Los cambios en las normas de uso del ordenador del trabajo se deben pactar con los sindicatos

Los empresarios no pueden modificar por su cuenta las normas de uso y control del ordenador o el email de empresa. Una sentencia del Tribunal Supremo (TS) a la que ha tenido acceso LA RAZÓN confirma que los cambios y actualizaciones que realicen las empresas de las políticas y normas de uso de los medios digitales que facilitan a sus trabajadores deben pactarse con los sindicatos. Así lo establece en una resolución al dirimir un recurso de una empresa frente a una sentencia de la Sala de lo Social de la Audiencia Nacional (AN) que anulaba la comunicación enviada a los empleados con sus nuevas directrices.

La resolución del alto tribunal, fechada el 6 de febrero, resuelve el recurso de una empresa contra lo dictado por la AN. Allí acudieron los representantes de los trabajadores para pedir que anulara la nueva política sobre el uso del correo electrónico, acceso a internet y almacenamiento de datos en los discos duros que utilizan los trabajadores con el fin de vigilar en tiempo real qué se hace en cada momento.

El sindicato alegó que la circular, sin firma ni fecha, iba en contra de las normas que estaban vigentes hasta ese momento. Además, no fue negociada con la representación legal de los trabajadores y que no respetaba “los estándares mínimos de protección de la intimidad” de los empleados.

En, segundo lugar, pedía que se revocase la medida sobre “el encendido de los monitores de trabajadoras que están en teletrabajo, para comprobar a tiempo real, de forma continua, qué están realizando en cada momento”. La Audiencia Nacional se declaró incompetente para resolver el conflicto por las pantallas, pero declaró la nulidad de la comunicación porque no se había negociado con los representantes de los trabajadores.

La empresa ya contaba previamente con un Código de Ética Profesional vigente desde 2014, que decía que los medios digitales que proporciona son para usarlos con fines profesionales, aunque reconoce el uso limitado e infrecuente de los mismos para usos personales. Y detallaba los casos en los que podía hacer un seguimiento de los correos electrónicos o de los archivos almacenados, alertando de que cualquier intervención debe ser autorizada por los directivos de la compañía y que se comunicará previamente a los representantes de los trabajadores previamente.

Sin embargo, en una circular posterior que se envió por email y se dejó encima de las mesas de los empleados, sin firma ni fecha, se indica que su uso está prohibido “para fines particulares no relacionados con el desempeño de las funciones laborales encomendadas” y advierte que todos estos medios serán accesibles por la empresa, “pudiendo ser los ordenadores, su contenido así como cualquier archivo guardado en los mismos por el trabajador en cualquier momento, analizados, examinados, formateados y/o reseteados”.

El sindicato pidió por escrito a la Dirección que suspendiera estas medidas, por considerarlas desproporcionadas y contrarias a la normativa de protección de datos y porque se debían haber negociado con ellos.

Tras conocer que la Audiencia Nacional había anulado la comunicación, la empresa presentó un recurso de casación ante el TS en el que explicaba que en un anexo a los contratos se aclaraba que podría intervenir los correos. Sin embargo, la sala considera este argumento poco relevante porque constan comunicaciones posteriores en este sentido. Y destaca que la clave es determinar si dichas comunicaciones debieron o no haberse realizado con la participación de los representantes de los trabajadores.

Sobre el argumento de la empresa, que argumentó que la circular era solo un recordatorio sobre las medidas de vigilancia que autoriza el Estatuto de los Trabajadores, por lo que no precisaría de la intervención del sindicato, la sentencia recuerda que se trata de un precepto para todo tipo de actividad. Y que la normativa de protección de datos, que está vinculada a esta labor de vigilancia, se centra en el uso de dispositivos digitales y que fija normas a seguir, pero también limitaciones. Y señala expresamente la participación de los representantes de los trabajadores.

“La Sala entiende que resulta palmario que no estamos en presencia de un mero recordatorio, sino que la controvertida instrucción implica una modificación y, en todo caso, una actualización de los criterios que venían rigiendo en la empresa y que, consecuentemente, debieron ser elaborados cumpliendo la normativa vigente” y agrega que “con independencia de que tan amplias posibilidades de acceso pudieran, en su caso, colisionar gravemente con los derechos a la intimidad y dignidad de los trabajadores; lo cierto es que tales criterios debieron ser fijados con la participación de los representantes de los trabajadores”, concluye.