Reuniones sí o no: cada vez más empresas las anulan completamente

La pandemia de COVID-19 revolucionó hace ya casi cuatro años la forma en la que trabajamos. En un corto período de tiempo, las oficinas convencionales quedaron desiertas y el teletrabajo se convirtió en la norma. Las empresas tuvieron que adaptarse rápidamente a este nuevo modelo, implementando nuevas herramientas y estrategias para mantener la productividad y la comunicación efectiva entre los equipos.

Sin embargo, este cambio también trajo consigo el desafío de gestionar las reuniones de manera eficaz. ¿Hemos hecho más reuniones de la cuenta desde entonces para sustituir cierto presencialismo? ¿Por vernos más entre compañeros aunque sea por videollamada, o por necesidad de control de los superiores?

Por un lado, las reuniones son necesarias para mantener a todos en sintonía y promover la colaboración. Por otro lado, demasiadas reuniones pueden ser contraproducentes, interrumpiendo el flujo de trabajo y generando estrés innecesario. Sin embargo, hay cada vez más empresas que apuestan directamente por anular completamente las reuniones o restringirlas a una sola franja horaria.

Los amantes y los detractores de las reuniones: ¿Qué dicen los estudios?

Hay quienes defienden las reuniones como una herramienta esencial para promover el trabajo en equipo y tomar decisiones colectivas. Por otro lado, hay quienes consideran las reuniones como una pérdida de tiempo, argumentando que la mayoría de las discusiones podrían resolverse a través de correos electrónicos o mensajes de chat.

Los estudios respaldan ambos puntos de vista. Por un lado, las reuniones pueden ser productivas cuando están bien organizadas y tienen un propósito claro. Por otro lado, las reuniones innecesarias o mal organizadas pueden ser una fuente de frustración y estrés, reduciendo la productividad y la satisfacción en el trabajo.

Según uno de los que tienen mayor muestra, elaborado en 2022 en el MIT Sloan, 76 empresas de más de 1.000 empleados cada una y con sede en más de 50 países, fueron analizadas después de que hubieran implantado varios días sin reuniones a la semana.

También preguntaron a los supervisores y a los directores de RRHH de las empresas para conocer los puntos de vista de los ejecutivos sobre los enfoques adoptados. Analizaron los datos comparando los niveles de estrés del personal antes y después de la reducción de las reuniones; y evaluaron sus efectos en el pulso de los trabajadores y otros indicadores.

El estudio reveló que cerca de la mitad (47%) de las empresas participantes optaron por reducir sus reuniones en un 40%, designando dos días de la semana sin reuniones. Mientras tanto, el 35% de las empresas adoptó un enfoque aún más agresivo, decidiendo implantar tres días sin reuniones a la semana, y el 11% decidió ir aún más lejos, estableciendo cuatro días sin reuniones. El último 7% de las empresas optó por erradicar por completo las reuniones.

Productividad vs. dispersión

La productividad es un factor crucial en cualquier entorno empresarial. Las reuniones, si se utilizan correctamente, pueden ser una herramienta poderosa para impulsar la productividad. Sin embargo, cuando se utilizan incorrectamente, pueden tener el efecto contrario.

Por un lado, las reuniones cara a cara pueden ser muy efectivas para resolver problemas complejos, tomar decisiones conjuntas y construir relaciones laborales sólidas. Sin embargo, también pueden ser una fuente de dispersión, interrumpiendo el flujo de trabajo e impidiendo que los empleados se centren en sus tareas.

Por otro lado, la eliminación de las reuniones puede liberar una gran cantidad de tiempo que los empleados pueden utilizar para centrarse en sus tareas y mejorar su productividad. Sin embargo, también puede aislarse a los empleados, reduciendo la colaboración y la cohesión del equipo.

Ejemplos de empresas que han eliminado prácticamente las reuniones: así les va

Varias empresas han tomado la decisión de reducir o incluso eliminar por completo las reuniones. Shopify, por ejemplo, ha eliminado casi todas sus reuniones, liberando más de 76.000 horas de reuniones al año para su plantilla. Otras empresas, como Atlassian, han adoptado la estrategia de establecer "días sin reuniones", permitiendo a los empleados trabajar y colaborar a su propio ritmo.

Los resultados de la eliminación de las reuniones han sido en su mayoría positivos. Las empresas que han reducido o eliminado las reuniones han informado de un aumento de la productividad, la satisfacción en el trabajo y la autonomía de los empleados. En el caso de Shopify, reconocida como una plataforma líder para crear tiendas online y que ya contaba con una amplia plantilla trabajando de manera remota, los cambios han sido para mejor tras dejar solo una franja a la semana para reuniones.

Funcionan introduciendo un bloque de seis horas los jueves para todas las reuniones que involucren a más de 50 personas y se limitará la frecuencia de las grandes reuniones a una vez por semana. Adicionalmente, los miércoles se han designado como días sin reuniones, y se ha alentado a los trabajadores a ser "extremadamente selectivos" al considerar si programar nuevamente una reunión.

Kaz Nejatian, vicepresidente de producto y director de operaciones de Shopify, comunicó mediante un correo electrónico a la plantilla que la revisión de las reuniones recurrentes también busca alejarse de agendas improductivas y abrir más espacio para que los empleados se dediquen a sus tareas.

"Podemos optar por un enfoque lento y metódico o uno rápido y caótico. Elegimos el segundo", escribió. "Estamos conscientes del caos que esto implica, pero eso es lo que buscamos. El caos intencionado es más que aceptable y es parte de trabajar y crecer en Shopify".

La compañía estima que la supresión de estas reuniones liberará alrededor de 76.500 horas anuales si se suma el tiempo ahorrado por todos los empleados.

No obstante, surgen dudas sobre la efectividad de esta medida o si podría tratarse más bien de una estrategia publicitaria o una tendencia. Expertos consultados por Fortune han dado su opinión al respecto.

El riesgo de ‘holgazanería social’

Ayelet Fishbach, profesora de Ciencias del Comportamiento y Marketing en la Universidad de Chicago explicaba a Fortune, sostiene que eliminar las reuniones masivas reduce la posibilidad de problemas comunes en la toma de decisiones grupales, como la "holgazanería social" y la "presión de conformidad".

La holgazanería social ocurre cuando los individuos disminuyen su esfuerzo asumiendo que otros asumirán la responsabilidad. La presión de conformidad, por otro lado, se da cuando las personas se alinean rápidamente con una idea presentada en la reunión sin haber tenido tiempo para considerar los problemas de manera independiente.

"El peligro es terminar con diez personas pensando igual", indica Fishbach.

Además, si bien la interacción social que se da en las reuniones es vital para el bienestar y la implicación de los empleados, las grandes reuniones dirigidas únicamente por un jefe de departamento no son necesarias.

"Las reuniones que solo requieren participación pasiva no fomentan la interacción social y no mejoran el compromiso. Incluso pueden disminuirlo si la gente siente que su tiempo se desperdicia", concluye Fishbach.

Parece que al final todo se resume en encontrar un punto de equilibrio y defender esa postura. Si hay reuniones, que sea porque son útiles. Si no suelen serlo, tomar la decisión de eliminarlas. Es más fácil decirlo que hacerlo, claro, pero las empresas que han probado parecen estar contentas.