Más de 7 millones de pymes y autónomos deberán conservar los borradores y proformas de factura

Más de 7 millones de pymes y autónomos deberán adaptar sus procesos de facturación al nuevo marco digital impulsado por Hacienda antes de 2026. Aunque VeriFactu, el sistema de Hacienda que hará obligatoria la factura electrónica con trazabilidad total, aún no ha entrado en vigor, ya impone una norma clara: ningún borrador, proforma o albarán podrá borrarse sin dejar rastro.

Todos los documentos previos a la factura deberán conservarse en el sistema informático, aunque no lleguen a convertirse en factura final y no necesiten incluir un código QR entre otras necesidades, ya que no se consideran facturas emitidas, según establece la normativa vigente y confirman desde Hacienda.

Así lo ha hecho saber TeamSystem, compañía especializada en software de gestión para pymes, autónomos y gestorías, que ha participado recientemente en Accountex Digital, la gran cita de la contabilidad y el software de gestión en España, donde se ha subrayado precisamente la importancia de esta trazabilidad completa, con el objetivo de poner fin a las prácticas opacas, evitar el fraude fiscal y profesionalizar la gestión empresarial.

Esta obligación se desprende de la Ley Antifraude y del marco establecido por el Real Decreto 1007/2023. Aunque este último no menciona expresamente los documentos preparatorios, la normativa sí exige que cualquier sistema informático garantice la conservación, trazabilidad e inalterabilidad de todos los registros relacionados con la facturación.

En otras palabras: ya no sirve “borrar y volver a hacer”, sin dejar rastro, ni siquiera con proformas. Cualquier sistema que no conserve ese historial —aunque sea de un simple borrador— podría incurrir en sanciones.

Desde TeamSystem, se advierte de la importancia de entender que VeriFactu exige conservar todos los pasos previos del proceso de facturación. “Este cambio obliga a revisar cómo trabajan millones de negocios en España. Muchas veces se hace una proforma, se modifica, se borra… y solo queda la factura final. Esto que es una práctica habitual y propia de la organización de muchas pymes y autónomos, sin maldad alguna, ya no estará permitido si no está todo registrado”, explica Roberto Soto, Head of Product Management TeamSystem España.

En este sentido, la compañía recomienda anticiparse a la entrada en vigor oficial de VeriFactu (enero de 2026 para empresas y julio del mismo año para autónomos) y comenzar cuanto antes a utilizar softwares certificados que garanticen la trazabilidad total. De hecho, aunque su aplicación será progresiva, el sistema ya puede utilizarse de forma voluntaria y remitir registros de facturación a la AEAT, y cada vez son más las compañías que se están adelantando a su implementación definitiva.