La gestión por procesos

Los cambios a nivel social, económico y empresarial requieren una nueva visión de negocio y una reestructuración de la gestión del trabajo. Luis Lorenzo, CEO de Upsolution, nos propone en Madrid Onrail una metodología más apropiada para los tiempos que corren, dejando atrás una mentalidad anticuada basada estrictamente en el ‘ganar-ganar’ y con estructuras jerárquicas demasiado estrictas.

El experto sugiere la gestión por procesos, que podría definirse como una secuencia o grupo de actividades que van agregando un valor añadido a un producto o servicio, y cuyo objetivo principal es la satisfacción del cliente.

Una de las diferencias, en relación con otros métodos, es que la organización tiene en todo momento la orientación al cliente final, la búsqueda constante del valor añadido y la relaciones entre cliente y proveedor. Se deberá gestionar con lógica cada uno de los procesos, dependiendo de las actividades que se llevarán a cabo para cumplir con las expectativas y entusiasmar al consumidor final.

A diferencia del trabajo por funciones, se dota a la organización de una estructura horizontal en la que existe una constante comunicación entre los distintos procesos, ya que se considera que la participación de cada uno de los involucrados afecta a la calidad del resultado. Para ello se crean sistemas individuales multifuncionales que realizan de forma autónoma e independiente, las tareas establecidas. Todos ellos contarán con un propietario, que será el responsable de que se alcancen los objetivos impuestos, y que deberá cambiar los procedimientos en caso de que no sean eficaces. Aun así, la toma de decisiones está mucho más descentralizada y cada grupo de trabajado tendrá la autoridad suficiente para identificar problemas y solucionarlo de forma independiente. Todo ello fomentará un ritmo mayor dentro de la empresa. Es aconsejable que los trabajadores hagan parte de los proyectos desde el inicio para sentirse involucrados y comprometidos, sin perder en ningún momento la orientación al cliente.

Los distintos propietarios utilizarán las herramientas necesarias para mejorar de forma continua la eficacia y eficiencia de los procesos, lo que reportará un constante valor añadido en recursos y conocimientos.

Cómo ser competitivos

Para sacar más rendimiento a la empresa es necesario la eficiencia, es decir, no tanto saber qué hay que hacer sino cómo hacerlo. Hay que ser consciente que cuantos más añadidos, más rentabilidad. Ello requiere de un trabajo intelectual y, por lo tanto, de un grupo cualificado, de confianza, comprometido y que compartan los valores y la visión de la empresa. Cada integrante del sistema tiene que entender la relevancia de su trabajo y la contribución que aporta al producto final, porque de ellos depende que se consigan los objetivos.

La innovación es el segundo elemento más importante. Buscar algo que sorprenda al cliente para que vea en nuestro producto o servicio un elemento tan diferenciador que no querrá pasarse a la competencia. En muchas ocasiones, el valor añadido puede encontrarse en el trato humano, en pequeñas novedades en el producto, en las facilidades ofrecidas, o por el propio proceso al que ha sido sometido. Hay que adaptarse a las distintas situaciones, al mercado, a las necesidades, a los cambios y tener una visión futurista sin miedo al fracaso y con la creatividad en búsqueda constante. La única manera de obtener beneficios es ofreciendo alguna primicia, innovación u originalidad. En ocasiones, es necesario reducir margen de beneficio, es decir, reducir el precio del producto para crear más volumen de negocio, lo que a largo plazo será positivo.

Por supuesto es fundamental llevar un control de la tesorería de tu empresa. Ser conscientes de las pérdidas y ganancias para anticiparte a malas situaciones y actuar en base a las predicciones.