El coche de empresa, una fórmula fiscalmente beneficiosa, pero que puede tener inconvenientes

El coche de empresa es una fórmula cada día más utilizada en todo tipo de sociedades y que afecta a millares de profesionales que necesitan utilizar un automóvil para desarrollar su actividad profesional. Pero es cierto que hay muchos interrogantes fiscales a la hora de utilizar un coche de empresa en el ámbito particular y distintos tratamientos en torno al IRPF e IVA que las empresas deben tener en cuenta.

El mercado de vehículos de empresa crece cada mes dentro de las estadísticas de matriculaciones que se publican por parte de las empresas de automoción y su volumen supone aproximadamente la cuarta parte del total de los vehículos que se venden en España. Es habitual que muchas empresas compren vehículos para proporcionarlos a sus empleados, como sucede con los comerciales o cualquier trabajador que necesita viajar con frecuencia. Sin embargo, la gestión de estos vehículos, en particular su tratamiento fiscal, plantea numerosas incertidumbres y desafíos para la empresa, ya que los empleados, además de usar el coche para temas laborales, lo utilizan también a nivel personal fuera del horario de trabajo.

En la actualidad, la fiscalidad en relación al uso mixto de coches de empresa ha planteado interrogantes sobre la tributación adecuada y los aspectos legales involucrados en este tipo de situaciones. Esta dualidad en el uso ha llevado a las autoridades fiscales a buscar una forma equitativa de gravar el beneficio que los empleados obtienen al disfrutar de estos vehículos para fines particulares. En este contexto, varios aspectos importantes se presentan para el sector jurídico y fiscal:

1. Valoración de la retribución en especie: Una cuestión esencial radica en cómo determinar el valor monetario del beneficio en especie derivado del uso personal de un coche de empresa. La valoración precisa de este beneficio es crucial para calcular los impuestos adecuados que los empleados deberían pagar, por la disposición del vehículo en su ámbito personal.

2. Documentación y registro: Como es norma general en el ámbito tributario, la carga de la prueba corresponde a quien ejercita su derecho. En este caso, la empresa y el trabajador son los encargados de acreditar ante la Administración el uso profesional del vehículo, con esta finalidad, es fundamental que las empresas mantengan registros exhaustivos de los kilómetros recorridos y del propósito de cada viaje realizado con el vehículo. Esto permitirá realizar una revisión adecuada y determinar la proporción de uso personal y profesional del automóvil.

3. Normativas fiscales y jurisprudencia: Ante la inseguridad generada por los diferentes criterios manifestados por la Administración y los tribunales, en recientes fechas la AEAT ha publicado una nota en la que aclara cuales son los criterios aplicables a este tipo de retribución.

4. Planificación fiscal: Ante el creciente escrutinio de los entes fiscales, las empresas deben considerar cuidadosamente la planificación fiscal en torno al uso de coches de empresa. La implementación de políticas claras y medidas de cumplimiento puede ayudar a evitar sanciones y controversias.

La fiscalidad de IRPF e IVA

Conforme al último criterio fijado por la AEAT, cuando un vehículo de empresa se utiliza tanto para fines laborales como para uso personal fuera del horario de trabajo, se considera una retribución en especie y se incluye en la nómina del trabajador, tributando en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y cotizando a la Seguridad Social.

Existen distintos escenarios para calcular esta retribución en especie, entendiendo por esta el tiempo que el vehículo se encuentra a disposición del trabajador para su uso particular:

A)-Entrega en propiedad del vehículo al trabajador: Se incluye como retribución del trabajo en especie el coste de adquisición del vehículo y los impuestos asociados a su compra. Hay que tener en cuenta que la retribución en especie no puede ser superior al 30% del total del salario anual que recibe el trabajador.

B)-Uso del vehículo por el trabajador sin adquirir su propiedad: Si el vehículo es propiedad de la empresa, la retribución en especie es del 20% anual del coste de adquisición del vehículo, sin que se tenga en cuenta su depreciación; si no es propiedad de la empresa, como en el caso del renting, será el 20% anual del valor de mercado del vehículo si fuera nuevo.

C)- Uso del vehículo por el trabajador con entrega posterior: Durante el período de utilización, la retribución en especie es del 20% anual sobre el valor de mercado si fuera nuevo; si hay entrega posterior al trabajador, se considera el precio de mercado del coche usado en el momento de la entrega, considerando el uso anterior.

Además, se pueden aplicar reducciones en el caso de vehículos eficientes energéticamente: Vehículos con emisiones de CO2 menores a 120 g/km y valor de mercado (antes de impuestos) no superior a 25.000 euros: 15%. Vehículos híbridos o propulsados por motores de combustión interna, siempre que el valor de mercado (antes de impuestos) no sea superior a 35.000 euros: 20%. Vehículos eléctricos de batería (BEV), eléctricos de autonomía extendida (E-REV) o eléctricos híbridos enchufables (PHEV) con una autonomía mínima de 15 km, siempre que el valor de mercado (antes de impuestos) no sea superior a 40.000 euros: 30%.

La opinión de profesionales del derecho puede aclarar algunas situaciones. Según Luis Pérez, CEO de Benow Partners, despacho de abogados de servicios profesionales, «la retribución en especie está sujeta a un ingreso a cuenta, que resulta de aplicar el tipo de retención por IRPF correspondiente al salario del trabajador al valor del uso privado del vehículo. El importe total del rendimiento íntegro de la retribución en especie es la suma del valor de la misma más el ingreso a cuenta que realiza la empresa, siempre y cuando no se haya repercutido al empleado».

En cuanto al IVA, al tratarse de un vehículo de uso mixto, la Ley establece una presunción por la que empresa podrá deducirse el 50% del IVA soportado. En el caso de que el uso del vehículo sea de más del 50%, podrá intentar deducirse más de ese importe, pero Hacienda impone bastantes restricciones a esta posibilidad, ya que considera que debe utilizarse el criterio de la disponibilidad para fines particulares, tanto en el caso del IVA como en el IRPF. Este criterio ha sido concretado por la Audiencia Nacional como la totalidad del tiempo anual que no corresponde a la jornada laboral de los trabajadores, de tal manera que se tendrá en cuenta las horas previstas en el convenio colectivo y el tiempo de disponibilidad para los trabajadores, concretado en fines de semana, festivos, vacaciones y el horario fuera de la jornada de trabajo, en días laborables.