Eric Yuan, fundador y consejero delegado de Zoom, ha compartido recientemente su visión sobre cómo gestionar reuniones virtuales de forma eficaz. Desde la creación de la compañía en 2011 y su posterior salida a bolsa en 2019, Yuan ha abogado por un enfoque que prioriza la informalidad y la autenticidad en las interacciones a distancia, buscando que los participantes se muestren tal y como son.

El máximo responsable de la plataforma Zoom, pensada para servir como canal para la comunicación y celebración de reuniones virtuales, es uno de esos líderes que apuesta por el bienestar de sus empleados, como lo demuestra el hecho de que aboga por una reducción de la semana laboral y los días de trabajo gracias a la implantación de la inteligencia artificial. Una cara amable que también le ayuda en sus reuniones a través de su propia plataforma.

Claves para la autenticidad en las reuniones digitales

Según Yuan, existen dos pilares fundamentales, a los que se ha referido en una reciente entrevista en The New York Times, para elevar la productividad en las videollamadas. El primero pasa por una preparación exhaustiva previa, que incluye determinar quién debe asistir, quién no, y establecer una agenda clara para el encuentro. Esta fase es, a su juicio, crucial para sentar las bases de una discusión fructífera.

Además de la planificación, el segundo elemento clave es fomentar que cada participante "pueda ser uno mismo", huyendo de una cortesía o formalidad excesiva. Yuan sugiere que está bien permitir pequeñas interrupciones para mantener la conversación fluida y evitar que las reuniones se conviertan en algo demasiado rígido, asegurando la participación activa de todos. Subraya que las videoconferencias no deberían extenderse más de tres horas para mantener la concentración.

Asimismo, Yuan también ha desvelado algunos de sus métodos personales al operar con Zoom. Mientras que en el pasado cambiaba de fondos virtuales, ahora opta por usar su oficina como telón de fondo.

Para finalizar una llamada, suele optar por una despedida discreta, como un mensaje rápido en el chat antes de abandonar la sesión. Incluso, incluye un enlace de Zoom en su firma de correo electrónico para facilitar futuras interacciones.

Por otro lado, esta inclinación hacia encuentros menos estructurados no es exclusiva del CEO de Zoom. Jeff Bezos, el fundador de Amazon, ha expresado una preferencia similar por las reuniones que considera "desordenadas" en lugar de las excesivamente guionizadas. Bezos valora ser parte del "proceso de elaboración", deseando ver los aspectos menos pulidos y las controversias para estimular un debate genuino.

En este sentido, el objetivo común de ambos líderes reside en propiciar un ambiente donde las ideas fluyan libremente y se dé espacio a las opiniones disidentes. Esto busca estimular el debate y la innovación, alejándose de presentaciones meramente expositivas para fomentar la verdadera creación de ideas en equipo y asegurar que todos los puntos de vista sean considerados.