Cómo transferir la propiedad de una carpeta o archivo de Google Drive

Muchos utilizamos el ecosistema de Google para diversas tareas, convirtiéndose en una herramienta fundamental de nuestro día a día. Sumado a la integración directa entre aplicaciones como el correo electrónico, Google Docs, y más. De ahí que seguramente nos veamos en situaciones en las que es necesario otorgar permisos en documentos. Por ello, exploraremos cómo transferir correctamente la propiedad de una carpeta o archivo en Google Drive.

Está claro que se trata de un proceso sencillo una vez lo tienes memorizado, pero en un principio no resulta para nada intuitivo. Especialmente, cuando necesitas transferir urgentemente la propiedad a otro usuario. Por esta razón, abordaremos los pasos necesarios para realizar este proceso de forma eficiente y los puntos a considerar para evitar cualquier tipo de complicaciones.

Por qué es esencial transferir la propiedad de archivos en Google Drive

Aunque parezca una tarea simple, transferir la propiedad de un archivo en Google Drive es importante al gestionar documentos y facilitar la colaboración entre equipos. De esta forma, nos aseguramos de que cualquier miembro o persona designada tenga acceso constante a los archivos. Lo que garantiza que un flujo de trabajo eficiente, contribuyendo y accediendo fácilmente a la información.

Hoy en día, también es común tener múltiples cuentas, ya sea por razones de seguridad o eficiencia. Pero el problema surge cuando necesitas cambiar de una a otra para acceder a un documento específico. Una situación que se resolvería fácilmente mediante la transferencia de propiedad de la carpeta o archivo de Google Drive en cuestión.

Pasos para transferir la propiedad de una carpeta o archivos en Google Drive

Como ya mencionamos, una vez conoces el proceso, transferir la propiedad de un archivo o carpeta en Google Drive es realmente sencillo. Para ello, es necesario compartir el documento con la persona a la que deseamos transferir la propiedad. Así pues, seleccionar el archivo o carpeta, clic derecho y elegir la opción “Compartir”. Se abrirá un campo llamado “Agregar personas y grupos”, donde ingresaremos el correo electrónico del destinatario.

Una vez hecho esto, solo restaría transferir la propiedad a su cuenta de Google Drive. Para hacerlo, seleccionamos nuevamente el archivo o carpeta, clic derecho y en la opción “Compartir”. Sin embargo, esta vez hay que desplegar la lista de opciones ubicada a la derecha del usuario. Dentro de esta, seleccionar “Transferir propiedad”. Se abrirá una ventana de confirmación, simplemente pulsamos en “Enviar invitación” y el proceso estará terminado.

Transferencia de propiedad de archivos de forma masiva

Este proceso es válido tanto para archivos individuales como para grupos de archivos. Pero al seleccionar una carpeta completa, los documentos en su interior mantendrán la propiedad original. Por ello, si buscamos transferir la propiedad de forma masiva, es necesario optar por un enfoque diferente. En este caso, dirigirnos a nuestra cuenta de Google Takeout para realizar una exportación de todos los documentos.

Una vez aquí, seleccionaremos la opción “Google Drive”. Asimismo, configurar las opciones de exportación según nuestras preferencias, asegurándonos de marcar la casilla que indica “Transferir propiedad”. Al hacer esto, la propiedad de todos los archivos se transferirá al nuevo usuario designad,o y sin necesidad de hacerlo uno por uno o por grupos de documentos.

Puntos a tener en cuenta para una transferencia exitosa

Si bien se trata de un proceso relativamente sencillo, existen algunos puntos a considerar para evitar posibles problemas. Principalmente, mantener la comunicación con el involucrado. Ya que es necesario la participación de ambas partes para transferir adecuadamente la propiedad de Google Drive. Básicamente, revisando y aceptando los permisos que aparezcan en su perfil.

De igual forma, es recomendable mantener un respaldo de los archivos. Esto para casos en los que documentos e incluso carpetas completas se pierden accidentalmente durante la transferencia. De ahí que sea necesario realizar un seguimiento una vez terminado el proceso, para asegurarse de que todo resultara correctamente y el nuevo propietario tenga el acceso adecuado.

Además, es crucial actualizar cualquier enlace vinculado a los archivos o carpetas transferidos. Esto con el fin de reflejar el cambio en los permisos y asegurar una transferencia adecuada de la propiedad del archivo de Google Drive. Es así como garantizamos que sigan siendo funcionales y que los usuarios puedan acceder correctamente una vez terminado todo el proceso.