Descubre cómo puedes utilizar la Ley de Parkinson para maximizar tu productividad

“El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para terminarlo”. Así comenzaba el discurso que el Prof. Cyril Northcote Parkinson pronunció en 1957. No era una conferencia sobre productividad, sino la presentación de un estudio científico que buscaba entender por qué las oficinas del Servicio Civil Británico tenían cada vez más empleados y, sin embargo, eran cada vez menos eficientes. En las conclusiones de su estudio, el profesor explicó cómo la cultura del trabajo burocrático fomenta la procrastinación, la pérdida de tiempo y de esfuerzo en tareas y rutinas innecesarias.

En esencia, la ley de Parkinson explica que, cuando intentamos cumplir con una tarea, en la mayoría de las ocasiones nos ocupa más tiempo del esperado. Especialmente cuando creemos que tenemos tiempo de sobra para acometerlas. Tomemos un ejemplo: son las 8 de la mañana y nos encargan una tarea que debemos entregar al finalizar la jornada, a las 17 de la tarde. Dedicamos todo el día a realizarla, y cuando llega la hora límite, la entregamos. Sin embargo, es probable que, si nos hubieran puesto como fecha límite las 14 de la tarde, la hubiéramos finalizado igualmente, obteniendo unos resultados bastante similares. Es decir, hemos tardado 9 horas en realizar la tarea, porque era el tiempo que teníamos disponible para acometerla… no porque realmente fuera necesario tanto tiempo para hacerlo.

Todos hemos sufrido las consecuencias de la ley de Parkinson en nuestras propias carnes en más de una ocasión; siendo particularmente evidente cuando estamos estudiando para un examen importante, trabajando en un proyecto de gran envergadura o incluso cuando estamos haciendo las tareas cotidianas del hogar. Independientemente de la tarea que estemos realizando, parece ser una constante que, cuando se nos proporciona un amplio plazo para su realización, siempre terminamos invirtiendo más tiempo del que inicialmente considerábamos necesario.

¿Cómo utilizar la Ley de Parkinson a nuestro favor?

Al llenar tu calendario con diversas tareas, te obligas a aprovechar tu tiempo eficientemente. Si solo tienes un proyecto durante todo el día, es fácil que acabes permitiendo que ese proyecto ocupe todo tu tiempo. Pero, si tienes varias tareas que completar en un día, debes trabajar de manera más eficiente para conseguirlo. Además, con una variedad de tareas, puedes alternar entre ellas para mantener tu mente fresca y evitar el agotamiento.

Intenta reducir notablemente tu deadline para las tareas. Por ejemplo, si normalmente tardas una hora en un proyecto, intenta completarlo en 45 minutos. Al principio puede parecer difícil y es posible que necesites más tiempo después. Pero si te tomas en serio los plazos y soportas un poco más de presión, te sorprenderá cuánto trabajo y eficiencia puedes lograr. Cuando te propones terminar tus proyectos rápidamente, tu mente evitará distracciones y se concentrará intensamente. Este estado te permite enfocarte completamente en tu trabajo, lo que a su vez te ayuda a terminar tus tareas más eficientemente y rápido. Esta habilidad es una ventaja significativa en muchos aspectos de la vida, desde los estudios hasta el trabajo.

Es importante recordar que no puedes pasar horas retocando pequeños detalles en busca de la perfección. Debes olvidarte de eso. Sea lo que estés haciendo, nunca será perfecto. Es probable que pierdas tiempo en cosas que añadirán poco valor al resultado final. Por lo tanto, si crees que puedes caer en esta trampa, es mejor que definas con precisión el objetivo de tu tarea antes de empezarla. Así, una vez cumplas tu propósito, sabrás que es momento de terminar.

Finalmente, ten en cuenta que debe existir una recompensa a tu eficiencia. Estamos programados para relacionar el valor del trabajo con las horas invertidas en él. Es la mentalidad que valora más la presencia en la oficina que la eficacia en el trabajo; cuando debería ser al revés. Por ejemplo, si un fontanero resuelve el problema en 5 minutos, nos resistimos a pagar la tarifa completa... porque ha trabajado poco. Sin embargo, debería ser al revés... deberíamos recompensarle por su eficacia. Y si terminas tu trabajo antes de lo previsto, deberías ser recompensado por tu eficiencia... no castigado por ello. Esto te incentivará a ser más eficiente y te ayudará a romper con la mentalidad de que más horas de trabajo equivalen a mayor valor. Porque simplemente no es cierto.

En resumen, es crucial que desarrolles incentivos que hagan que aprovechar tu tiempo eficientemente valga la pena. Estos incentivos pueden ser tan variados como salir de la oficina temprano, tener más tiempo para relajarte después de una jornada laboral intensa, o dedicar tus momentos de ocio a actividades que te proporcionen disfrute y satisfacción personal. Sea cual sea la recompensa, debe ser suficiente para mantener tu enfoque y compromiso durante tus horas de trabajo. Esto te permitirá ser lo más productivo posible, maximizando la eficacia de tus esfuerzos y optimizando tus resultados.