Los archivos en papel de personas con discapacidad serán historia en Andalucía

La Consejería de Inclusión Social, Juventud, Familias e Igualdad ha sacado a licitación un contrato por 4,3 millones de euros para la digitalización de más de 1,2 millones de expedientes de los nueve Centros de Valoración y Orientación para personas con discapacidad en Andalucía. «El objetivo es agilizar el procedimiento y garantizar la seguridad de una información personal y sensible de los usuarios y usuarias», explica a LA RAZÓN Pedro Calbó, director general de Personas con Discapacidad. Este contrato, financiado con fondos europeos, tendrá un plazo de ejecución de un año y permitirá digitalizar 60.340.308 folios que se hallan custodiados en espacios de los propios centros de valoración y almacenes cercanos.

El reto fijado es avanzar hacia una administración del siglo XXI, se ha puesto en marcha este proceso, el cual se estructurará en cuatro lotes para el escaneo, codificación y clasificación de los fondos documentales de cada provincia. En concreto, habrá un lote para Huelva y Sevilla, otro para de Córdoba, Cádiz y Algeciras, un tercero para Málaga y un cuarto lote para Granada, Jaén y Almería, que permitirán el tratamiento de 1.235.038 expedientes.

Según datos del Sistema Integrado de Servicios Sociales (SISS), a fecha de 31 de diciembre de 2023, en Andalucía había reconocidas 552.101 personas con discapacidad, un 6,5 % de su población. En el marco del proceso de valoración, los encargados de la realización de la misma son los equipos de valoración y orientación. Hasta hace poco tiempo las solicitudes de reconocimiento de grado de discapacidad, la documentación sanitaria aportada y los documentos administrativos se archivaban en carpetas clasificadoras y se procedía a su archivo en dependencias propias o cercanas a los centros.

El volumen de archivo de expedientes físicos es considerable en todas las provincias. Además, en algunas provincias, el archivo se encuentra dispersado entre varias dependencias o en diferentes plantas del edificio.

Calbó explica que se está llevando a cabo «una reforma estructural en los centros de valoración y orientación con tres patas: la primera basada en el personal, creando sesenta nuevas plazas, al margen de otras medidas coyunturales; la segunda, una evaluación del procedimiento y aplicación de mejoras, como la inclusión de robots para automatizar tareas y destinar al personal a tareas de mayor valor añadido; y la tercera es la innovación tecnológica y la digitalización».

En este sentido, recuerda que «la valoración por discapacidad no es un procedimiento estático», pues «pueden producirse agravamientos o mejoras a través de revisiones de oficio». «Cuando se termina un primer procedimiento se archiva, en la actualidad hay que recuperar físicamente ese expediente. Y si se ha archivado mal, el problema es encontrarlo», lamenta.

En la actualidad, el centro de valoración de Huelva es el que está más avanzado en digitalización. «La carga de trabajo siempre ha sido muy intensa en estos centros. Digitalizar supone destinar recursos y, seguramente, lo urgente ha pasado por delante de cuestiones estructurales. Ahora es una cuestión que hay que hacer sí o sí y que mejorará nuestra operativa, seremos más ágiles y aumentará la seguridad de esos archivos», enfatiza.

Mediante este contrato se pretende llevar a cabo el proyecto de digitalización masiva de toda la documentación en soporte papel y su conversión en documento electrónico con categoría de copia auténtica, integración en su correspondiente expediente electrónico y en el Sistema de Gestión Documental de Archivo de Oficina; también su integración por referencia para su uso desde el sistema tramitador correspondiente.

Respecto a los tiempos actuales de espera en la tramitación, en abril de 2023 entró en vigor el nuevo baremo del grado de discapacidad. Para aplicarlo, el Imserso facilitó «una herramienta informática que no era interoperable con la que teníamos» en la Andalucía. Por este motivo, aumentó la demora en la respuesta a los usuarios, pero Calbó explica que se han ido resolviendo los problemas técnicos y en los distintos servicios se están resolviendo de forma más ágil, incluso realizando valoraciones no presenciales para citas en las que no sea necesario y evitando desplazamiento innecesarios, sobre todo de personas mayores. El absentismo en las citas (una de cada cinco personas no se presenta) ha provocado que la Administración dé por desistida la solicitud si no hay justificación.