Geni Ramos, experta en consultoría digital: “Las diez herramientas digitales para hacer más fácil el día a día”

"Vivimos en el momento de mayor digitalización de la historia", afirma Geni Ramos, consultora de negocios digitales y cofundadora de la Prodigi Academy. Ella es experta en el mundo digital, pero solo hace falta ver nuestro día a día o el de las personas más cercanas para saber que es una realidad. Los dispositivos tecnológicos se han colado en el día a día de la población y el móvil es prácticamente una extensión del cuerpo de muchas personas.

Usar algo mucho no significa hacerlo bien y eso ocurre con la tecnología. "Tenemos más herramientas, más apps y más inteligencia artificial que nunca. Y, paradójicamente, también estamos usándolas peor que nunca", avisa Geni Ramos. También señala el motivo: "¿Por qué? Porque falta educación digital". Esta ausencia es algo generalizado: "Ni los colegios, ni las universidades, ni la mayoría de las empresas enseñan cómo usar la tecnología para obtener resultados reales".

El verdadero problema de la digitalización

Geni Ramos explica por qué no hay una educación digital adecuada: "Nos dan herramientas, pero no criterio". Desarrolla su explicación: "Y ese es el verdadero problema: no necesitamos más herramientas, necesitamos aprender a usarlas bien. Porque si una aplicación no te da un resultado positivo, sea productividad, claridad o incluso entretenimiento, no merece tu tiempo". Hay que buscar algo positivo en todas: "Así de simple. Hasta Netflix tiene que darte algo a cambio".

Se dirige a todos los usuarios: "Por eso, en lugar de hablar de "apps de moda", quiero proponerte otra manera de pensar: primero el objetivo, después la estrategia, y al final, la herramienta. No al revés". Para ello, explica en LA RAZÓN diez tipos de herramientas que sí valen la pena, tanto para tu vida personal como para tu trabajo. Son los siguientes:

Top 10 herramientas digitales para hacer más fácil el día a día y mantener el orden mental en casa y trabajo

Herramientas para mejorar la vida personal

• Recordatorios y rutinas: la base del orden mental. La mente no está hecha para recordarlo todo. Las herramientas de recordatorios son las secretarias invisibles que te mantienen en orden. Usa las que ya tienes —la del iPhone, Google Tasks o tu asistente de voz—, pero úsalas bien: no más de tres tareas diarias y todas con hora concreta.
• Listas colaborativas: porque delegar también es tecnología: La lista de la compra, las tareas del hogar o el calendario del cole pueden estar sincronizados en una sola app. Google Keep, Any.do o incluso Alexa pueden ayudarte a no repetir “te lo dije” más de una vez. La tecnología bien usada ahorra discusiones.
• Finanzas personales: claridad es poder. Los sustos llegan cuando no miras las cuentas. Hoy, casi todos los bancos ofrecen dashboards de gasto, pero hay herramientas como Fintonic o Mint que te dan un mapa completo de tu dinero. Saber en qué se te va cada euro te da libertad mental, no culpa.
• Calendarios compartidos: sincronizar es cuidar. Cuando cada miembro de la familia tiene su propio caos, el resultado es el desorden colectivo. Con un calendario compartido puedes evitarlo. Google Calendar o Apple Calendar te permiten ver la vida familiar como un equipo. Porque la organización también es una forma de cariño.
• Bienestar y seguridad digital: cuida tu mente y tus datos. No basta con meditar: hay que protegerse. La ciberseguridad también forma parte del bienestar. Si hay menores en casa, activa los controles parentales. Usa gestores de contraseñas como 1Password o LastPass, y guarda tus accesos en un lugar seguro. Tu información personal es más valiosa que cualquier selfie.

Herramientas para mejorar la vida profesional

• Gestión de proyectos y tareas: estructura antes que caos. Herramientas como Notion, ClickUp o Trello te ayudan a tenerlo todo a la vista. Pero lo importante no es la herramienta: es el sistema. Si no sabes para qué sirve cada tablero o lista, se convertirá en otra fuente de estrés.
• Automatización e inteligencia artificial: la nueva ventaja competitiva. Estamos en la era donde puedes tener un “asistente invisible” a tu lado. Desde ChatGPT hasta herramientas como Otter.ai o Motion, la IA puede resumir reuniones, redactar textos o planificar tu agenda. Pero recuerda: la IA no piensa por ti, piensa contigo.
• Comunicación eficiente: menos ruido, más foco. No todas las conversaciones necesitan un mensaje de voz ni una videollamada. Aprende a elegir el canal adecuado: correo para lo importante, chat para lo breve, silencio para lo que no aporta. La eficiencia también se comunica.
• Gestión del tiempo y foco: mide tu atención como mides tu dinero. Tu atención es el activo más caro que tienes. Apps como Forest, Timeular o Focus To-Do te ayudan a mantenerla donde importa. Si no sabes en qué se te van las horas, el problema no es el tiempo, es la falta de datos.
• Notas y conocimiento personal: tu memoria externa. No confíes en tu cabeza para guardar ideas. Usa Notion, Evernote o Apple Notes para construir tu propio archivo mental. Cuanto más vacías tu mente, más espacio dejas para pensar mejor.

Geni Ramos resume en qué se basan las herramientas que aconseja: "En plena era de la inteligencia artificial, no necesitamos más tecnología, necesitamos más criterio". Pide diferenciar correctamente: "Porque la herramienta no hace el trabajo por ti: te lo facilita si sabes a dónde quieres llegar". Concluye con una pregunta que se deben hacer todos los usuarios: "Así que antes de instalar otra app, hazte una sola pregunta: ¿Esta herramienta me da un resultado positivo?". "Si la respuesta es no, bórrala. Porque la verdadera productividad no está en tener más herramientas, sino en usar menos, pero mejor", sentencia.