Reuniones de trabajo: ¿disminuyen o aumentan la productividad?

Mantener la productividad en el trabajo cada vez es más complicado ya que los empleados se tienen que enfrentar a mayores distracciones e incluso algunos de ellos no tienen bien definidos los horarios lo que provoca que esta situación se agrave. Por tanto no es de extrañar que una persona no haya logrado sus objetivos diarios pese haberse pasado el día entero frente a un ordenador.

En este sentido, se vuelve clave el aplicar algunas medidas que permitan al trabajador rendir más y mejor en su puesto. Uno de estos cambios es que si hubiera tres días sin reuniones a la semana, la productividad de la empresa aumentaría un 73%, según un estudio publicado por el Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT). Sumado a esto, la reducción tendrá un efecto positivo en la salud mental de la plantillado, dado que se estima que el estrés podría llegar a reducirse un 57%.

Sin embargo, esta no es la única institución que lo corrobora, sino que en un estudio de Harvard concluye que el 70% de las reuniones impide que los empleados realicen un trabajo productivo. Pese a que estas redujeron en un 20% su duración media, los encuentros laborales durante la pandemia aumentaron un 13,5%.

En lo que respecta a las reuniones digitales, estas disminuyen notablemente el estés, dado que “en este tipo de encuentros virtuales existe una concentración mayor en el tema que se está tratando, y son menos importantes los aspectos complementarios, como la posición, la ropa, los elementos accesorios, los saludos al inicio, etc.”, asegura el profesor colabora de Estudios de Economía y Empresa de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC), Manel Fernández Jaria.

Sumado a esto, Fernández Jaria explica que el lenguaje no verbal en estas reuniones es menos relevante, por lo que esto puede ayudar a que los niveles de estrés se reduzcan. En este sentido, el experto defiende la virtualidad de las reuniones ya que no solo se concreta mucho más el objetivo y se escucha mejor, sino que además se respetan los turnos de palabra y se reducen las interrupciones.

Más efectividad y menos creatividad

Coincidiendo con las afirmaciones de este experto, investigadores de la Universidad de Columbia y Stanford aseguran que las reuniones en línea son muy efectivas para centrar nuestra atención, dado que se está pendiente de la pantalla, dejando de lado otros estímulos y haciendo que la efectividad aumente.

No obstante, esto trae consigo un efecto negativo, ya que al estar más concentrados eso reduce la capacidad de creación y surgimiento de ideas, por tanto en los procesos creativos no resultan tan útiles este tipo de reuniones. Sumado a esto, otro dato es que no existen pruebas de que la modalidad afecte la concesión social, ya que el contacto visual es el que tiene más fuerza en la conexión entre personas.

¿Cuántas reuniones se deben hacer?

Esto dependerá un poco de la necesidad existente que haya, dado que “lo importante es que sean realmente necesarias y que su formato sea el más adecuado para el fin perseguido”, afirma Eva Rimbau Gilabert, profesora de los Estudios de Economía y Empresa de la UOC.

“Por ejemplo, existe el mito de que las lluvias de ideas se hacen mejor en reuniones presenciales, cuando, en realidad, las primeras etapas de generación de ideas proporcionan más y mejores propuestas si se hacen de modo asíncrono (sin ningún tipo de reunión). Después sí que es útil reunirse para evaluar, cribar y perfeccionar las ideas seleccionadas”, añade la experta.

Asimismo, Rimbau sostiene que es preferible hacer en persona aquellas reuniones que se vayan a tratar temas complejos o si es necesario generar confianza, mientras que si es intercambio de información esto se puede hacer online.

Consejos útiles

Ambos profesores de la UOC coinciden en que es importante presentar el orden del día con suficiente antelación, y además Rimbau presenta unas medidas a tener en cuenta para llevar a cabo estas reuniones:

• Comenzar las reuniones con puntualidad: Independientemente de si están o no todos los participantes, premiando así la puntualidad.
• Seguir el orden del día: De esta manera te aseguras de que se crean acuerdos o tareas asignadas en relación con cada punto.
• Ajustar la duración: En este periodo se deben lograr los objetivos establecidos, evitando que sea demasiado larga la reunión.
• Mantener el número de asistentes lo más bajo posible: Se debe Incluir sola a aquellas personas cuyo conocimiento sea realmente necesario.
• Promover activamente la participación de todos los asistentes, en especial a aquellos que acuden de manera virtual si la reunión es híbrida. Asimismo, utilizar la tecnología necesaria al mezclar asistentes presenciales y virtuales.
• Evitar las distracciones.

Errores más comunes en una reunión que se deben evitar

• Convocar a muchas personas: Lo ideal es que haya entre tres y cinco participantes.
• Reunión para el final de la jornada y en lunes: Las primeras horas del día son el mejor momento para el trabajo intenso individual, por lo que las reuniones pueden situarse al final de la jornada y un lunes para cumplir los compromisos a lo largo de la semana.

Asimismo, otros de los errores que se deben evitar son:

• No respetar los tiempos durante las intervenciones.
• No tener reglas básicas.
• No prestar atención.
• No tener un orden del día claro.
• No concretar acuerdos o tareas al final de la reunión.
• No hacer un seguimiento de lo acordado.