Estado de alarma: los notarios deben justificar por escrito la urgencia de las operaciones

Los notarios de toda España deberán llevar un registro en el que se justifique el carácter urgente de todas las actuaciones que lleven a cabo durante el estado de alarma, un archivo específico que deberán guardar durante cuatro años para hacer frente a posibles inspecciones, incluso judiciales, que constaten que esas operaciones -que acarrean unos desplazamientos de movimientos que han sido restringidos por la pandemia del Covid-19- estaban justificadas según las directrices impartidas por la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública del Ministerio de Justicia el pasado día 15.

De esa causa de urgencia habrá de dejar “constancia por escrito” en un “archivo separado en el que se reseñe el número de protocolo o asiento” del libro de registro, de modo que “permita justificar el cumplimiento de las medidas impuestas por el Gobierno a raíz de la declaración de alarma”. Este archivo deberá conservarse durante cuatro años, “para su puesta a disposición de la actuación inspectora de las junta directivas de los colegios notariales, de las autoridades administrativas o judiciales”.

Así se establece en una circular de la comisión permanente del Consejo General del Notariado en la que este organismo imparte los “criterios generales de actuación y control” que, subraya en el documento al que ha tenido acceso LA RAZÓN, son aplicables “en todo el territorio nacional y por todos los colegios notariales”.

En primer lugar, se estipula que en estas circunstancias la intervención notarial “es excepcional” y limitada a casos urgentes, una urgencia que en todo caso “ha de interpretarse restrictivamente, en la medida en que supone un desplazamiento prohibido en el estado de alarma decretado”.

Tras recordar que los interesados deben contactar previamente con la notaría, preferentemente por correo electrónico, o en su caso por teléfono, para solicitar cita previa y dejar constancia de la causa de urgencia que esgrime, el Consejo del Notariado deja en manos de cada notario la decisión de avalar o no esa urgencia. En caso afirmativo, “citará para un día y hora al solicitante, por los mismos medios no presenciales, advirtiéndole que deberá acudir a la notaría con aquellos medios de autoprotección que garanticen la seguridad sanitaria”.

Sin embargo, el órgano rector del Notariado recuerda que no hará falta justificar ni archivar la causa de urgencia en aquellas operaciones que llevan implícito ese carácter, entre ellas “todas aquellas operaciones que determine el Gobierno en esta materia y conlleven intervención notarial” y, de acuerdo con el decreto de alarma, “la actividad de financiación propia de las entidades financieras” (es decir, los préstamos bancarios) y sus garantías accesorias así como “la actividad propia de las entidades aseguradoras”.

Ponderar los plazos y evitar perjuicios irreparables

En la circular notificada ayer se recalca que la urgencia “no debe identificarse con la fuerza mayor o fuerza irresistible”, por lo que el notario “tendrá que apreciar las circunstancias concurrentes a fin de formar su juicio sobre este particular con antelación a la posible citación del interesado”. Y para tomar esa decisión, añade, “habrá de ponderar la naturaleza de la operación, la existencia de plazos perentorios" y posibles graves perjuicios derivados de la denegación, "que revelen en su caso la apremiante necesidad del interesado”.

Y recuerda que, según la instrucción de la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública, el notario "se abstendrá de citar a interesados para actuaciones que no revistan dicho carácter".

En cuanto a los criterios para valorar la urgencia, el Consejo General del Notariado insiste en que, “teniendo en cuenta el objetivo superior de prevenir y contener el virus y mitigar su impacto sanitario, social y económico”, el notario deberá valorar el “vencimiento próximo de plazos” -ya que el estado de alarma ha supuesto la suspensión de los plazos legales de prescripción y caducidad, “pero no se han suspendido con carácter general los plazos convencionales”- y la necesidad de evitar “daños patrimoniales graves e irreparables”.

La institución deja constancia de su reconocimiento a los notarios y a sus empleados “que, en cumplimiento de lo que constituye un servicio público esencial, acuden cada día a la notaría para atender a las personas que se ven apremiadas por situaciones de urgencia, en el marco de una crisis sanitaria en la que todos estamos inmersos y comprometidos a fin de preservar la salud pública”.