TCO, la clave de un departamento TIC a la hora de negociar con proveedores

Los departamentos TIC siguen adquiriendo gran relevancia, convirtiéndose en una pieza fundamental en el éxito de varias empresas. Permitiéndoles acceder a sistemas y tecnologías informáticas avanzadas. Sin embargo, su influencia va más allá de la gestión tecnológica. Ya que un departamento TIC supone una ventaja estratégica al momento de negociar con proveedores, utilizando su capacidad para evaluar el TCO.

Esto gracias a su experiencia y conocimientos, lo que les permite evaluar Costes Total de Propiedad (TCO) de tecnologías de software, hardware, redes e infraestructuras. Para así implementar soluciones innovadoras, teniendo en cuenta la adquisición, operación y mantenimiento de dichos servicios. De esa forma, identificar oportunidades de ahorro y maximizar los beneficios a largo plazo.

Beneficios del TCO para los departamentos TIC

Además de su papel en la implementación y gestión de tecnologías, un departamento TIC aprovechan el TCO de manera efectiva al negociar con clientes. En este sentido, presentando análisis detallados sobre los costes y posibles beneficios. Lo que les brindaría a los profesionales una imagen más completa sobre el panorama de dicha inversión financiera.

Esto facilita la toma de decisiones por parte de los proveedores, adquiriendo las soluciones más beneficiosas y competitivas. Mientras que el departamento se centra en crear valor para los accionistas, optimizando los resultados incluso cuando las condiciones no sean las mejores. Es así como el TCO es una herramienta clave para respaldar las negociaciones del departamento TIC.

Se trata de una forma de generar confianza y establecer relaciones comerciales sólidas con los inversionistas. Al presentar datos concretos y demostrar el valor real que poseen sus soluciones tecnológicas. Asimismo, optimizarían los procesos internos, mejorando la comunicación y colaboración entre los diferentes departamentos internos de los proveedores.

No olvidemos que mediante el TCO, un departamento TIC cuantifica los costes de compra durante todo el ciclo de vida del servicio. Esto incluye tanto gastos directos como indirectos. Así como algunos intangibles, oportunidades o imprevistos a los que se les pueda asignar algún tipo de valor. Por ejemplo, si adquieren un servidor de almacenamiento en la nube que incluya una oferta de soporte continúo a largo plazo.

Es importante optimizar cálculos de TCO en empresas tecnológicas

Se trata de una fórmula relativamente sencilla –al menos en un principio–, pero se vuelve excesivamente compleja cuantos más factores se suman. También, puede que un análisis de TCO sea relativamente superior a otro que plantee el departamento TIC. Pero que sus incentivos, gastos pequeños o costes de mantenimiento limiten la posibilidad de crear una oferta competitiva para los proveedores.

Por esta razón, calcular el TCO es crucial para identificar oportunidades, y así impulsar las operaciones existentes. Esto gracias a las múltiples herramientas de datos que posee un departamento TIC. Por ejemplo, si se detectan gastos innecesarios en soporte o software que no utiliza demasiado, es posible dejarlos de lado para explorar alternativas más eficientes.

Esto resultaría en un porcentaje de ahorro significativo, así como en una mejor gestión de los recursos, lo que a su vez, se traduce en beneficios a largo plazo para los proveedores. Por otro lado, sin un análisis exhaustivo de TCO, los departamentos TIC podrían calcular mal el presupuesto para equipos o servidores. Lo que resultaría en la posibilidad de implementar componentes inadecuados para la operación.

Si bien es intrigante analizar únicamente los costes iniciales y gastos básicos al negociar con proveedores. Los mejores departamentos de TIC siempre son capaces de analizar en profundidad mediante el TCO. Esto incluye gastos generales, costes de implementación, capacitación de empleados, tiempos de entregar y costes operativos. De esa manera, garantizando los mejores resultados financieros.

Errores y desafíos al calcular el TCO en departamentos TIC

Ya se habló sobre los beneficios y posibles ejemplos para optimizar el TCO. Pero, está claro que no es un proceso perfecto, y mucho menos sencillo. Por lo que siempre pueden presentarse errores. Ya que es difícil determinar el alcance de los costes operativos de cualquier servicio TI, siendo normal pasar por alto diversos factores, casualidades o imprevistos.

Un ejemplo de esto es poca disponibilidad del hardware, especialmente con la alta demanda que actualmente inunda la industria. Así como el aumento impredecible de precios, los cuales cambiarían al contratar otro servidor o si algún distribuidor de software hace un cambio estructural importante. Básicamente, cualquier tipo de calculo que sea difícil de tener en cuenta al momento de calcular el TCO.

Se trata de un punto importante, ya muchas empresas se ven tentadas a utilizar una metodología básica, basando sus decisiones en información deficiente. Por ello, al ignorar estos factores del TCO, no pasará mucho tiempo antes de que los gastos de mantenimiento o los costes de soporte obliguen al departamento TIC a cesar los servicios para sus proveedores.