Cómo usar la nueva herramienta de plantilla genAI en Hojas de cálculo de Google

¿Necesitas crear una hoja de cálculo de Google, pero no sabes por dónde empezar? En este tipo de situaciones lo normal es que acudas a una de las plantillas incluidas en la aplicación y realices algún tipo de personalización. Ahora este proceso lo puedes realizar con Help Me Organize que usa la tecnología IA para generar plantillas que se ajusten totalmente a tus necesidades.

Esta nueva herramienta está pensada para realizar todo tipo de plantillas tanto para gestionar proyectos como para crear gráficos y tablas que usen fórmulas. Te vamos a dar las claves que necesitas para que saques el mayor partido a esta nueva utilidad de las Hojas de cálculo de Google.

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Help Me Organize es una aplicación que usa la misma genAI que el resto de los programas de Google Workspace que están diseñados para optimizar los flujos de trabajo.

Podemos encontrar otras aplicaciones con tecnología de IA en Gmail y Google Docs con Help Me Write que ofrece prestaciones de apoyo para facilitar la redacción. Esta herramienta propone frases sobre lo que estas escribiendo o incluso puede ayudarte a alargar o acortar el tamaño del texto.

En Google Slides se puede encontrar un generador de imágenes con IA llamado Help Me Visualize que se crean a partir de una descripción. El resultado lo puedes usar en las diapositivas que estés elaborando con esta aplicación

Finalmente, en las Hojas de cálculo de Google se encuentra Help Me Organize que generará plantillas también en base a las instrucciones que proporcione el usuario.

En la actualidad todas estas aplicaciones de genAI solo pueden ser disfrutadas por los usuarios de pago que pueden acceder a estas funciones que se encuentran en fase beta mediante el envío de una solicitud para participar en su desarrollo.

Cómo usar Help Me Organize en Hojas de cálculo de Google

Si eres uno de esos afortunados que han sido aceptados para probar esta herramienta de genAI, te vamos a explicar cómo funciona. Desde una hoja de cálculo en blanco, accede en el menú Insert a la aplicación Help Me Organize que se encuentra al final de la lista.

Aparecerá un gran campo en el que deberás escribir el prompt o descripción de la plantilla que necesitas crear. Cuanto más concreto seas obtendrás resultados más ajustados. Después deberás pulsar el botón “Crear” y se generará tu plantilla. Esta genAI puede que tarde unos pocos segundos si escribes instrucciones muy elaboradas.

Al estar en fase beta puede que no responda e prompts que sean demasiados complejos. En esos casos te aconsejamos que pruebes con una descripción más simple.

La plantilla generada aparecerá en la hoja de cálculo en blanco empezando a ocupar las celdas desde la primera de la izquierda. Es el momento de repasarla y realizar los ajustes que estimes conveniente de la manera tradicional en la que se usan las hojas de cálculo. Una vez hayas conseguido el resultado que necesitas deberás pulsar el botón “Insert” que aparecerá en el menú en la parte inferior del documento.

¡Ojo! ¡Si cierras directamente la ventana donde has escrito la descripción la plantilla desaparecerá!

Lo importante es el prompt

Una de las claves para usar Help Me Organize es escribir una descripción adecuada para generar las plantillas. Te vamos a dar unos sencillos consejos para que puedas escribir el prompt perfecto.

Empieza con una breve descripción del proyecto para el que necesitas la plantilla. Es una especie de titulo que podría ser, por ejemplo, “Presupuesto para viaje de negocios”.

Especifica las entradas que quieres que aparezcan en tu plantilla. Siguiendo con el mismo ejemplo podrían ser “vuelo, hotel, dietas, etc.

Establece las fórmulas que quieras usar. En nuestro caso podrían ser una tabla que presente gastos mensuales y semanales de cada empleado.

Describe los menús desplegables, lista de tareas o trabajos pendientes. En estos casos se puede establecer listas que diferencien medios de transporte como “avión, tren o coche”.

Indica cómo quieres que sea la tabla resultante. Puedes establecer instrucciones sobre el numero de filas y columnas que quieres con sus categorías correspondiente. Por ejemplo, puedes decir “Un cuadrante con una fila por cada empleado y una columna por cada gasto de viaje que genere”

Puedes desarrollar la descripción de tu plantilla todo lo que quieras dentro de las limitaciones que ahora tiene Help Me Organize. ¡En unos poco minutos tendrás tu plantilla para Hojas de cálculo de Google que hará que tu trabajo sea mucho más fácil!