Vicente Ruíz: "Cualquier empresa con facturación electrónica experimenta una reducción de costes"

La Ley Crea y Crece ha llegado a las empresas con la intención de cambiarlo todo, al menos en lo que a facturas se refiere. Ésta tiene como objetivo que la factura electrónica se generalice en las operaciones entre empresarios o profesionales. Y, con ello, ayudar en la digitalización de las relaciones empresariales, reducir costes de transacción y facilitar la transparencia en el tráfico mercantil. Pero, ¿están las empresas preparadas? Hablamos con Vicente Ruíz, CEO de GDX Group, empresa pionera y de referencia en España sobre facturación electrónica.

¿Por qué es tan importante y necesaria la facturación electrónica?

El impulso y la regulación de la facturación electrónica en el ámbito de la Unión Europea en general mediante el proyecto ViDA. Y en España en particular, con la publicación en el BOE el pasado 29 de septiembre del 2022 de la Ley 18/2022 o Ley Crea y Crece, va a suponer una democratización del uso de la factura electrónica y las ventajas de usar la misma

Esto va a ser así porque ya no van a ser sólo las grandes corporaciones las que utilicen esta tecnología mediante el uso de caras redes privadas. El estándar se abre a cualquier plataforma de facturación electrónica que cumpla la norma técnica e interopere con la administración del estado que pasará a asumir un rol de moderador, lo que permitirá el uso de la facturación electrónica desde grandes corporaciones hasta pymes y autónomos.

Muchas empresas aún están rezagadas en su implementación, ¿verdad?

Ciertamente son las grandes empresas, en términos generales, las que hasta ahora han tenido clara las ventajas que suponía hacer uso de la factura electrónica y por tanto han apostado por su implementación.

Nosotros ya estamos empezando a abordar proyectos en empresas de tamaño medio como preámbulo de lo que supondrá en el mercado, en breve, la obligatoriedad legal.

¿Por qué es necesaria la facturación electrónica en el sector privado?

Desde nuestro punto de vista, diría que es un paso esencial en la transformación digital de las empresas que contribuye a un entorno de negocio más moderno y sostenible. Pero es que, además, cualquier empresa con facturación electrónica experimenta una mayor eficiencia operativa lo que redunda en una reducción de costes. Es decir, en definitiva, está mejorando su competitividad.

¿Qué sectores son los que se verán más beneficiados con la facturación electrónica?

Los beneficios son absolutamente transversales. Todos los sectores, sin excepción, van a verse beneficiados de las ventajas del uso de la factura electrónica.

En general, ¿qué ventajas trae consigo la factura electrónica?

En primer lugar, con la Ley Crea y Crece es evidente que la primera ventaja va a ser el evitar sanciones por incumplimiento de la norma que obliga a emitir facturas exclusivamente en formato electrónico.

Pero más allá del cumplimiento normativo, la reducción de costes y tiempos en la emisión, impresión, envío y almacenamiento de facturas va a ser un hecho tangible.

Por otro lado, los plazos de cobro se reducen por la celeridad en la conformidad de facturas. Vamos a tener mucha agilidad en los ciclos de tramitación. Pero es que a nadie se le escapa que los errores humanos se reducen, lo que impacta en la declaración de impuestos y balance de la empresa y que la seguridad es total al garantizar la integridad y autenticidad de las facturas emitidas y recibidas.

Asimismo, la propuesta de valor de GDX Group también incluye una automatización del flujo de revisión y aprobación de facturas de proveedores con integración directa en el ERP, una trazabilidad clara con un fácil seguimiento de todo el proceso de generación y recepción de facturas y disponer de una tesorería optimizada gracias a la automatización que permite cuadrar apuntes contables y cotejar documentos claves del proceso como son la factura, su albarán y pedido.

Finalmente, gracias a nuestro portal mejoramos la relación cliente-proveedor al ofrecer rapidez en la gestión de facturas emitidas y recibidas y acceso inmediato a la información del estado de las facturas.

¿Cómo tiene que ser la factura electrónica según lo establecido en la ley?

La norma técnica, que se deriva de la ley, específica el formato de archivo de la factura electrónica, los canales de interoperabilidad con la agencia tributaria para la transacción de la factura y el estado de la misma así como el uso de portales de facturación electrónica.

¿Qué necesita una empresa o autónomo para implantarla?

Si bien existirá una solución pública, de la misma forma que existe FACe para facturar a la administración pública, lo recomendable es utilizar los servicios de una plataforma de facturación electrónica que automatizan todo el proceso.

¿Cómo puede ayudar el portal de facturación electrónica de GDX Group a las empresas que quieren usar la factura electrónica y qué papel juega Docuware en la solución?

Una de las grandes ventajas del uso de nuestro portal de facturación electrónica Iridex es su funcionamiento plenamente integrado con el gestor documental Docuware. Esto supone garantizar no sólo el cumplimiento normativo de la factura electrónica sino la automatización punta a punta del proceso de validación de facturas de proveedores y su contabilización en el ERP.

Adicionalmente, la solución dispone de un portal de clientes y proveedores que ofrece diferentes funcionalidades de repositorio, búsqueda, consulta, etc.

¿Ofrece GDX Group soluciones para las entidades públicas?

GDX Group tiene una amplia trayectoria en la fabricación de productos destinados a la transformación digital de las administraciones públicas. Así, disponemos de una plataforma de administración electrónica denominada Egedex que permite a las administraciones públicas cumplir con la Ley 39 y 40/2015 y que está implantada en organismos públicos de distinta índole.