Matriz de Eisenhower: esta es la forma de ser más productivo en su puesto de trabajo

Comienza la jornada laboral y el trabajador se incorpora a su puesto con una idea clara de las actividades que desarrollará durante el día, aunque poco a poco se van sumando nuevas tareas que alejan a este empleado de su objetivo principal. Por tanto, ante esta situación, pese a que el tiempo se vuelve oro, el gran número de frentes abiertos y no saber por dónde empezar puede hacer al empleado aplazar ciertas obligaciones, disminuyendo la calidad del trabajo así como la productividad. Es por ello que para evitar que el típico día de oficina se convierta en todo un martirio, el trabajador puede hacer uso de la matriz de Eisenhower para organizar el flujo de trabajo del día de manera más eficiente.

En este contexto, dicha herramienta que se utiliza para priorizar tareas y gestionar mejor el tiempo se divide en dos clases de problemas principales: los urgentes y los importantes. Las actividades son urgentes cuando estas deben completarse antes de una fecha o momento determinado, como puede ser hacer una llamada o realizar un trabajo más laborioso como entregar un informe. En lo que respecta a las importantes, estas tareas suelen estar relacionadas con objetivos a largo plazo claves para la empresa, las cuales requieren una mayor atención para realizarlas de forma eficaz.

Asimismo, estos problemas se dividen a su vez en dos categorías cada uno, haciendo que todas las tareas puedan organizarse en tan solo cuatro cuadrantes en función de su importancia y urgencia:

• Tareas importantes y urgentes: Todas aquellas actividades que se hayan incluido en este cuadrante son las primeras por las que el trabajador deberá empezar, realizándolas en el menor tiempo posible. Estas tareas acercarán al empleado a sus metas empresariales, por lo que en el caso de no llevarlas a cabo, esto podría suponer un riesgo para la calidad del trabajo.
• Tareas importantes pero no urgentes: Por norma general, estas actividades suelen ser un objetivo a largo plazo, por lo que pese a que estas tareas son imprescindibles para alcanzar la meta final, estas no requieren ser hechas con urgencia. Por tanto, estas serán las siguientes a planificar y resolver tras haber terminado las previamente mencionadas.
• Tareas urgentes pero no importantes: Estas son aquellas que deben hacerse rápidamente aunque no suponen que el trabajador se acerque a la meta final. Es por ello que estas actividades deberán delegarse al equipo, siempre y cuando sea posible.
• Tareas ni urgentes ni importantes: Por último, aquellas tareas que no acerquen al trabajador a la meta, ni tampoco deban hacerse con urgencia deberán hacerse cuando realmente se disponga del tiempo necesario e incluso llegar a descartar estas actividades al resultar prescindibles.