Decálogo de Buenas Prácticas para las notificaciones de la Administración Pública

El presidente del Consejo General de Gestores Administrativos, Fernando Jesús Santiago Ollero, ha presentado hoy un Decálogo de Buenas Prácticas en la Emisión de Notificaciones Electrónicas, una propuesta concreta para que las notificaciones digitales sean claras, previsibles y respetuosas con la vida de ciudadanos, autónomos, pymes y los profesionales que las gestionan. La iniciativa da continuidad a la campaña #StopNotificaciones24h, impulsada por los Gestores Administrativos desde 2024, que reclama el fin de las notificaciones fuera de horario y la puesta en marcha de estándares comunes de calidad.

“La campaña #StopNotificaciones24h puso de manifiesto un problema sencillo de comprender, pero de efectos muy graves: no se puede notificar a cualquier hora, en cualquier día ni de cualquier manera. Este decálogo constituye la traducción operativa de esa reclamación social y profesional: diez medidas realistas para garantizar el correcto funcionamiento del sistema y recuperar la confianza”, ha señalado Santiago.

El Decálogo propone, entre otras medidas, emitir notificaciones en horario laboral (lunes a viernes, de 08:00 a 18:00); publicar calendarios de notificaciones programadas, especialmente en campañas masivas; respetar los periodos de alta carga fiscal y administrativa; y clasificar y priorizar las comunicaciones con indicación expresa de plazos y urgencia. Asimismo, plantea reforzar avisos configurables (email/SMS) y habilitar canales preferentes de soporte para Colegios profesionales. Además, plantea un cuadro de mando público con métricas de funcionamiento (volumen, plazos, caducidades, incidencias) y la constitución de una comisión bilateral de seguimiento entre la Administración y las corporaciones colegiales, con el fin de garantizar la mejora continua del sistema.

“Lo que pedimos es sentido común y calidad de servicio. Notificar un sábado por la tarde o un festivo no es digitalización: es una gestión inadecuada que genera inseguridad jurídica, estrés y errores evitables. Con estas diez prácticas, la Administración gana eficiencia y legitimidad, y la ciudadanía obtiene claridad y tiempo”, ha subrayado.

La propuesta conecta con el objetivo central de #StopNotificaciones24h: conciliar la necesaria digitalización con los derechos básicos de organización del trabajo y con la capacidad real de respuesta de quienes tramitan diariamente -gestores administrativos, asesorías y despachos- millones de notificaciones en representación de terceros.

“Los Gestores Administrativos hemos venido denunciando -con #StopNotificaciones24h- un modelo que castiga a los más pequeños: autónomos y pymes. Hoy ofrecemos una solución completa y ejecutable. Si la Administración adopta este decálogo, todos saldremos ganando”, ha concluido Santiago.

Decálogo de buenas prácticas para la emisión de notificaciones electrónicas

1. Emisión en horario laboral

La emisión de notificaciones electrónicas deberá realizarse, con carácter general, en días laborables y dentro del horario comprendido entre las 08:00 y las 18:00 horas, de lunes a viernes. Esta práctica busca armonizar la actividad administrativa con los principios de racionalización y conciliación de la vida laboral y personal de los ciudadanos y profesionales que las gestionan. La programación de notificaciones fuera de este margen horario (incluyendo noches, fines de semana o festivos) deberá reservarse únicamente para situaciones excepcionales, debidamente justificadas por motivos de urgencia administrativa, imperativo legal o interés público inaplazable.

2. Publicación de calendarios de notificaciones programadas

Con el fin de facilitar una adecuada planificación de recursos y garantizar una gestión más eficiente y ordenada de las cargas de trabajo, las administraciones públicas establecerán y harán públicos calendarios orientativos de emisión de notificaciones asociadas a campañas masivas o actuaciones administrativas previstas. Esta previsión permitirá a los colectivos profesionales anticipar la recepción y tratamiento de un volumen elevado de comunicaciones y garantizar una atención de calidad a la ciudadanía.

3. Respeto a los periodos de alta carga fiscal y administrativa

Las administraciones deberán evitar, siempre que sea posible, la emisión de notificaciones electrónicas coincidiendo con los periodos de máxima carga fiscal o administrativa, tales como cierres trimestrales, campañas de IRPF o fechas relevantes del calendario tributario. Esta medida busca no interferir en momentos críticos para la actividad de asesoramiento y gestión que realizan los profesionales, garantizando así un mejor cumplimiento de las obligaciones tanto por parte de las empresas como de los ciudadanos. Para ello, se elaborará anualmente, con la participación de los Colegios profesionales, una propuesta de “días de alta carga fiscal” que sirva de referencia para las distintas administraciones.

4. Clasificación y priorización de las notificaciones

Cada notificación electrónica deberá incluir de forma explícita información sobre su nivel de urgencia, la fecha límite de contestación o cumplimiento, y la entidad emisora correspondiente. Asimismo, en caso de que un mismo sujeto reciba varias notificaciones procedentes de una misma administración, estas deberán agruparse o presentarse de forma ordenada para facilitar su gestión y evitar la dispersión documental. Cuando la recepción de notificaciones se canalice a través de un representante o apoderado, se deberán habilitar mecanismos que permitan su clasificación por representado, dotando al sistema de herramientas que favorezcan la eficiencia en la gestión multicliente.

5. Establecimiento de mecanismos de aviso para notificaciones caducadas

Dado que la falta de acceso a una notificación electrónica no impide su eficacia jurídica —ya que se considera practicada por el mero transcurso del plazo habilitado para su consulta—, resulta conveniente establecer protocolos de aviso o recordatorio en aquellos casos en que las notificaciones caduquen sin haber sido abiertas. Esta medida no busca modificar su validez legal, sino introducir una capa adicional de garantía para minimizar el impacto de posibles errores técnicos, fallos de los sistemas de aviso o dificultades de acceso por parte del destinatario.

6. Activación configurable de avisos por canal SMS

Se habilitará un sistema de avisos por SMS flexible y configurable por parte de los usuarios, de modo que puedan seleccionar en qué casos desean recibir este tipo de alertas y evitar duplicidades innecesarias con las notificaciones ya comunicadas por otros canales, como el correo electrónico. En el caso de los profesionales, este sistema debe permitir una gestión centralizada y ordenada que evite saturaciones y contribuya a una recepción más efectiva de las comunicaciones relevantes.

7. Desarrollo de un cuadro de mando del sistema de notificaciones

Se implantará un cuadro de mando compartido que permita conocer en tiempo real la situación y evolución del sistema de notificaciones electrónicas. Este panel deberá ofrecer información agregada y desglosada sobre los principales indicadores: volumen de notificaciones emitidas, entidades emisoras, tiempos medios de respuesta, incidencias detectadas, porcentajes de caducidad, entre otros. Esta herramienta permitirá una supervisión más eficaz del funcionamiento del sistema y facilitará la adopción de medidas de mejora continua.

8. Informe previo no vinculante sobre modelos de notificaciones masivas

Con carácter previo al envío de notificaciones masivas dirigidas a ciudadanos o empresas, se establecerá un procedimiento de remisión de los modelos o borradores de comunicación a las organizaciones profesionales representativas (Colegios, Consejos Generales, Asociaciones), con el fin de que puedan emitir un informe no vinculante. Esta colaboración contribuirá a garantizar que los mensajes sean claros, adecuados y comprensibles, minimizando errores de interpretación o inseguridad jurídica entre los destinatarios.

9. Creación de canales de atención preferente para Colegios profesionales

Se establecerán canales específicos y preferentes de atención a Colegios profesionales y entidades colegiadas con capacidad de representación, con el objetivo de resolver con la mayor celeridad las incidencias técnicas o consultas operativas que puedan surgir en relación con la gestión de las notificaciones electrónicas. Este canal especializado permitirá una interlocución directa, eficaz y ágil, reforzando la cooperación entre administraciones y profesionales.

10. Constitución de una comisión bilateral de seguimiento y mejora

La Administración se compromete a constituir, junto con los representantes de los Colegios profesionales y otros colaboradores, una comisión bilateral de seguimiento del sistema de notificaciones electrónicas. Esta comisión tendrá como funciones el análisis periódico de su funcionamiento, la evaluación de las buenas prácticas aquí recogidas, la identificación de áreas de mejora y la propuesta de medidas innovadoras que contribuyan a la construcción de una administración digital más accesible, eficiente y cercana.