Luis Aparicio: “La anonimización elimina aquellos datos susceptibles de Protección de Datos para que se puedan utilizar de forma libre”

La auténtica transformación digital de las empresas pasa por confiar de pleno en la digitalización. En aceptar a ésta como columna vertebral del progreso y la competitividad de cualquier organización, ¿verdad?

En un contexto genérico la transformación digital es algo estratégico y transversal para una empresa que implica a todos los departamentos y personal de la misma por la que se adoptan medidas como hacer una factura electrónica en lugar de enviar en papel, generar y consultar los expedientes de clientes a través de un gestor documental en lugar de una Excel, digitalizar (escanear y capturar datos) de los documentos y facturas para agilizar los procesos internos y controlar los pagos, etc. Cada uno de estos pasos es la digitalización de los diferentes contenidos de la empresa.

¿Por dónde empezar una empresa cuando hablamos de digitalización?

La Dirección es la que ha de marcar las pautas de la digitalización. Es común el planteamiento de eliminación del papel en departamentos administrativos, de Recursos Humanos y gestión de clientes y proveedores; en producción con mejora de procesos, en marketing para agilizar carteras de clientes y potenciales clientes, etc. La prioridad la marca el momento actual de la empresa respecto al mercado.

No debemos olvidar que hay muchos sectores, como abogados, hospitales… que tienen infinidad de documentación activa o pasiva por digitalizar y, por ende, de difícil consulta.

Claro, el papel todavía sigue utilizándose como soporte documental no solo en entidades que de forma regular han creado y conservan archivos grandes internos o externos a la entidad, como Clínicas, Hospitales, abogados, médicos, notarios, sino en muchas empresas que aún queriendo esta transformación digital no pueden por motivos económicos, de personal con habilidades digitales, de la propia dirección que no marca las pautas para el cambio e incluso de la resistencia al cambio. Pero es cuestión de tiempo, sin duda.

¿Cómo de laboriosa puede ser una digitalización masiva del papel?

Bueno a la hora de digitalizar (escanear) documentos en papel hay que plantearse si todos los documentos necesitan digitalizarse. En general no, pero hay que hacer una valoración de los archivos temporales, archivos externos, o descentralizados en la empresa para valorar qué archivos son activos, pasivos porque no generan consulta, custodiarlos por normativa, etc. Hay casos especiales como el de los ensayos clínicos que hay que conservarlos durante 25 años (en papel o digital).

Pero la digitalización no solo es escanear documentos, sino crear los índices para que cada unidad documental pueda ser buscada y encontrada rápidamente, tener una trazabilidad de cada documento, capturar los datos de los documentos con procesos automáticos, validar los datos obtenidos para obtención de errores, etc. es decir, habilitar y mejorar los llamados procesos de negocio para mejorar en fiabilidad y seguridad.

¿A qué nos referimos cuando hablamos de digitalización certificada?

La digitalización certificada es un proceso por el cual la digitalización (escaneo) de los documentos se lleva a cabo con un software homologado por la Agencia Tributaria para que se puedan garantizar las imágenes y los datos obtenidos en el proceso.

La obligación inicial por parte de la Agencia Tributaria de establecer este tipo de digitalización es para las facturas recibidas. De esa manera se pueden presentar las imágenes y los datos obtenidos en una base de datos de cualquier periodo fiscal y de cualquier inspección tributaria.

¿Por qué es tan importante y necesaria la facturación electrónica?

Primero por los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso eliminando costes de impresión, errores de personal, tiempos de cobro, archivos de papel, entre otros.

También porque la factura electrónica integra características esenciales que garantizan la autenticidad del documento e integridad como la firma electrónica y permite el intercambio de datos entre facturas que facilitan la gestión y modificación.

Un concepto que ha adquirido cierta relevancia en los últimos tiempos es el de la anonimización, ¿en qué consiste y cómo puede ayudar a las empresas?

Será de gran ayuda para empresas que tengan en sus archivos digitales datos confidenciales, como Clínicas y Hospitales, abogados, departamentos de Recursos Humanos, Prevención de Riesgos, entre otros, y quieran mejorar la seguridad y confidencialidad.

La anonimización elimina aquellos datos susceptibles de Protección de Datos para que se puedan utilizar de forma libre, por ejemplo, en un contrato se eliminan nombres y apellidos, direcciones, fechas, ciudades, etc. con el objetivo de que ese contrato pueda ser visto/consultado por diferente personal en la empresa para formación o como referencia para casos similares.

La anonimización puede ser reversible o irreversible y los datos pueden sustituirse por asteriscos ******, por otros datos diferentes o por líneas superpuestas en los datos

Las soluciones integrales de procesamiento del lenguaje natural o PLN, ¿están cambiando la manera de enfrentarse las empresas a la digitalización?

La traducción automática multilingüe, la anonimización, la clasificación automática de documentos, la sumarización, el análisis de sentimientos, son soluciones de procesamiento del lenguaje natural y son procesos avanzados en la digitalización.

El PLN se basa en algoritmos y modelos matemáticos que permiten a los ordenadores analizar texto e identificar patrones a través de un análisis sintáctico, léxico y semántico de palabras y frases. Indudablemente los cambios serán profundos en muchos sectores.

¿Cómo ayuda STD a las entidades públicas y privadas?

Nuestras soluciones documentales se adaptan a las entidades y departamentos en función de sus requerimientos y necesidades:

Los gestores documentales ayudan mucho en la gestión de los documentos digitales; la digitalización de procesos de negocio como el escaneo masivo de documentos y captura de datos agiliza la gestión administrativa y contable; la custodia física y digital de documentos y datos preserva la documentación en papel y digital importante; la anonimización ayuda a liberar los documentos importantes para que otros departamentos puedan utilizarlos y liberarse como tal de la normativa de Protección de datos; la sumarización de datos permite obtener resúmenes de contenidos; y el borrado seguro de los datos es una garantía de eliminación de datos en cualquier soporte digital aportando evidencias digitales.