Estos son los límites de control de una empresa sobre sus trabajadores

Con la llegada de la pandemia se han generado numerosos cambios y muchos otros procesos se han acelerado, no tan solo en la sociedad, sino también en el sistema económico así como en el tejido empresarial.

En este sentido, la presencialidad en las oficinas ha pasado a un segundo plano, haciendo que el teletrabajo se haya impuesto como la nueva forma de trabajar que ha sido adquirida por cientos de miles de compañías de todo el mundo.

No obstante, hay algunas compañías que todavía se resisten a esta nueva modalidad, sobre todo porque el control telemático por parte de los empresarios a sus empleados se vuelva una ardua tarea.

Pero, ¿hasta dónde puede la compañía controlar a sus empleados? ¿Los empresarios pueden acceder a los sistemas y equipos que sus trabajadores usan para el ejercicio laboral? Desde la asesoría jurídica Legalitás han analizado los límites de la empresa con el objetivo de que no se vulneren los derechos de los trabajadores.

¿Es necesario el consentimiento del trabajador?

En la actualidad los tratamientos de los datos personales de los trabajadores que suelen realizarse por la empresa dependerán de dos tipos de situaciones:

• Necesarios para el cumplimiento del contrato laboral: Para el tratamiento de esta información no hace falta el consentimiento del trabajador, ya que está amparado por el propio contrato o por las obligaciones legales que la empresa asume frente a la Administración Pública.
• Interés legítimo de la empresa: En estos casos, no será necesario el consentimiento del trabajador para aquellas cuestiones en las que la empresa tenga un interés legítimo para su tratamiento.

De acuerdo con el artículo 6.f del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), este reconoce como legítimo el tratamiento necesario “para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales, en particular cuando el interesado sea un niño”.

Está claro que la empresa tiene un interés legítimo en controlar el trabajo de sus empleados, así como proteger sus sistemas e instalaciones, amparado en el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores (ET). No obstante existe un límite, que será conseguir un equilibrio para conseguir los fines legítimos del empleador y la forma en la que se haga, para evitar así vulnerar derechos de los trabajadores.

¿Se pueden registrar ordenadores en el trabajo sin previo aviso?

“El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales”, tal y como establece el artículo 20.3 del ET.

No obstante este control de los medios informáticos no es absoluto, sino que está limitado por los derechos de los trabajadores, que en este caso son a la intimidad y al secreto de las comunicaciones del empleado.

Por tanto, no es necesario recoger el consentimiento del trabajador, aunque para acceder a los datos personales se deberán tener en cuenta los siguientes requisitos generales, ya que sino el empresario podría exponerse a una sanción:

• Necesidad y minimización de datos: el acceso a la información debe ser únicamente la necesario para la verificación que se debe realizar.
• Claridad y transparencia: Es necesario informar a los trabajadores de que su actividad en el dispositivo será objeto de control y advertir de que tipo de conductas están autorizadas y cuáles no.

¿Se puede usar el móvil de trabajo para temas personales o viceversa?

El empleado puede utilizar el móvil del trabajo para temas personales, siempre y cuando no sea de manera delictiva contraria a la ley y que no exista una limitación expresa por parte de la empresa.

Aunque no haya limitaciones, este dispositivo se debe usar de manera puntual y proporcionada, ya que de lo contrario podría dar lugar a un despido disciplinario basado en la transgresión de la buena fe contractual y el abuso de confianza si el trabajador ha sido advertido previamente.

En cuánto al móvil personal, el Tribunal Supremo establece que la empresa no puede obligar al trabajador a usarlo para temas laborales, solamente en el caso de que se pacte por ambas partes y que el trabajador reciba una compensación económica y que las posibles averías no sean responsabilidad del trabajador.

Asimismo, el empleado no podrá utilizar su móvil personal por motivos laborales si este no tiene autorización expresa de la compañía, ya que podría incurrir en algunos casos en la pérdida o difusión de datos confidenciales de la empresa.

¿Se debe informar de sistemas de videovigilancia?

La compañía deberá informar a los trabajadores de la existencia de sistemas de videovigilancia a través de un distintivo informativo lo suficientemente visible. Esto servirá como control de los posibles ilícitos cometidos por los empleados o como prueba para sanciones y despidos por parte de la empresa, tal y como establece el Tribunal Supremo.

No obstante, el consentimiento de los trabajadores si que sería necesario, siempre y cuando la información se utilizase con una finalidad ajena al cumplimiento del contrato, como para fines publicitarios.