Emprendedores: estos son los 10 aspectos legales que se deben cumplir al montar un negocio

El ecosistema emprendedor de nuestro país se mantiene sólido. Y con las dificultades para encontrar trabajo, emprender puede plantearse como una opción para algunos españoles que aspiran a abrirse un nuevo camino en el mercado laboral o iniciar nuevos retos. Por ello, con motivo del Día Mundial del Emprendimiento, que se celebra este martes, hacemos un repaso sobre aspectos legales clave, recogidos en un informe por Legálitas, que es importante tener en cuenta por parte de cualquier emprendedor al poner en marcha su actividad.

Antes de crear una compañía, es esencial desarrollar un plan de empresa y conocer los trámites legales necesarios para constituirla. Además, se debe elegir la forma jurídica en la que el emprendedor quiere constituir su nuevo negocio, ya sea una sociedad anónima (SA), sociedad de responsabilidad limitada (SRL) o empresario individual, puesto que cada forma jurídica tiene sus propias características y requisitos legales.

Veamos, por tanto, algunos de los requisitos jurídicos y trámites imprescindibles que se deben cumplir para garantizar que el negocio tenga éxito, los cuales abarcan desde la constitución legal de la empresa hasta el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales.

1. Constitución legal de la empresa

Es fundamental dar de alta a la nueva empresa, es decir, dar de alta la actividad empresarial o profesional. Un trámite que puede realizar de forma telemática el propio emprendedor.

Los autónomos deben darse de alta en el régimen especial de trabajadores autónomos de la Seguridad Social, a través del modelo TA 0521 que puede descargarse en la sede electrónica de dicho organismo. También deben dar de alta la actividad en Hacienda (sede electrónica AEAT) cumplimentando el modelo 036/037 (declaración censal de empresarios y profesionales) o acudir a un punto de atención al emprendedor, más aconsejable en el caso de constitución de sociedades. Para ello, se debe rellenar el Documento Único Electrónico (DUE) y tramitar de forma electrónica la gestión del alta de la empresa para enviarlo a las administraciones pertinentes (Hacienda, Seguridad Social y Registro Mercantil en este caso).

No hay emprendimiento si no se da de alta la actividad, puesto que no se pueden emitir facturas, ni prestar servicios a terceros de forma legal.

En ambos casos, una vez realizada el alta de la empresa en los organismos correspondientes es posible que se requiera obtener licencias específicas según el tipo de negocio, como la licencia de apertura o autorizaciones sanitarias.

2. Declaración censal ante la Agencia Tributaria

Mediante este documento la persona física o jurídica que ha puesto en marcha la empresa proporciona sus datos personales a la Agencia Tributaria, dándose de alta en la actividad.

Para la declaración censal es necesario rellenar elmodelo 036/037 de la Agencia Tributaria previamente al inicio de la actividad. Este documento se puede presentar tanto en la Administración, como en la delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal por vía telemática.

Las entidades solicitan por medio de dicho modelo la asignación del NIF (provisional o definitivo) y comunican u optan a los regímenes y obligaciones tributarias con respecto al IRPF, Impuesto de Sociedades o IVA.

En caso de no realizarse este trámite no sería posible emitir facturas ni recibir pagos por la actividad, de manera que el emprendedor quedaría expuesto a la imposición de sanciones tributarias.

3. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas: modelo 840

Este se corresponde con una tasa municipal encargada de gravar actividades económicas cuando existe establecimiento abierto vinculado a la actividad, la cual puede ser empresarial, artística o profesional.

De nuevo, el alta es obligatoria, debiéndose solicitar en un plazo máximo de un mes desde el inicio de la actividad, incluso en los casos en los que se preste de forma ocasional, a excepción de las actividades agrícolas, ganaderas, forestales y pesqueras. Los contribuyentes tendrán que darse de alta en los epígrafes que más se ajusten a su actividad.

Cabe mencionar que el alta no implica obligatoriamente el pago del impuesto. Las personas físicas están exentas de pago. Únicamente tendrán que afrontar este pago aquellas entidades cuya cifra de negocio anual sea igual o superior a un millón de euros. Si bien existe una exención de pago a lo largo de los dos primeros años a contar desde el inicio de la actividad.

Una vez más, se trata de un trámite obligatorio de realizar. En caso de no hacerse, se incidiría en un procedimiento de comprobación tributaria que podría acabar en una posible sanción.

4. Afiliación a la Seguridad Social

En cuanto al empresario individual, este debe solicitar el alta en el régimen de autónomos . Respecto a esto, actualmente se ha establecido la llamada "tarifa plana", medida mediante la cual se establece un coste reducido de la cuota a lo largo del primer año de ejercicio de la actividad. Este puede alargarse hasta el segundo año, en algunas circunstancias. Asimismo, hay algunas comunidades autónomas en las que se ha establecido la llamada "cuota cero".

Igualmente, el Administrador o socio mayoritario de la sociedad que la ha constituido debe solicitar el alta en el régimen de autónomos societarios.

Por otro lado, para dar de alta a trabajadores en la empresa se necesita presentar la siguiente documentación para completar la solicitud de afiliación:

• Documento de afiliación (modelo TA-1). Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de seguridad social y variación de datos.
• Documento de declaración de alta (modelo TA-2/S). Solicitud de alta, baja o variación de datos trabajador por cuenta ajena o asimilado.
• Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del trabajador o, en caso de ser extranjero, del documento identificativo del mismo.

5. Comunicación de apertura del centro de trabajo

Si se quiere abrir un centro de trabajo, el emprendedor deberá informar de ello a la Dirección General de Trabajo, o delegación que le pertenezca por zona, previamente o en los 30 días siguientes a la apertura. Si no lo hace se le puede imponer una sanción que será gradual. Esta dependerá de si la infracción es leve, porque no se corresponda con una actividad o industria considerada peligrosa; insalubre o nociva, en base a los procesos o sustancias manipulados; o una infracción grave, en caso de darse las anteriores circunstancias.

6. Licencia de apertura y actividad

Se trata de dos licencias municipales obligatorias para poder realizar actividades comerciales, industriales o de servicios en un local o establecimiento. Responde a un documento que concede un permiso para llevar a cabo la actividad solicitada, además de confirmar las buenas condiciones del espacio para su habitabilidad.

Hay dos tipos de licencias en función de las actividades que se vayan a desarrollar: inocuas y calificadas. Sólo las actividades profesionales, artesanales o artísticas que se realicen en el domicilio están exentas de estas licencias, siempre y cuando no se implique la venta o atención directa al público y no genere molestias a los vecinos.

Este se ha de pedir en el Ayuntamiento y se otorgará tras elaborar un informe técnico, abonar algunas tasas municipales por la apertura y disponer de un visado de un técnico que confirme que el establecimiento cumple con la norma (prevención de incendios, accesibilidad, etc.).

Igualmente, dependiendo del servicio ofrecido por la sociedad en cuestión, se tienen que solicitar permisos obligatorios para tratar con productos sanitarios, mercancías peligrosas, etc. A su vez, se requerirá una licencia de obras en el caso de realizarse obras en el local.

7. Protección de la propiedad intelectual

En caso de que la empresa constituida desarrolle productos, marcas o tecnología innovadora es necesario proteger los derechos de propiedad intelectual. Un proceso que se puede llevar a cabo por medio del registro de patentes, marcas comerciales o diseños industriales. Lo cierto es que la protección de la propiedad intelectual evita que otros copien o hagan uso de dichas creaciones sin autorización, hecho que puede resultar determinante en la búsqueda del éxito de la empresa y su competitividad.

8. Contratos y acuerdos legales

También es importante disponer de contratos y acuerdos legales que estén bien redactados, con el fin de proteger los intereses comerciales. En esta categoría entran contratos de arrendamiento, contratos de trabajo, contratos de distribución, acuerdos de confidencialidad y contratos de colaboración.

Igualmente importante es suscribir los seguros de responsabilidad civil para cubrir los posibles riesgos en torno al negocio, así como sus necesidades.

9. Obligaciones fiscales y contables

Es mandatorio para cualquier compañía cumplir con las obligaciones fiscales y contables, incluyendo llevar una contabilidad adecuada, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes, así como abonar los impuestos y contribuciones sociales necesarios.

10. Protección de datos y privacidad

Por último, otro punto fundamental es el relativo a la protección de los datos personales, tanto de clientes como de empleados. Con este fin, hay que cumplir las leyes de protección de datos y privacidad, como en el caso del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea. Es necesario desarrollar medidas de seguridad adecuadas, disponer del consentimiento previo de las personas involucradas para utilizar sus datos y garantizar su confidencialidad.

En el caso de no proteger estos datos, existe la posibilidad de que se apliquen las sanciones previstas en el Reglamento General de Protección de Datos por cometer una infracción. Las sanciones pueden ir desde un apercibimiento, una prohibición para el tratamiento de los datos personales o una multa que puede ascender hasta los 20 millones de euros o un 4% del volumen de negocio anual.