¿Cómo compensarán las empresas los gastos del teletrabajo?

La ley del teletrabajo ha dejado algunos cabos aún por atar. Uno de los principales es cómo se compensarán los gastos ocasionados por esta modalidad de trabajo. Aunque en la ley se especifica que el desarrollo del trabajo a distancia «deberá ser sufragado o compensado por la empresa y no podrá suponer la asunción por parte del trabajador de los gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral», el mecanismo para determinar y abonar las compensaciones de gastos correspondientes queda a expensas del pacto entre empresa y trabajadores en la negociación colectiva. El Observatorio del Trabajo a Distancia (OTaD) ha expuesto los posibles soluciones, unas mejores que otras, para que sirvan como guía en las negociaciones colectivas de convenios.

La inconcreción sobre el modelo de compensación, sumada a los efectos fiscales de estas soluciones, “abre la puerta a que aparezcan diferencias acusadas entre trabajadores presenciales y remotos y a que no se garantice las condiciones básicas de seguridad y calidad de los puestos de trabajo”, advierte el Observatorio.

Modelo único: ineficaz y contraproducente

“Ofrecer un modelo cerrado de compensación y dotación para todas las empresas sería ineficaz y contraproducente,ya que supondría dar una respuesta homogénea a las diversas realidades de las diferentes organizaciones y trabajadores”, explica el OTaD en su propuesta sobre el modelo de compensación. La mayor parte de las empresas apuestan por esta opción, ya que alivia la gestión administrativa, pero que puede generar diferencias notables entre trabajadores presenciales y remotos por las implicaciones fiscales y por la transmisión de la propiedad de los medios de producción a los trabajadores.

Fórmulas flexibles de compensación

El Observatorio propone que las compensaciones y dotaciones se adapten a la intensidad y la frecuencia del teletrabajo y que el coste que acarrean se sitúen en una horquilla en lugar de ser una cifra concreta. Debe haber, por lo tanto, una compensación mínima ligada al coste de vida del lugar habitual desde el que se teletrabajará y a la inversión necesaria para adquirir el equipamiento básico necesario para trabajar de forma segura y con garantías ergonómicas. Así como una compensación máxima que no pueda superar el coste medio del mismo puesto de trabajo en los tres ejercicios anteriores. Un indicador que puede ser interesante para establecer este máximo es el índice del coste por puesto de trabajo realizado por Colliers y que para el año 2019 se ha establecido en 8.575 euros de media al año por puesto.

Para los casos en los que los teletrabajadores ejerzan desde sus hogares, el OTaD propone realizar una dotación fija al inicio que se complementará con una aportación variable según el tiempo que se ejerza en remoto. Por ejemplo: dotación inicial de ordenador y silla ergonómica + complemento salarial de 50 euros al mes para cubrir gastos.  En cambio, para los que teletrabajarán fuera de su domicilio, por ejemplo en coworkings, el Observatorio recomienda desarrollar una aportación variable adaptada al tamaño de la empresa y al coste del metro cuadrado del lugar donde se encuentre la oficina complementaria o el espacio de trabajo compartido.

La fórmulas para articular esta compensación deberán ser creativas para adaptarse a todos los perfiles, señala el Observatorio. Entre ellas, este estudio propone la creación de vales compensatorios similares a los de comida o de guardería o retribución flexible exenta de tributación, exclusivamente por los gastos adicionales que excedan del importe de compensación otorgado por el empleador y que voluntariamente, el empleado decidiera destinar como parte de su salario a la mejora de sus equipos, herramientas y medios. La empresa también puede ceder al empleado las herramientas de trabajo, ya sea entregándolos directamente al empleado o mediante un sistema de vale para que el empleado elija entre una gama de herramientas (ordenador, mesa, foco…) en una red de distribuidores y productos cerrada, siendo en todo momentos estas propiedad de la empresa.

Fiscalidad

El informe también analiza cuálesson los efectos fiscales de estas medidas.

1.Compensación lineal

La principal consecuencia de este tipo de compensación es que, al configurarse como transferencias (dinerarias o en especie) que forman parte del salario del trabajador, dicha cantidad cotizaría a la Seguridad Social y posteriormente tributaría por el IRPF, ya que no existe una exención específica contemplada actualmente en la normativa sobre IRPF, como ocurre en otros supuestos.

2. Retribución flexible

La retribución flexible es un modelo en el que el trabajador puede recibir hasta el 30% de su salario bruto en bienes y servicios que están exentos de tributación al IRPF, lo que le supone un ahorro. La compensación, en cuanto excediera de lo que corresponde estrictamente a la empresa, se consideraría como salario en especie, a no ser que la modificación legislativa dispusiera lo contrario. Si se entiende como salario en especie, aumentarían los rendimientos íntegros del trabajo que recibe el empleado y, por tanto, la base de cotización a la Seguridad Social y las indemnizaciones o prestaciones.