El tejido empresarial español se enfrenta a una transformación importante con la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento de los sistemas informáticos de facturación y forma parte de las medidas de la Ley de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Esta norma introduce el sistema VeriFactu, un nuevo modelo de control de la facturación electrónica desarrollado por la Agencia Tributaria (AEAT), cuyo objetivo es garantizar que todas las facturas emitidas por empresas y autónomos sean íntegras, auténticas y verificables, evitando así la manipulación o eliminación de registros.

A día de hoy, y cuando apenas faltan dos meses y medio para la aplicación del reglamento para las empresas, una parte considerable del entramado de pymes y autónomos aún no tiene claras sus obligaciones, lo que está generando preocupación.

En medio de las dudas, especialmente por la obligatoriedad de adquirir o no nuevos programas para cumplir con la nueva normativa, ha surgido una aclaración por parte de la Dirección General de Tributos que resulta fundamental y que puede suponer un gran alivio para muchos pequeños profesionales. Y es que los autónomos y las empresas que utilicen herramientas sencillas como Excel o Word de forma manual podrán seguir facturando de esta manera y no estarán obligados, por tanto, a instalar el sistema VeriFactu ni a generar el código QR asociado.

«El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para introducir los datos de las facturas, expedirlas, imprimirlas y conservar la información». De esta forma, la Agencia Tributaria responde a una consulta vinculante a este respecto.

«El mensaje generalizado de que siete millones de empresas y autónomos están obligados a tener VeriFactu ha generado miedo y confusión. Sin embargo, la Agencia Tributaria ha aclarado este punto, algo que es importante porque estamos a tres meses de vista y todavía hay mucha desinformación», manifiesta Víctor Pérez, presidente de Adiss, una empresa española especializada en soluciones tecnológicas para la digitalización y transformación de pymes y despachos profesionales.

La clave, por tanto, para saber si me afecta o no VeriFactu, prosigue Pérez, reside fundamentalmente en la definición de Sistema Informático de Facturación (SIF). «Si un autónomo utiliza Excel o Word como una máquina de escribir o un talonario de facturas manual, no se considera un SIF y, por lo tanto, no está obligado a cumplir con la normativa VeriFactu ni a generar el QR», especifica.

Servicios puntuales

En cambio, si la hoja de cálculo se utiliza para automatizar ligeramente la facturación (por ejemplo, utilizando sumatorios complejos, resúmenes que tiran de otras facturas o generando directamente libros de IRPF o modelos oficiales), entonces sí se considera un SIF y, por consiguiente, sí está obligado a cumplir con la regulación antifraude.

Esta distinción resulta crítica y puede supone un gran alivio para aquellos profesionales que emiten un escaso número de facturas mensuales, como muchos autónomos, artesanos o quienes realizan servicios puntuales. «Incluso para aquellos obligados, pero que facturan muy poco o no quieren invertir en un software, la Agencia Tributaria les ofrece una aplicación gratuita para emitir sus facturas», esclarece Pérez.

Aunque la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT) podrá verificar si las hojas de cálculo cumplen los criterios de un SIF, si el uso es simple y no se utilizan fórmulas complejas o funciones de registro avanzadas, no deberían requerirles nada. «El propósito del reglamento es ir contra los SIF que permitían la contabilidad B, no contra la facturación manual sencilla», apostilla el presidente de Adiss.

Para aquellos que sí utilizan o adquieren un SIF, las consecuencias del incumplimiento son severas. Los fabricantes de software se pueden enfrentar a multas de hasta 150.000 euros por instalación si venden programas no adaptados o que permitan malas praxis, mientras que a los clientes (empresas y autónomos), la utilización de un software no homologado puede acarrear una sanción de 50.000 euros.

¿Qué es exactamente VeriFactu? VeriFactu, o el Reglamento que establece los requisitos técnicos para los sistemas de facturación, se enmarca dentro de la Ley antifraude y busca regular los llamados Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Este reglamento exige que los clientes que utilicen un SIF dispongan de un software adaptado que debe cumplir dos requisitos principales: ser antifraude y tener la posibilidad de comunicarse con la Agencia Tributaria.

En el primero de los casos, la característica principal es que el programa debe impedir que las facturas sean editadas o borradas una vez emitidas. Además, el software debe generar la factura internamente de manera correcta y emitir automáticamente un código QR. Si el contribuyente decide comunicar la factura a Hacienda, el QR indicará que está registrada; si, por el contrario, opta por no comunicarla, indicará «factura no verificable», aunque el programa seguirá operando con sus funciones antifraude.

Es importante entender que, a diferencia de sistemas como TicketBAI del País Vasco, donde la adhesión es obligatoria, en el resto del territorio español la comunicación de las facturas a la Agencia Tributaria es voluntaria.

No obstante, Hacienda ha sido clara en su estrategia: sus inspecciones se centrarán primero en aquellas empresas que decidan no comunicar sus registros en tiempo real. Aunque la comunicación inmediata sea voluntaria, el programa informático permitirá exportar todos los registros para subirlos a la Agencia Tributaria en el momento en que esta los requiera.

En cuanto a la entrada en vigor, el reglamento se aplicará en dos tiempos diferenciados: el 1 de enero para las empresas y el 1 de julio para los autónomos.

Proformas

Otro punto relevante es que, a nivel operativo, VeriFactu no cambia la forma en que se envían las facturas (que seguirán siendo PDF o impresas). Sin embargo, establece que una factura emitida con un SIF es inalterable. Si hay un error, solo se puede rectificar o abonar (corregir parcial o totalmente). Dado que el proceso de negociación con el cliente, a menudo, se inicia después de enviar el documento, la recomendación para las empresas que usen SIF es seguir trabajando con proformas (o prefacturas). Estas pueden ser modificadas y solo se convierten en facturas definitivas (inmodificables y comunicadas a Hacienda).

Asimismo, se ha difundido la idea de que VeriFactu reducirá radicalmente el trabajo administrativo para las asesorías. «Es cierto que el sistema facilita la contabilización de las facturas emitidas, ya que la asesoría podrá descargarlas automáticamente de Hacienda. Sin embargo, la automatización es relativa. El proceso no es completamente automático, puesto que las facturas recibidas (de proveedores) no se comunican de la misma manera, y la asesoría seguirá necesitando el soporte original (PDF o físico) de estas facturas para cumplir con los requerimientos de la Agencia Tributaria. Por lo tanto, el anunciado ahorro total de personal contable queda limitado», subraya Pérez.

En este contexto de cambio, empresas de software como Adiss buscan adoptar un rol de colaborador con las empresas. Su filosofía, tal y como asegura su presidente, se centra en la pedagogía y en la mejora de la gestión empresarial. «La inversión en un SIF para aquellos clientes que lo necesitan (aquellos que manejan stock, control de pedidos o tienen un volumen considerable de facturación) debe verse como una oportunidad para mejorar la rentabilidad y los procesos internos, y no solo como una obligación normativa», concluye Víctor Pérez.

La solución que ofrece Adiss es transversal («agnóstica») a los programas de las asesorías, lo que le permite llegar a todo el tejido empresarial por capilaridad, independientemente del software que utilicen.