Vuelven los viajes de trabajo, pese a las videoconferencias

Si las plataformas de videoconferencia como Zoom vivieron una autentica explosión de negocio con la irrupción de la pandemia y los confinamientos de medio mundo, poco a poco las empresas, sin dejar de lado el uso de estas herramientas, vuelven a apostar por los viajes de trabajo.

Así al menos se desprende del informe «El Valor de los Viajes de Negocios 2024», realizado por TravelPerk, un unicornio español especializado en la gestión, a través de la tecnología, de todo lo que tiene que ver con los viajes de negocio.

Dicho estudio, realizado entre 2.000 empresas y en el que se ha contado con la opinión de 540 altos directivos, 4.600 viajeros de negocios y 625 administradores y gestores de viajes de España, EE. UU., Reino Unido y Alemania, asegura que casi la mitad (49 %) de las empresas prevé aumentar su presupuesto de viajes de trabajo durante este año y el que viene, por lo que se espera que los traslados de negocio superarán los niveles pre pandemia. En el aumento de esta partida, España se sitúa en cabeza, solo por detrás de las organizaciones estadounidenses.

Según Adrià Izard, director de ventas para España de TravelPerk, a medida que el sector de los viajes de negocios avanza «el uso de nuevas tecnologías están impulsando grandes cambios. Un área donde hemos visto una increíble ganancia de productividad es utilizando la IA para agilizar la atención al cliente y automatizar rutinas como la clasificación de correos electrónicos y la gestión de solicitudes no críticas», expone, añadiendo que la tecnología «ha permitido simplificar los procesos tediosos, dándole a las empresas el control que necesitan y a los viajeros la libertad que buscan».

Más clientes, más negocio

Motivos para volver a viajar hay muchos, pero el crecimiento del negocio es sin duda el que parece cobrar más fuerza. Y no solo porque la inmensa mayoría (el 91 % de los directores encuestados) considera que perdería clientes si no celebrasen reuniones en persona, sino porque esas pérdidas sin las reuniones presenciales podrían llegar a ser casi uno de cada tres clientes (27 %).

De hecho, según el estudio, por cada dólar que las pymes y empresas medianas invierten en estos viajes de trabajo se genera un incremento de 12 dólares en los ingresos. Algo que proviene, generalmente, de conseguir nuevos clientes. En este sentido, Álvaro Dexeus, director de Pleo para el Sur de Europa, subrayaba que, especialmente en países como el nuestro, el contacto físico es fundamental, tanto a nivel interno de las empresas como de cara a sus clientes. «La confianza te lo genera la persona y en el Sur de Europa es muy importante tener esa confianza», relataba. «En el contacto físico se genera la oportunidad de negocio», añadiendo que, en su caso, obliga a sus comerciales a tener una visita física a aquellos clientes que facturan más de una determinada cantidad.

Estos viajes sirven, pues, no solo para mantener la relación con los actuales clientes, sino para captar nuevos. «Queremos expandirnos a nuevos mercados para diversificar el riesgo, lo que nos ayudará a crecer en ingresos y rentabilidad», explicaba en la presentación de este informe Carles Solé Ferrando, director financiero de Brill Pharma, quien considera que, según la tipología de negocio, los viajes de trabajo te permiten «aplicar economía de escalas para incrementar rentabilidad y fortalecer tu marca».

Viajar de forma sostenible

El informe también pone de relieve que en esta vuelta a los viajes por motivos laborales la sostenibilidad juega un papel fundamental. No solo porque algunas empresas tienen en esta variable un freno para aumentar esta partida, sino porque se tiene en cuenta a la hora de elegir el transporte.

«Incentivamos el tren en viajes cortos y estamos intentando implementar un concurso con viaje gratis para ver quién coge más tren frente al avión», ponía como ejemplo Miryam de Amores Soroa, Global Office Manager de Idealista, quien, no obstante, también señalaba la dificultad que esto entraña. «Los trenes a Lisboa e Italia, que son nuestros destinos principales, son difíciles de encontrar», determina.

Esta sostenibilidad repercute en que si en 2019 el tren era el medio de transporte elegido en el 19% de los viajes de trabajo, ahora supone un 31%. Además, se busca maximizar cada desplazamiento, de manera que la duración de los viajes de negocios se está prolongando. Si en 2019 el 19 % de los vuelos de corta distancia (inferior a dos horas) fueron de ida y vuelta en el día, en 2023 este número cayó al 9 %. Frente a ello, hay una tendencia cada vez mayor a realizar viajes de dos días.

Esto también está conllevando que, en muchas ocasiones, los empleados aprovechen el traslado para satisfacer necesidades personales, como la visita a familiares o, simplemente, conocer nuevas ciudades y poder hacer algo de turismo. «La generación Z ha nacido con la tecnología instalada, está acostumbrada al teletrabajo por lo que los viajes le abre las puertas a una red de contactos y conocer otras ciudades», asegura Felipe Villegas, Senior Customer Growth Nanager de Personio, quien también advertía que «hay que tener cuidado para no quemarse con demasiados viajes».

Un policía de RRHH

Sin embargo, la gestión que conlleva un viaje de trabajo (desde los vuelos o la estancia, a esta posible prolongación por motivos personales o la tramitación de los gastos, conforme a las políticas de cada compañía) puede suponer un verdadero quebradero de cabeza, según los ponentes en la presentación del informe.

«Las políticas de gasto de las compañías necesitan un software de gestión porque, si no, siempre hay alguien, generalmente en el equipo de recursos humanos o de fianzas, que acaba siendo un policía aprobando o rechazando los gastos de estos vajes. Y a veces no tienen por qué valorar si el viaje da valor a la empresa o no. El software empresarial debe poder reflejar estas políticas de gasto, que deberían ser conocidas por todos», exponía Álvaro Dexeus.

Una visión refrendada por la Office Manager de Idealista, quien también considera que «hay que educar al empleado» para que la posibilidad de combinar ocio y trabajo no se convierta en un exceso. «Pero si se fomenta la flexibilidad e viajes de negocio y personales, eso redunda en una mayor felicidad, lealtad y productividad», sentencia.

Para el responsable de Bill Pharma, además de estas políticas de viajes corporativos, hay varios indicadores que determinan si un traslado es exitoso o no. «Hay que medir el ROI (retorno de la inversión): si se consiguen nuevos clientes o contratos, si se establecen alianzas con partners locales…. Si eres capaz de medir esa variable y lo comparas con el coste de viaje, la rentabilidad está clara».

Equilibrio entre el teletrabajo y el contacto físico

Una de las preguntas que se intentó resolver durante la presentación de este estudio es por qué las empresas están aumentando su partida de viajes laborales cuando el teletrabajo es una de las condiciones que más reclaman los empleados, sobre todo ahora que las personas se han acostumbrado a las videoconferencias.

Más allá del trato personal y la cercanía, los ponentes aseguran que las reuniones en las que todos los participantes están presentes en un mismo espacio suelen ser más productivas, ya que no hay tantas distracciones.

Además, también se considera clave para conocer las particularidades de cada mercado en el que se quiere trabajar.