cabida al número total de empleados presentes en la oficina. No obstante, la alta presencialidad no será tan habitual a partir de ahora, teniendo en cuenta los avances en la implementación del teletrabajo. De esta forma, serán muchos los espacios que queden libres, pudiendo sustituirse las filas de bench por zonas comunes que estimulen el trabajo colaborativo.

Según señala, Alejandro Pociña, presidente de Steelcase en España: “Las personas necesitan y esperan una experiencia laboral que sea mejor que la que tenían. Tenemos que buscar un entorno de trabajo que aporte, un modelo mucho más flexible acorde con las necesidades de cada momento que fomente la co-creación y la innovación. Una organización que quiera ser competitiva deberá diseñar espacios productivos que ayuden a las personas a sentirse bien física, psicológica y cognitivamente”.

Siete claves para implantar la metodología Agile

En línea con todo lo anterior, Steelcase aporta siete razones por las que es positivo implantar la metodología Agile en el espacio de trabajo:

• Los equipos son responsables de su espacio. El diseño del espacio debe servir a un propósito. Dar a los equipos la posibilidad de reorganizar su espacio en función de las necesidades que tengan ayudará a aumentar la eficacia y el compromiso de los trabajadores.
• Trabajar en un entorno abierto en lugar de en puestos de trabajo aislados ayuda a resolver los problemas de manera inmediata sin tener que programar reuniones. Además, tener la posibilidad de mover todo el espacio agiliza la colaboración y fomenta el aprendizaje recíproco.
• El trabajo de concentración mejora el desarrollo del proyecto. Tan importante como poder colaborar con los miembros del equipo es contar con espacios de concentración para poder cumplir con los plazos de entrega. Contar con un espacio para el trabajo de concentración, siendo conscientes del espíritu de equipo, fomenta el progreso continuo y el desarrollo de conocimientos.
• Los espacios de descanso ayudan a cargar las pilas de los miembros del equipo. Los espacios de transición fomentan la recuperación de energía de las personas que realizan auténticos trabajos de concentración, como la codificación. Todo el mundo tiene una forma de recuperar energías. Algunas personas necesitan un espacio social como una cafetería. Otros pueden necesitar un lugar tranquilo como una zona de relajación o una dosis de naturaleza, como un jardín.
• La participación del cliente hace que el proceso avance. Llevar a cabo una revisión con el cliente de forma frecuente ayuda a agilizar el desarrollo del proyecto. Para ello, se necesitan espacios donde el cliente pueda revisar la evolución del proceso y se le permita una participación equitativa sin necesidad de reservar una sala de reuniones, algo que puede dilatar los plazos o no permite la espontaneidad o la inmediatez.
• Las soluciones verticales fomentan el aprendizaje. Las pantallas analógicas y digitales, así como las paredes o los muebles donde poder escribir ayudan a presentar el punto en el que se encuentra el proyecto de una forma visual y resumida de la que puedan participar todos los equipos implicados.
• Estar de pie favorece la rapidez. Estar de pie fomenta las reuniones activas, rápidas y direccionales, diseñadas para poner en funcionamiento la siguiente serie de actividades. Las soluciones de mobiliario que permiten a los usuarios cambiar de posición para poder trabajar en diferentes alturas ayudan a la productividad y a la creatividad de los participantes.