La normativa ISO aplicable a la gestión documental de las empresas

Los estándares establecidos por la normativa ISO ayudan a las empresas a ofrecer una imagen de calidad y confianza para sus clientes. Existe la posibilidad de conseguir certificaciones ISO mediante el cumplimiento de criterios establecidos mediante convenciones internacionales y que quieren garantizar un funcionamiento correcto y eficiente de los negocios.

Contar con una adecuada gestión documental se ha convertido en un requisito indispensable para mejorar los procesos de trabajo. La digitalización ha permitido a que los documentos y los datos que contienen se usen de manera mucho más productiva mediante herramientas de software diseñados para este uso.

Por este motivo, ha sido necesario establecer un conjunto de reglas con formato de normativa ISO para determinar cómo debe ser el tratamiento de toda esta información vital para las empresas, los particulares y las entidades públicas.

Existe una gran variedad de normas ISO que tratan la gestión documental en algún punto, como los reglamentos ISO 15489, ISO 23081 e ISO 9001. Estos no contienen reglas específicas aplicables a la gestión documental. En realidad, tratan sobre los entornos digitales y cómo utilizar la gestión documental como medio para optimizarlos.

En este artículo vamos a explicar dos normas que sí tratan directamente de establecer estándares de calidad sobre la gestión documental. Son estas que desarrollamos a continuación.

ISO 30300

Establece los principios de la gestión documental que servirán para estableces los estándares necesarios para determinar la calidad de los procesos realizados. También establece los fundamentos para determinar la importancia de la gestión documental en una empresa u organización. La principal razón que hace necesaria esta norma es que el correcto uso de los datos contenidos en los documentos permite transformar la información en conocimiento útil.

La ISO 30300 determina los conceptos que servirán para establecer los estándares de calidad. El objetivo esta norma es hacer que las empresas consigan una gestión de los documentos que sea evaluable, verificable y eficiente.

El reglamento habla claramente sobre el papel esencial de la información contenida en los documentos para el funcionamiento de un negocio. Establece las bases para realizar una adecuada valoración como el volumen de negocio, el contexto donde se desarrolla la actividad empresarial, el sistema de gestión, etc.

La normativa ISO 30300 concreta la obligación de todas la empresas de contar con una gestión documental adecuada. De esta manera se puede conseguir que la información no solo sea útil para el negocio, sino que también ayudará a mantener una buena relación con la administración pública y con terceros.

ISO 30301 a ISO 30304

Sobre las bases establecidas con la ISO 30300 se ha establecido toda una normativa a través de una serie de reglamentos.

La ISO 30301 es la que establece los requisitos concretos para conseguir la certificación en gestión documental. En ella se recogen los métodos de evaluación y los criterios de medición. En este reglamento se pueden encontrar todos los aspectosque hacen que el tratamiento de los documentos por una empresa sea realmente efectivo.

Esta normativa ISO no solo sirve para determinar el cumplimiento de los criterios para determinarcómo es la gestión documental de una empresa, también se usa para otros campos del manejo de un negocio como la calidad, la seguridad en el manejo de la información o los riesgos a evitar.

La aplicación de la ISO 30301 garantiza el cumplimiento de unos estándares que son aceptados internacionalmente. Por eso es seguida por las administraciones públicas y por las empresas que quieren transmitir confianza a sus posibles siguientes.

Las distintas normas ISO de la serie tratan diversos temas sobre los requisitos para una gestión documental eficaz.

La ISO 30302 es una guía de implementación para el tratamiento de los documentos. La ISO 30303 señala los requisitos para que los organismos rechacen la auditoría y la certificación establecida por la normativa. Por último, la ISO 30304 es una guía para la evaluación del cumplimiento de los requisitos establecidos para una gestión documental adecuada.

La normativa ISO es clara sobre la importancia de que una empresa pueda manejar correctamente su información, sobre todo en un escenario donde la digitalización está cambiando muchos procesos de trabajo. La información se vuelve más accesible y se puede usar como herramienta para prevenir errores y conseguir mejores resultados para las empresas.